Тревел политика - это свод правил, регламентирующих служебные командировки сотрудников.
Обычно эти правила собраны в Положение о командировках.
Что мы рекомендуем добавить в данный документ:
- срок оформления авиабилетов и бронирования гостиниц.
Как показывает практика, при заказе за 7-10 дней стоимость билетов ниже на 10-20%.
Учитывать сезонность и пиковые даты: при планировании командировки на эти дни увеличивать срок бронирования.
Например, авиа и жд билеты 30-31 августа, накануне майских праздников и других праздничных дат будут сильно дороже. При планировании же поездки в Сочи и другие южные города в летние месяцы стоит увеличивать срок бронирования билетов, так как стоимость повышается.
- классы обслуживания авиа и жд
Озвучить сотрудникам, при каких условиях можно покупать билеты купе (например, при длительности более 6 часов и в ночное время), бизнес-класс авиа и жд билетов.
- ценовые лимиты по каждому виду услуг по направлениям
Необходимы выявить самые популярные для командировок направления и обозначить бюджет на проживание в сутки и на перелет. Агентство поможет разработать лимиты, отражающие реальный уровень цен на рынке бизнес-тревел, без снижения уровня комфорта сотрудников.
- схемы согласования поездок
Кто, как и когда согласовывает поездку того или иного сотрудника. В роли согласованта (авторизатора) может выступать как руководитель подразделения, так и финансовая служба, либо тревел-менеджер, если он выведен в отдельную штатную единицу. А моно вообще настроить последовательное согласование, когда, например, поездку сначала авторизует руководитель, а потом ответственный за финансы.
- дополнительные расходы: такси, платные места в самолете, питание
Будет ли компания оплачивать сотруднику такси и в каких случаях, платные места в самолете, можно ли бронировать отели с дополнительным питанием (обеды и ужины) - эти и другие возможные расходы необходимо прописать в положении о командировках, чтобы информировать сотрудников.
Как работает компания BTG?
Мы анализируем статистику по бронированиям сотрудников отдельно по каждому виду услуг и даем свои рекомендации для оптимизации расходов
Помогаем разработать лимиты, отражающие реальный уровень цен на рынке бизнес-тревел, без снижения уровня комфорта сотрудников
Прорабатываем схему согласований командировок: линейную, многоуровневую
Вносим все данные в онлайн-систему для автоматизации процесса
Фиксируем нарушения и предоставляем отчетность
И помните, что правильно построенная тревел политика помогает сократить расходы на деловые поездки более чем на 40%!
Отправить нам запрос на коррекцию тревел политики можно на сайте https://btg-tmc.ru/