Часто слышим, что бухгалтер — это сотрудник, который работает на государство и платит налоги из «кровно заработанных». Обычно отношение к бухгалтерии соответствующее. Функционал отдела крайне ограничен и работают бухгалтеры в отдельной программе.
При этом начинается не очень логичная история. Бухгалтерия ведёт свою систему, где формируется отчётность для налоговой. Часть информации сотрудники других отделов заносят в google-таблицы или в программу управленческого учёта. Этими данными пользуются руководители, чтобы принимать решения и анализировать ситуацию в компании.
Это как минимум неэффективно: одну и ту же информацию надо внести сразу в две базы. А когда мы захотим свести данные и оценить размер прибыли, то выяснится, что часть данных в одном месте, другая — в другом. Чтобы собрать всё вместе, надо потратить время. А перед этим ещё проверить достоверность информации, потому что неизбежно цифры начнут расходиться.
Как тогда организовать учёт, чтобы две параллельные вселенные не спорили между собой?
Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к истории.
Основную задачу учёта ещё в 16 веке сформулировал Лука Пачоли — итальянский математик, который изобрел систему двойной записи. Эту систему, кстати, до сих пор используют бухгалтеры всего мира.
По словам Пачоли, основное назначение учёта — формирование сведений как относительно долгов, так и обязательств, а также быстрое получение сведений. Суть не изменилась за последние 500 лет.
Учёт должен предоставлять полную и достоверную информацию обо всём, что происходит в компании. И уплата налогов — то, за что отвечает бухгалтерская служба — лишь одна из задач.
Сегодня любая версия программы 1С позволяет одновременно:
- формировать бухгалтерские проводки для бухучёта,
- записывать налоговые регистры для сдачи и заполнения налоговых деклараций,
- формировать регистры управленческого учёта.
Поэтому у предприятий есть все возможности организовать эффективный учёт. Но для этого нужно задать определённую структуру системы 1С, разработать методологию и отразить это в архитектуре информационной системы.
Читать также: Как понять, какую задачу для вашего бизнеса должен решать управленческий учёт и как настроить систему для получения необходимых вам финансовых данных?
Здесь первую скрипку играет тот, кто занимается организацией учёта. И правильно, если это будет главный бухгалтер, который продумает весь процесс: как надо фиксировать финансово-хозяйственные операции, чтобы получать данные сразу и для бухгалтерского, и для налогового, и для управленческого учёта.
Это называется — метод однократного ввода информации. Он позволяет эффективно и быстро получать достоверные данные.
И если менеджеры делают отгрузку в «1С: управление торговлей», а бухгалтерия берет бумажные накладные и вручную те же самые данные заносит в другую информационную систему, тогда мы нарушаем это правило однократного ввода.
Поэтому лучше, чтобы все работали в одной системе. Например, когда происходит отгрузка продукции, менеджеры составляют накладную в системе, бухгалтерия использует эту информацию, автоматически выгружая данные себе.
В идеальном варианте надо с самого начала продумать, куда заводить и как заводить информацию — так мы закладываем фундамент, на котором будет формироваться система качественного учёта. Её по значимости можно сравнить с кровеносной системой человека — она может оперативно и легко снабжать все органы компании нужной информацией, чтобы компания быстро и качественно развивалась.
⚡️Если вы задумались над внедрением управленческого учёта в вашем бизнесе или уже в процессе — приходите на консультацию «Разбор учёта».