Приказ о закреплении транспортного средства за водителем — это необходимый распорядительный документ, определяющий перечень работников, за которыми закреплен конкретный автомобиль. Разберемся, за чем нужен такой приказ о закреплении автомобиля за владельцем , и как правильно его составить. В статье есть готовые образцы приказа.
Сфера применения и необходимость приказа
Распоряжение руководителя о закреплении автомобиля за конкретным работником обычно требуется в крупных компаниях. Например, в организации, занимающейся транспортными перевозками. Такие фирмы имеют солидный автомобильный парк. Приказ о закреплении обозначает ответственного работника, который имеет прямой доступ к транспортной единице.
Но и для небольшой фирмы, в собственности которой числится всего один автомобиль, такой приказ нужен. Зачем? Транспортное средство — это объект повышенной опасности. Следовательно, за его техническим состоянием и исправностью должны следить конкретные лица. Простые граждане несут самостоятельную ответственность за соблюдение норм и требований по эксплуатации и обслуживанию своих авто. В организациях же такие обязанности возлагаются на ответственных специалистов.
По сути, приказ о закреплении ТС за работником — это назначение ответственного лица, который будет нести материальный ущерб, если автомобиль будет неисправен, или получит какие-то повреждения.
Кстати. В законах нет четких правил, как нумеровать кадровые документы. Поэтому можно выбрать любой способ. Но удобнее присваивать номера, которые потом упростят работу. Узнайте, какие цифры и символы стоит использовать
Определим ответственных лиц
Руководитель может обозначить не одного работника, а целую группу лиц. Например, техника, механика и водителя. К тому же, водителей, имеющих допуск к одной машине, может быть несколько. Например, если в организации установлен сменный график работы.
Если в распорядительном документе указываются сразу несколько ответственных работников, то необходимо определить границы ответственности. К примеру, нужно обозначить, что механик отвечает за исправность и бесперебойную работу механизмов и оборудования автомобиля. Техник ответственен за технические показатели машины. А водитель уже отвечает за соблюдение правил и требований по эксплуатации, а также обязуется соблюдать правила дорожного движения.
Правила составления приказа
Унифицированной формы приказа о закреплении транспорта за водителем не предусмотрено. Такое распоряжение составляется в произвольном виде, с учетом узаконенных норм.
Если в компании утвержден специальный шаблон либо структура распорядительной документации, то необходимо использовать действующие образцы для составления приказа. Если же готового бланка нет, то документ составляют в свободной форме.
Важное требование: приказ должен заверить руководитель фирмы, либо иное уполномоченное лицо. Например, заместитель или иной работник, действующий по доверенности. Если бумаги подпишет неуполномоченный специалист, они признаются фиктивными, и не имеют юридической силы.
Печать на распоряжении проставлять не обязательно. Только если иного не предусмотрено учредительными документами компании.
Приказ издается в единственном экземпляре, с которым должны быть под роспись ознакомлены заинтересованные лица. При необходимости копии распоряжения передаются ответственным сотрудникам, для использования в работе.
Готовим образец приказа
Приказ создаем в произвольном виде. Но обязательно учитываем ключевые требования по структуре и содержанию документа (см. таблицу). Также вы можете использовать официальные образцы приказа, которые подготовила "Упрощенка".
Бланк приказа о закреплении транспортного средства за водителемОфициальный бланк
Образец заполнения приказаПример заполнения приказа
Ключевые требования к приказу
Структура приказа
Содержание
Что указывать?
Шапка документа
Указывается информация, позволяющая детализировать экономический субъект. Также раскрываются сведения о дате и месте составления распоряжения.
Наименование организации (полное и/или краткое)
ИНН и дополнительные регистрационные коды компании (КПП, ОГРН, ОКТМО и т.д.)
Место составления. Например, город Москва.
Дата, информацию укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Наименование и порядковый номер
Прописывается полное наименование документа. Указывается номер по порядку.
Важно! Порядковый номер указывается в соответствии со сквозной нумерацией приказов, зарегистрированных в соответствующем учетном журнале.
Пример: «Приказ о закреплении транспортного средства за водителем на 2023 год № 1»
Обосновательная часть
Указывается обоснование издания соответствующего распоряжения
Допустимо сослаться на необходимость обеспечения должной эксплуатации и контролем за техническим состоянием транспортных средств.
Основная или распорядительная часть
Детализируется информация о содержании распоряжения
Указывают:
- ответственный работник (ФИО, должность);
- транспортное средство и его характеристики;
- лицо, которое может быть допущено при отсутствии основного сотрудника (подменный работник);
- лицо, который будет контролировать исполнение распоряжения.
Приложения
Указывается перечень документации, являющейся приложениями к настоящему распоряжению
Например, акт о техническом состоянии автомобиля
Подписи
Приказ заверяет руководитель либо иное уполномоченное лицо.
Ответственные работники должны быть под роспись ознакомлены с положениями документа.
Печать ставить не обязательно.
- Статья по теме "Кадры": Как превратить основного работника в совместителя и наоборот: инструкция и образцы
Нормы хранения приказа
Утвердив приказ, и ознакомив с его положением заинтересованных лиц, документ следует подшить в отдельной папке. Определите соответствующее распоряжение вместе с аналогичными видами документации. Например, вместе с приказами по основной деятельности компании.
Бумаги находятся в папке в течение всего срока действия. Если в приказе нет информации сроке действия, то он автоматически приравнивается одному календарному году.
По истечении указанного срока, документация подшивается и сдается на ответственное хранение в архивный отдел учреждения. Сохраняйте документ не менее 5 календарных лет, с момента окончания срока действия. Если иного не предусмотрено действующими НПА.
- Это интересно: Нужно ли офисных работников отправлять на медосмотр?