Вы — новый финдир в крупной компании. Через какое время вы начнёте волноваться, правильно ли вы понимаете цели компании, располагаете ли нужной информацией? Удаётся ли вам синхронизировать процессы с топ-менеджерами и подчинёнными? Чтобы избежали ошибок рассказываем, что делать финдиру в новой компании, как быстро вникнуть в бизнес-процессы.
Материал написан для блога «Помощник финансиста».
Автор: Ирина Кокшарова, бизнес-практик, эксперт управленческого учёта и системы KPI, основатель проекта «Правила финансов» и финансовый директор ГК «Каменный город».
Блок 1. Изучение компании и диагностика
Первый большой этап состоит из 5 шагов. Финдиректор должен разобраться:
- какая ситуация в компании сейчас;
- что «болит» и что нужно улучшить;
- чего в компании хотят достичь.
Для такой диагностики нужно около двух недель, для большой компании — до четырёх недель.
Шаг 1. Изучить информацию о компании
На новом месте финдиректор должен сразу максимально разобраться, чем занимается компания, кто её клиенты и какую продукцию она производит.
Стоит изучить сайт компании, посмотреть соцсети, поискать дополнительную информацию в интернете. После этого финдиректору нужно полностью обойти компанию, а также съездить на производство, если оно есть. Это поможет изучить, как формируется добавленная стоимость компании, и понять, какие подразделения и сотрудники в этом участвуют.
Шаг 2. Провести интервью с руководством
В первые недели менеджеру нужно узнать, в каком положении компания, какие цели, перспективы развития и текущие «боли». Отдельно выяснить, какие задачи стоят перед финансовым директором.
В первые недели нужно провести одну или несколько встреч с генеральным директором и собственниками. На каждое обсуждение необходимо закладывать 1−2 часа. На этих встречах финдиректор должен разобраться, чего нужно достичь, — например, улучшить финансовые показатели компании, решить вопросы с кассовыми разрывами или уменьшить кредитную нагрузку.
Шаг 3. Получить доступ ко всей внутренней информации
Необходимо запросить:
- доступ ко всем учётным системам и порталам — 1С, CRM-системам;
- оргструктуру предприятия и штатное расписание;
- все документы, связанные с финансовым и управленческим учётом, — финансовую и бюджетную структуры, сами бюджеты и управленческие отчёты;
- доступ к сервисам, в которых ведётся управленческий учёт;
- бухгалтерскую и налоговую учётные политики;
- данные по кредитному портфелю;
- должностные инструкции всех подчинённых.
На основе данных менеджер анализирует финансовое состояние компании, проверяет отчёты и их информативность, оценивает уровни автоматизации и планирования. На этом этапе необходимо убедиться, что вся финансовая деятельность описана и регламентирована.
Шаг 4. Провести интервью с сотрудниками
Трудозатратный, но обязательный этап, который многие финансовые директора пропускают.
У сотрудников нужно узнать:
- какие обязанности они выполняют и за что отвечают;
- как проходит рабочий день;
- какие данные и программы используют;
- с какими проблемами сталкиваются;
- что предлагают улучшить внутри процессов;
- как взаимодействуют с сотрудниками из разных отделов;
- как получают фактические данные из бухгалтерии;
- как оценивают результат.
Живое общение лучше инструкций помогает понять, как построена работа финансово-экономического блока, где происходят дублирование или разрывы операций. При успешном интервью финансовый директор может сделать выводы об эффективности и вовлечённости сотрудников в работу.
Для лучшего эффекта менеджеру стоит проводить интервью на рабочем месте сотрудника, а не вызывать его в переговорную комнату, чтобы он не ощущал лишнего дискомфорта.
Шаг 5. Встретиться с другими топ-менеджерами
Финансовый директор должен пообщаться с руководителями, находящимися с ним на одном уровне или на уровень ниже: коммерческий и исполнительный директор, руководитель отдела продаж, директор по производству и глава IT-службы. Все они участвуют в планировании деятельности компании и будут заказчиками для финдиректора.
На этом этапе нужно обсудить:
- как менеджеры участвуют в процессе планирования;
- какие данные получают от отдела финансового директора;
- какие проблемы возникают при взаимодействии;
- что хотелось бы улучшить в бизнес-процессах.
Результат первого блока
По итогам диагностики финдиректору стоит свести вместе все данные и подготовить план действий. Заключение можно подготовить по следующему шаблону.
Разделы диагностики взяты для примера — финдиректор может сократить или увеличить количество пунктов с учётом специфики своей работы.
Определившись с тем, что происходит в компании и что можно улучшить, менеджер должен вновь встретиться с руководством. Необходимо обсудить, какие идеи и предложения пойдут в работу.
Блок 2. Внедрение изменений
После изучения компании и диагностики финдиректору пора внедрять свои идеи. На этом этапе менеджер может составить план-график с ответственными и сроками исполнения.
Бесплатный чек-лист: «Где бизнес может найти дополнительный кэш». Всё кликабельно — можете скачивать.
Есть мысли и дополнения по поводу темы? Делитесь в комментариях.
Подписывайтесь на Telegram-каналы «Финансиста», чтобы узнать больше о финансовом менеджменте и автоматизации.
