Обязательно настраивайте официальный документооборот в специализированных программах.
Далее расскажу почему.
Сначала использование программы покажется тяжелым и непонятным трудом. Но через некоторое время сработает накопительный эффект. По прошествии одного, двух, трех лет – это будет база ценнейшей информации для вашей компании.
Только представьте, ведение официального документооборота позволит, например, за пару минут выгрузить всю переписку по проекту, а проекты в нашей сфере могут длиться и год, и два, и больше. Или же быстро найти письмо от Заказчика, которое вам направляли по проекту 5 лет назад.
ВАЖНО! Чтобы переписка действительно имела юридическую силу и ваш юрист мог использовать ее при защите в суде, в ответе на претензию, внедряйте еще одно важное действие, а именно: после отправки письма, обязательно!!! уточняйте у адресата входящий номер и дату регистрации.
Если отправляете почтой России, такие письма как о приостановке, претензии, акты выполненных работ, о согласовании принципиальных проектных решений и пр., то делайте это с описью, с уведомлением о вручении.
Как у вас с документооборотом? Делитесь в комментариях и не забывайте подписываться на канал)