Если вы ведете бизнес пассажирских или грузоперевозок, то вы, как никто другой, знакомы с “бумажной волокитой” - оформлением путевого листа. Или, как говорят в народе, путевкой.
Логистическая сфера начинает отказываться от бесконечных “бумажек”. Объем пользователей, использующих сервисы ЭДО в логистике, вырос на 25% в первом квартале 2023 года в сравнении с прошлым годом. А с 1 марта 2023 года в России появилась возможность оформлять электронные путевые листы (ЭПЛ). В Москве их уже тестируют для водителей наземного городского транспорта. Также Минтранс России внес в путевки изменения и утвердил порядок заполнения.
Эксперты Е1 CARD специально для аудитории Дзена разбирают изменения в заполнении путевого листа и особенности ЭПЛ.
В чем произошли основные корректировки
Помимо инициативы с переводом путевого листа в электронный вид, корректировки произошли и в правилах его создания, а именно:
- изменился состав обязательных реквизитов;
- отсутствует потребность вести журнал учета путевых листов;
- появилась обязанность снимать показания одометра в случае, если транспортом посменно управляют несколько водителей по нескольким “путевкам”;
- появилась необходимость указывать информацию о названии медицинской организации, в которой устроен медработник, проводящий предрейсовый медосмотр.
Какие реквизиты изменились
Теперь вместо сведений о собственнике или владельце транспорта нужно указывать реквизит "сведения о лице, оформившем путевой лист". Это значит, например, что по арендованному транспорту путевой лист заполняет арендодатель.
Этот реквизит включает:
- для юрлица — полное наименование, адрес в пределах местонахождения, номер телефона, ОГРН ЮЛ;
- для ИП — фамилию, имя, отчество (при наличии), адрес регистрации по месту жительства, номер телефона, ОГРН ИП.
Напоминаем, что путевой лист необходимо оформлять на каждый транспорт компании, которая занимается пассажирскими или грузоперевозками.
Зачем бизнесу нужен ЭПЛ
Работать ли с электронными путевыми листами или оформлять привычные бумажные бланки — это дело вашей организации. Форма путевки, в том числе электронной, не унифицирована законом, поэтому юридические лица и ИП могут разработать бланк самостоятельно, внеся в него обязательные реквизиты. Они будут одинаковы как для ЭПЛ, так и для путевки в бумажном варианте.
Эксперты Е1 CARD считают, что передача документов электронным способом — это наше настоящее и будущее. Перевод документооборота в онлайн поможет ускорить выход водителей на маршруты и повысить эффективность работы ваших автомобилей.
Где оформить электронную путевку
Оформить путевой лист можно в специальных программах, которые предлагают операторы телекоммуникационных каналов связи (ТКС). К таким относятся, например, “СКБ Контур”. Путевку также можно оформить с помощью ГИС ЭПД — государственной информационной системы электронных перевозочных документов.
Далее электронный документ нужно подписать электронной подписью. Федеральное законодательство допускает подписание электронного путевого листа усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или даже усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах. Подписать путевку также можно в приложении Госключ.
Кому нужно подписать электронный путевой лист
Список заинтересованных лиц, через которых проходит минимум один путевой лист, следующий:
- медработник — ставит отметку о медосмотре водителя);
- ответственный за техническое состояние и безопасное использование транспорта — ставит отметку о дате и времени выпуска транспорта на линию, а также о дате, времени и результате предрейсового контроля технического состояния;
- ответственный сотрудник — ставит отметку о дате, времени и показаниях одометра при выезде транспорта с парковки и заезде на нее, передаче транспорта следующему водителю, если на транспорт оформляют несколько путевых листов на каждого водителя.
Напоминаем, что все привлеченные лица смогут оставить квалифицированную ЭП или усиленную неквалифицированную ЭП, созданную на Госуслугах.
Подводим итог (и подписываем электронной подписью)
Несмотря на бюрократический процесс оформления, путевой лист — это полезный и нужный документ не только для бухгалтерии, но и для бизнеса. Ведь он необходим:
- для представления сотрудникам ГИБДД по требованию;
- подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в целях вычета налога;
- начисления зарплаты водителям;
- подтверждения использования водителем личного транспорта в служебных целях для выплаты ему компенсации.
#логистика #автоперевозки #водитель #эдо #путевойлист #транспорт #идея #советы #лайфхак #бухгалтерия
Источник: блог E1 CARD.