Много неясного в странной стране,
можно запутаться и заблудиться,
даже мурашки бегут по спине,
если представить, что может случиться..
В.С. Высоцкий, из аудиосказки "Алиса в стране Чудес"
В подборке об НДФЛ мы разобрались, как можно проверить НДФЛ вручную и посчитать сумму к выплате. В этой подборке поговорим о том, как сделать то же самое в программе "Зарплата и управление персоналом 3.1" от фирмы "1С" (далее буду называть эту программу просто - "ЗУП 3.1").
Немного о проблемах с программой
Но сначала хотя бы "широкими мазками" обозначим несколько проблем, с которыми так или иначе столкнулись все её пользователи.
Работник, получив расчётный листок, вообще не понимает, почему в этом листке стоит именно такая сумма НДФЛ и такая сумма к выплате - и просит объяснить бухгалтера. Бухгалтер же частенько отвечает - ну что вы от меня хотите, так считает программа, а потом и работник, и бухгалтер расходятся по своим делам, оставшись крайне недовольными друг другом...
Бухгалтер-расчётчик имеет ровно такую же проблему, причем даже в том случае, если принципы проверки налога он понимает. У бухгалтера проблема в другом - как же сопоставить расчётный листок работника с налоговым учётом? Как разложить свод начислений по датам получения дохода, чтобы понять, к какому году относится начисление?
Консультант по работе с программой или даже программист 1С - в зависимости от его квалификации и желания помочь бухгалтеру тоже не всегда понимают, как выбрать нужные данные для проверки и сделать вывод - правильно ли считает программа.
Могут предложить перепровести все документы (иногда это действительно помогает), но на самом деле это просто способ уйти от неудобных вопросов - просто потому, что источник проблемы непонятен.
Итак, что общего у всех этих проблем? Непонятен их источник!
Другими словами, практически никто не может провести грамотную диагностику проблемы, найти её причины и их устранить... Отсюда и рекомендации - а перепроведите все документы... не помогло? ну что же, исправьте вручную и поставьте цифры, которые считаете верными! Думаю, что многим пользователям программы это знакомо.
Так что же делать?
Есть несколько вариантов.
Кто-то выбирает вести учет, как получается, а регламентную отчетность рисовать так, как считает нужным - и это вполне рабочий способ для очень небольших организаций, с небольшой численностью в 10-20 человек. В крайнем случае, заплатить штраф и пересдать отчетность.
Если же у вас организация достаточно большая - хотя бы от 50 человек - такой способ становится очень трудозатратным, и вероятность ошибок и штрафов растёт.
Есть третий путь - разобраться в технической стороне работы программы на самом "глубоком" уровне, который только доступен пользователю программы, и заниматься проверкой уже осознанно.
Те, кто выбирают третий путь - продолжаем читать дальше.
Документы и регистры в ЗУП 3.1
Все, что будет написано далее, предполагает, что вы имеете практический опыт работы с программой: понимаете, что такое документы и для чего они нужны, также имете опыт работы с отчетностью.
В 1С информация организована так, что при проведении документа уже рассчитанные данные записываются в регистры (многострочные таблицы). Данные этих регистров потом используются для других расчетов или же для построения отчетности.
На рис. 1 вы видите 10 регистров, в которых отражаются операции, связанные начисление зарплаты, выплатой зарплаты, учетом НДФЛ.
При проведении расчетных документов (начисление зарплаты, отпуск, больничный, и так далее) суммы начислений и налога отражаются как в регистрах бухгалтерского учета, так и в регистрах налогового учета.
Зарплату мы начисляем помесячно, поэтому в регистрах бухгалтерского учета все операции отражаются в разрезе месяцев начисления - и это дает возможность строить отчеты "Свод", "Расчетный листок", "Расчетная ведомость", и так далее.
А вот для налогового учета важнее месяц налогового периода - и этот месяц не всегда совпадает с месяцем начисления. Это одна из причин, почему для налогового учета заведены отдельные регистры.
Есть и другие причины, по которым для налогового учета используются отдельные регистры - это необходимость отразить в регламентной отчетности доходы, не связанные с заработной платой, например, дивиденды, или доходы от аренды имущества, другие виды доходов. Кроме того, учет в программе ведётся не всегда с начала года, а данные налогового учета для регламентной отчетности нужны с начала года.
Как видите, суммы в бухгалтерском учете и в налоговом учете могут отличаться, и это обусловлено самой структурой регистров и законодательством.
Например, при увольнении в связи со смертью работника его начисления не являются объектом налогообложения (ст. 217 НК РФ), и не будут отражены в регистре "Учет доходов для НДФЛ", а в регистрах бухучета - будут.
Кроме того, суммы могут отличаться в результате ошибок, но в этой статье ошибки рассматривать не будем, оставим для будущих статей.
Что общего у регистров бухучета и налогового учета
Все эти регистры имеют поля:
Регистратор - это документ, который создал в регистре одну или несколько строк, и заполнил колонки со значениями;
Период - это месяц начисления (исключение - бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками в части выплат, здесь период - это дата ведомости на выплату);
Документ-основание - может быть пустым, или совпадать с регистратором, или указывать на другой документ.
- В регистрах "Начисления сотрудников авансом", "Начисления сотрудников": может быть пустым или указывать на приказ, назначивший начисление;
- В регистрах "Зарплата к выплате авансом", "Зарплата к выплате" - указывает на документ начисления, на основании которого сделана выплата;
- В регистрах "Взаиморасчеты с сотрудниками" и "Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками" документа-основания нет;
- В регистрах "Учет доходов для НДФЛ", "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ" - указывает на документ начисления (при этом регистратором может быть ведомость на выплату, операция учета НДФЛ, и так далее);
Что здесь важно запомнить: что регистратор не всегда совпадает с документом-основанием, период не всегда совпадает с датой получения дохода, но при этом налоговый учет ведется в разрезе документов-оснований!
Регистры по учету взаиморасчетов с сотрудниками - что общего и чем отличаются
В программе предусмотрены для этого четыре регистра%
- Зарплата к выплате;
- Зарплата к выплате авансом;
- Взаиморасчеты с сотрудниками;
- Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками.
Во всех этих регистрах ведется учет остатков суммы, причитающейся к получению работником. При начислении зарплаты сумма остатка увеличивается, при выплате - уменьшается.
В регистрах "Зарплата к выплате" и "Зарплата к выплате авансом" есть поле "Документ-основание" - это основание выплаты зарплаты, иначе говоря, документ, который предварительно начислил зарплату и сформировал сумму к выплате. Этого поля нет в регистрах по взаиморасчетам с сотрудниками.
Кроме того, сумма к выплате при начислении зарплаты включает в себя корректировку выплаты (налог, принятый к зачету или зачтенный налог). Кто забыл, что это - перечитайте Часть 4 об излишне удержанном налоге.
Сумма к выплате = Взаиморасчеты + Корректировка выплаты
Корректировка выплаты меньше нуля, когда обнаружен излишне удержанный налог (принимаем его к зачету). Далее сотрудник может написать заявление о возврате налога, но пока заявления нет - излишне удержанный налог исключаем из суммы к выплате.
Регистры "Взаиморасчеты с сотрудниками" и "Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками" не имеют поля "документ-основание", и это не позволяет по ним проверять, вся ли зарплата выплачена по документу. Также эти регистры не учитывают корректировку выплаты.
Друг от друга отличаются только периодом, в котором регистрируется выплата зарплаты.
В регистре "Взаиморасчеты с сотрудниками" это месяц начисления зарплаты и при начислении, и при выплате (даже если выплата происходит в следующем месяце). Нулевой остаток в регистре на конец месяца означает, что зарплата выплачена полностью, нет ни долга организации перед сотрудником, ни сотрудника перед организацией.
В регистре "Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками" период при начислении равен месяцу начисления, а при выплате - дате выплаты. Это позволяет получать т.н. "переходящие остатки" в расчетных листках, сводах, расчетных ведомостях.
Движения в регистрах на примере начисления и выплаты зарплаты за первую половину месяца
Посмотрим, как это работает на простом примере - работнику начисляем зарплату в размере 1000 рублей, за первую половину месяца, исчисленный НДФЛ составляет 130 рублей. Дату выплаты планируем на 21.01.2023
21 января 2023 года - суббота, специально выбираем такую дату для демонстрации того, что будет в регистрах при исправлении даты выплаты.
Документ начисления делает записи в регистрах:
Обратите внимание - учет доходов и НДФЛ, а также зарплата к выплате регистрируются с привязкой к документу начисления аванса - он является основанием!
При выплате в банк бухгалтер понимает, что дата была неверной, и делает ведомость на выплату на дату 20.01.2023 (пятница).
В регистрах бухучета при этом не происходит ничего особенного, просто регистрируется уменьшение остатка к выплате на сумму 870 рублей.
А вот в регистрах налогового учета дата фактического получения дохода переучитывается: на дату 21.01 сторнируется, а на дату 20.01 добавляется. В итоге общая сумма дохода с аванса не меняется, но переносится на фактическую дату выплаты:
Аналогично переучитывается дата для исчисленного налога. Кроме того, регистрируется удержанный при выплате налог - движение расхода на дату 20.01.2023, а в колонке "Вариант удержания" проставляется "Удержано".
Обратите внимание, что во всех случаях в колонке "Документ-основание" указан документ начисления аванса.
Второй пример: начисление и выплата зарплаты за месяц
Зарплату за январь 2023 на сумму 2000 рублей начисляем в январе, а выплачиваем 6 февраля 2023 года. При этом з/п за первую половину уже выплатили 20 января, а 6 февраля выплачиваем остаток зарплаты за месяц.
По ст. 223 НК РФ датой фактического получения дохода считается дата выплаты, поэтому начисление нужно поделить на две части - на дату 20.01.2023 (1000 рублей) и на дату 06.02.2023 (остаток 1000 рублей). Соответственно, и налог на общую сумму 260 рублей разбивается на две части - 130 рублей на дату 20.01.2023 и 130 на дату 06.02.2023.
Схема движений в регистрах:
Как видим из схемы, с регистром "Начисления удержания сотрудников авансом" мы уже не работаем - этот был совершенно отдельный "контур" для учета зарплаты за первую половину месяца. Теперь документ начисления делает записи в регистр "Начисления/удержания по сотрудникам", при этом на полную сумму начисления за январь и на полную сумму НДФЛ, начисленной в январе.
В регистры "Зарплата к выплате", "Взаиморасчеты с сотрудниками", помещается полная сумма к выплате за месяц = 2000 - 260 = 1740. Обратите внимание, что в регистре уже есть запись о выплате аванса. Это говорит о том, что в ведомость на выплату попадет не 1740, а на 870 рублей меньше.
В регистре "Учет доходов для НДФЛ" на дату выплаты зарплаты 06.02.2023 регистрируется итоговая сумма дохода 1000 рублей, но двумя строками: полная сумма дохода за месяц и ранее учтенная сумма дохода с аванса, с обратным знаком.
Похожим образом регистрируется исчисленный налог: 130 рублей на дату выплаты зарплаты 06.02.2023, и двумя строками на дату выплаты аванса 20.01.2023 на сумму 130 рублей и -130 рублей. Таким образом программа учитывает полную сумму налога в расчетном листке, а для целей налогового учета только тот налог, который относится к дате выплаты зарплаты.
Разберемся теперь, как работает выплата зарплаты. Для этого создаем ведомость на выплату 06.02.2023.
В документе мы видим, что сумма к выплате верная: 870 рублей, и удерживается налог 130 рублей (колонка НДФЛ к перечислению).
При нажатии на кнопку "Изменить зарплату" мы видим. из чего сложилась сумма к выплате 870 рублей: это сумма к выплате по документу начисления зарплаты 1740, и зачитываемся ранее выплаченный аванс на сумму 870 рублей.
Обращаю ваше внимание еще раз на то, что сумма к выплате учитывается в разрезе документов-оснований, это очень важно. В следующих статьях расскажу, почему это так важно и на что влияет.
Проводим ведомость на выплату, смотрим регистр "Зарплата к выплате" - его движения соответствуют тому, что мы видели в расшифровке выплат в самом документе. В итоге остаток к выплате уменьшается по сотруднику на 870.
В регистре "Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ" видим, что ведомость зарегистрировала сумму удержанного налога - это налог к перечислению в бюджет.
Итоги и выводы
В этой статье вы получили общее представление о том, что происходит, когда вы начисляете и выплачиваете зарплату в ЗУП 3.1. Конечно же, все детали и нюансы рассмотреть не получилось, но для первоначального ознакомления с технической частью это и не требуется.
В будущем это поможет понять, как именно работает программа, что привело к ошибке и как её исправить.
Перечислю главное, что следует запомнить после прочтения этой статьи:
- Для бухучета и для налогового учета в программе предусмотрены отдельные регистры, суммы в которых могут отличаться (в результате ошибки, либо по законодательству, или при начале работы в программе не с начала года);
- Начисление в бухучете распадается на два регистра - отдельно для первой половины месяца, отдельно для зарплаты за месяц;
- Учет выплат ведется в четырех регистрах, и каждый из них служит отдельной цели;
- Выплаты производим на основании документа начисления;
- В налоговом учете суммы дохода и налога ведём в разрезе документов начисления;
- Если фактическая дата выплаты отличается от плановой в документе начисления,то при проведении ведомости на выплату доходы и исчисленный налог переучитываются на дату выплаты - но пересчета налога при этом не происходит;
Детали учёта, примеры ошибок рассмотрим в следующих статьях.
Делитесь ссылками на канал в телеграмме с друзьями, подписывайтесь сами, задавайте вопросы - нам важна обратная связь.
Следующая статья о том, как ошибки выплаты по документам-основаниям влияют на учет НДФЛ и могут привести к ошибкам в 6-НДФЛ.