КЛИЕНТ И ЗАДАЧА
ООО «Алвиса» - международная алкогольная компания с производственными активами в России и Королевстве Испания и транснациональной системой дистрибуции.
Задача: Интегрировать модуль Контур. Диадок в 1С: Документооборот для того, чтобы проложить единый путь документа от момента создания до подписания обеими сторонами с отслеживанием всего процесса из одной системы.
ПОДРОБНОЕ ОПИСАНИЕ КЕЙСА
ПРОБЛЕМА
Клиент ранее использовал программу 1С: Документооборот и работал в Контур.Диадок, для отправки электронных документов контрагентам. Системы не были объединены. Пользователю необходимо было отдельно обрабатывать документы в системе 1С:Документооборот, а потом загружать в Контур.Диадок. Соответственно возникали проблемы, связанные с человеческим фактором:
документы терялись;полученные документы от контрагента не всегда вовремя обрабатывалисьпоявлялись риски, связанные с выполнением обязательств по договорам, а также налоговые риски.
ЧТО МЫ СДЕЛАЛИ?
У заказчика было пожелание, чтобы документы, которые он получает или отправляет в Контур.Диадок, сопоставлялись с документами в системе 1С: Документооборот, а далее происходила обработка документации по настроенным процессам.
1. Определение вида документов и синхронизация
Получаемые из Контур.Диадок документы были разделены на два вида: «формализованные» и «неформализованные». К «формализованным» относились: договоры, дополнительные соглашения, акты, счета УПД. «Неформализованные» - произвольные документы, которые не относились к перечисленным выше.
При поступлении электронного документа от контрагента автоматически создается учетная карточка внутреннего документа или входящего документа (если программе не удалось выполнить сопоставление)
При получении неформализованного документа из Контур. Диадок, пользователь получал оповещение по электронной почте о том, что в системе 1С: Документооборот создана карточка внутреннего документа и ему необходимо зайти и преобразовать карточку в формализованный вид.
2. Сопоставление полученных через Контур.Диадок документов по реквизитам контрагентов и подписантов.
3. Обработка полученных документов на стороне 1С: Документооборот по настройкам: согласование, подписание, рассмотрение.
4. Отправка согласованных документов в Контур. Диадок из карточки документа. У пользователя активируется кнопка «Отправить в Диадок», когда документ прошел согласование и готов к подписанию и отправке. После этапа согласования при поступлении задачи «Подписать» исполнитель (подписант) может выполнить ее двумя способами (требует уточнения Заказчиком):
- по команде «Подписать (ЭП)» в поступившей задаче подписания
- по команде «Подписать» из самой карточки документа
При этом признак подписания электронной подписью устанавливается:
- в самой карточке
- во вложенном в карточку файле
- в соответствующем учетной карточке электронном образе документа в модуле Диадок, пришедшем ранее от контрагента
5. Изменение статуса документа. Когда документ был подписан обеими сторонами из Контур. Диадок приходило оповещение, и в карточке документа появлялась отметка, что документ подписан, и процесс по нему завершен.
6. Загрузка подписи из двоичных данных подписи, получение подписи из сертификата, сравнение и установка контакных лиц в документе
7. Для просмотра формализованного документа менеджер может перейти по ссылке в учетной карточке в связанный электронный документ, а в случае подписания произвольного документа после подписания со стороны контрагента в карточке появляется вложение PDF со штампами и файлом сертификатов электронных подписей сторон
РЕЗУЛЬТАТЫ РАБОТЫ
Мы полностью автоматизировали процесс получения и обработки документа со стороны компании Заказчика. Благодаря интегрированному модулю Контур. Диадок весь процесс проходит в одной системе – 1С: Документооборот. Заказчику стала доступна аналитика и отслеживание пути документа от этапа его создания и появления в системе до окончательного исполнения.
Заказчик получил:
- Автоматизацию процесса получения документов
- Обеспечение сохранности
- Своевременную обработку документов
- Снижение рисков, связанных с человеческим фактором.