Однажды проверяла за своей сотрудницей декларацию по НДС. На тот момент она работала совсем недавно, и окончательного мнения о ней у меня еще не сложилось. Это женщина солидного возраста с большим опытом работы в бухгалтерии.
У меня полезли глаза на лоб от количества грубейших ошибок, допущенных при расчете налога. Я увидела, что некоторые документы на покупку товаров она просто удалила, чтоб они не попали в декларацию, авансы не зачла. Часть документов на реализацию перенесла по датам на следующий период. Я была в шоке. Я спросила ее, зачем она так сделала, из каких соображений? По ее мнению, она постаралась «оптимизировать» налог к уплате в сторону уменьшения.
Это просто не укладывалось в моей голове.
Во-первых, никто ее не просил уменьшать налог. Ее задачей было сведение отчетности по существующим документам. Это крайне непрофессионально - принимать подобные решения самолично, минуя своего непосредственного руководителя и владельца бизнеса, тем более искажая при этом данные учета.
Во вторых, здесь обнаружилось абсолютное незнание и непонимание алгоритма расчета налога. Человек вообще не ориентируется, какие транзакции уменьшают налог, а какие – увеличивают. Из содеянного видно, что налоговый кодекс – не самая любимая книга данного бухгалтера.
В-третьих, удаление документов на продажу товаров/услуг, перенос даты отгрузки – невозможен без согласования с контрагентами. Нельзя сначала выписать документ покупателю, получить от него подпись, а потом в одностороннем порядке просто изменить этот документ. Это абсолютно невозможно, тем более, что покупатель также заявляет этот документ в своей отчетности.
Нельзя сказать, что такой практики вообще нет. Для некоторых целей (причем не обязательно налоговых) стороны сделки могут договориться переделать первичные документы после их подписания. Но это совершенно точно не в компетенции бухгалтера, тем более на аутсорсе. Бухгалтер может просто выполнить письменное указание руководителя о смене реквизитов документа, но не более того.
В-четвертых, как это часто бывает бухгалтер вообще не соображает как и зачем зачитывать авансы. НДС с авансов – вообще больная тема для многих. Это действительно не самая простая задача.
Я много лет преподавала бухучет на курсах, и точно знаю, что даже сообразительные и шустрые девочки на этой теме начинают «плавать». Но для опытного бухгалтера, ведущего компанию на ОСНО – это не должно быть проблемой. После случая с этой сотрудницей я добавила в проф-тестирование при приеме на работу задачки на НДС -и это существенно сужает воронку соискателей. Вероятность ошибки при выборе бухгалтера на сложные участки теперь стремится к нулю.
Конечно, я рассталась с тем бухгалтером. Но знаете, что самое интересное? После того, как я пересчитала налог строго по НК РФ, без всех этих выкрутасов, сумма к уплате уменьшилась почти в 2 раза!!!
То есть моя сотрудница, из самых лучших побуждений просто взяла и накрутила налог в два раза. Вот так бывает – не со зла, не из вредности, а наоборот – с благими намерениями - навредила и бизнесу, и себе.
Как видите, даже такой опытный наниматель бухгалтеров, как я, допустил промашку в выборе сотрудника. Но в моем случае ошибка быстро обнаружилась благодаря системе проверки качества работы.
Для большинства обычных бизнесменов найм бухгалтера превращается в казино. Тем более, что в небольших компаниях некому проверять качество его работы.
Я могу сформулировать несколько рекомендаций, как не попасть в подобную историю:
- При найме бухгалтера обязательно провести проф-тестирование.
Я помогаю предпринимателям тестировать и собеседовать бухгалтеров на разные позиции.
-Не брезговать аудитом бухгалтерии (как минимум один раз в год). Для этого совершенно необязательно обращаться в дорогие аудиторские компании. Это может сделать любой эксперт, которому вы доверяете.
Я провожу экспресс-аудит учета за три дня. Благодаря ему можно выявить грубые ошибки в работе бухгалтерии, которые могут привести к потере ваших денег.
-Доверить учет аутсорсинговой компании. В профильных компаниях обычно выстроена система подбора персонала, а также контроль качества работы.
При заключении договора на бухгалтерское обслуживание я гарантирую материальную ответственность за все возможные убытки по вине бухгалтерии.
А у вас были «промашки» с бухгалтерами?