Существуют случаи, когда для компании выгоднее привлечь физическое лицо на специальном режиме, чем нанимать сотрудников на постоянной основе. Однако при заключении договора с самозанятым исполнителем могут возникнуть ошибки, которые могут привести к штрафам и проблемам с ФНС. Разберем "подводные камни" по порядку.
Одна из основных ошибок - неверификация статуса плательщика НПД у исполнителя.
Это можно сделать самостоятельно через сервис ФНС или запросить у исполнителя справку о постановке на учет из приложения «Мой налог».
При этом, важно проверять статус исполнителя перед каждой выплатой денег, так как если самозанятый снялся с налогового учета, то вы рискуете столкнуться с штрафами и пени со стороны налоговой службы. Поскольку вы перечисляете оплату обычному физ.лицу, вы должны заплатить в бюджет НДФЛ, страховые взносы и сдать отчетность.
2-я ошибка - при работе с иностранным самозанятым, заказчик не уведомил МВД.
Важно отметить, что компания должна отчитываться в МВД не только за иностранных сотрудников, работающих по трудовому договору, но и за исполнителей, привлеченных по договорам ГПХ.
Важно знать, что не все иностранные граждане могут зарегистрироваться в качестве плательщика налога на профессиональный доход (НПД), а только граждане стран ЕАЭС. Начиная с 1 августа 2022 года этот список пополнится гражданами Украины, ДНР и ЛНР. Для того, чтобы стать самозанятым, иностранный гражданин должен иметь российский ИНН и подать заявку в мобильном приложении «Мой налог».
При работе с иностранными сотрудниками, включая самозанятых, компания-заказчик должна подавать уведомление в Главное управление по вопросам миграции территориального органа МВД в течение трех рабочих дней с момента заключения договора и его расторжения. Для этого используется форма уведомления, которую можно найти в приложении 7 к приказу МВД от 30.07.2020 года № 536. В случае несвоевременного уведомления о сотрудничестве с иностранным самозанятым компания может быть оштрафована. Административный штраф для юридических лиц и ИП составляет от 400 до 800 тысяч рублей, для должностных лиц — от 35 до 50 тысяч рублей.
Если нарушения совершены в Москве или Санкт-Петербурге, а также в Московской или Ленинградской области, то штраф для должностных лиц составит от 35 до 70 тысяч рублей, а для юридических лиц — от 400 тысяч до 1 миллиона рублей.
3-я ошибка - договор содержит элементы трудового договора
Договор с самозанятым должен быть заключен на оказание услуг, а не на трудовые отношения, так как это может привести к переквалификации отношений проверяющими органами. В документе необходимо указать, что компания-заказчик не является налоговым агентом и не должна удерживать НДФЛ из суммы вознаграждения. В договоре с самозанятым не должно быть указано конкретное разовое задание, заказчик не должен предоставлять материалы, инвентарь, инструменты, технику для оказания услуг и самозанятый не должен работать по графику, как штатные сотрудники компании.
Если отношения будут переквалифицированы в трудовые, то работодателю грозит штраф и доначисления по взносам.
4-я ошибка - при необходимости, заказчик упускает вопрос о наличии медицинской книжки.
Согласно законодательству, обязанность оформлять медицинскую книжку самозанятому не предусмотрена. Однако, если работа связана с хранением, приготовлением и перевозкой пищевых продуктов, использованием или транспортировкой питьевой воды, предоставлением образовательных услуг детям, коммунальным и бытовым обслуживанием населения, включая косметологические услуги, то медицинская книжка обязательна.
Если работодатель не проверит наличие медицинской книжки у самозанятого, то он может быть оштрафован за нарушение норм законодательства о санитарно-эпидемиологическом благополучии. Некоторые компании, такие как Яндекс.Такси, требуют наличия медицинской книжки у водителей, которые выполняют дополнительные заказы по доставке еды из ресторанов.
Важно знать, что сотрудничество с плательщиками НДС в сфере общественного питания может быть поставлено под сомнение проверяющими органами, если физические лица используются для выполнения функционала официантов, барменов и поваров.
5-я ошибка - превышение лимита по расчету наличными средствами
Если ваш исполнитель является самозанятым ИП (ИП, применяющим налог на профессиональный доход), то он должен соблюдать лимит по расчету наличными средствами, который не должен превышать 100 000 рублей по одному договору.
Однако, на оплату по безналу это ограничение не распространяется. Если ИП превысит лимит, установленный для применения НПД (2,4 млн руб.), для заказчика это не будет проблемой, так как ИП самостоятельно считает налоги и взносы и уплачивает их в бюджет.
Однако, если лимит расчетов наличными будет превышен с самозанятым без статуса ИП, налоговые органы могут привлечь к ответственности как заказчика, так и исполнителя.
Для юридических лиц сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. рублей, а для ИП и должностных лиц - от 4 до 5 тыс. рублей.
Для консультации по разработке трудового договора по любой форме налоговой отчетности пишите по wa.me/79683239988
или на сайте https://www.settop.ru