Бывают ситуации, когда компании удобнее, если закуп товара произведет лицо, которое уже находится на месте (например, в том городе, где находится товар). Либо в служебную командировку нужно направить лицо, которое не числится в штате, но обладает нужной квалификацией. Допустимо ли выдавать в подотчет деньги или направлять в командировку лиц, не являющихся работниками компании?
Обратимся к нормативной базе: Правилам ведения бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Минфина №241 от 31.03.2015 г.
Согласно п. 59, 38, 40-43 данных Правил, подотчетные суммы выдаются работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны.
Учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого работника, работника направляющей стороны. Учет наличных денег, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой компании. При этом сроки предоставления авансового отчета также должны быть закреплены в учетной политике. Допустимо установление разных сроков предоставления авансового отчета в зависимости от назначения выданных сумм.
Авансовый отчет подписывается руководством компании и сдается в бухгалтерию. Бухгалтерия обеспечивает своевременность сдачи авансового отчета и оставшихся в подотчете наличных денежных средств.
Если деньги в подотчет выдаются из кассы наличными, то оформляется РКО, который подписывается руководством компании, главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это, а также кассиром.
При выдаче денег кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан. Получатель денег расписывается в расходном ордере или ведомости собственноручно чернилами (шариковой ручкой).
Если лицо –получатель денег не входят в список работников компании, то выдача наличных денег производится по расходным ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.
Выдачу наличных денег кассир производит только лицу, указанному в РКО или платежной ведомости. Если выдача денег производится по доверенности, в тексте РКО указываются Ф.И.О. и наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность, лица, которому доверено получение, и фактического получателя наличных денежных средств. Доверенность остается у кассира и прикрепляется к РКО.
Таким образом, выдавать средства не работникам компании допустимо, но не в подотчет, а на основании договора или доверенности.
Что касается направления в командировки, то согласно п. 2, 3 ст. 127 ТК РК работникам, направляемым в командировки, оплачиваются:
- суточные;
- расходы по проезду к месту назначения и обратно;
- расходы по найму жилого помещения.
Условия и сроки направления в командировки работников определяются трудовым, коллективным договорами или актом работодателя.
Следовательно, формулировка ст.127 ТК РК не подразумевает направление в командировку лица, не являющегося работником.
Если вам требуется консультация специалиста по кадрам, юриста, бухгалтера или налогового эксперта, вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.
Обязательно ли утверждать отдельное Положение о командировках?