Внедрение любого IT-продукта подразумевает определенный уровень знаний разработчика программы в предметной области, для которой разрабатывается продукт. При этом существуют универсальные программные решения которые могут использоваться в различных областях, так как задачи с которыми сталкиваются пользователи часто похожи. Один из примеров таких задач это коммуникации с заказчиками, партнерами, отраслевыми и научными группами. Для решения этих задач и был создан инструмент 1С:CRM.
В статье мы хотим рассказать о проекте успешного внедрения решения 1С:СRM в Российском химико-технологическом университете им. Д.И. Менделеева (Далее РХТУ).
Перед РХТУ всегда стояла задача по автоматизации своих бизнес - процессов, управления коммуникациями в научном сообществе, с прессой и студентами, но до определенного времени эти задачи решались не централизовано и не всегда современными средствами. В 2022 году Правительство РФ приступило к реализации программы “Приоритет 2030” целью которой является раскрытие потенциалов вузов. В рамках этой программы для РХТУ, как научно-исследовательского центра в области химической технологии, было выделено более 400 млн. рублей. Сам ВУЗ поставил себе цель в получении финансирования в рамках программы 1 млрд. р. в 2023 году, но для достижения этих целей уже текущей ИТ инфраструктуры было недостаточно.
План РХТУ по финансированию по программе Приоритет 2030 в 2023 году
Участие вуза в программе “Приоритет 2030” выявило трудности, которые не получалось решать в рамках привычной коммуникации с различными аудиториями. Учитывая стоявшие перед вузом цели, дальнейшее стратегическое развитие подразумевало развитие молодежной, информационной политики, программы “непрерывного обучения”, коммуникаций в рамках стратегических инициатив. Поэтому возникла необходимость создания единого автоматизированного сервиса для коммуникации с партнерами, студентами и другими целевыми группами. Программное обеспечение должно:
● Достоверно разделять партнеров по целевым группам;
● Проводить массовые коммуникации, опросы;
● Собирать обратную связь;
● Необходимо было стандартизировать процессы коммуникации с партнерами,
● обеспечить исполнительный контроль по задачам и конфиденциальность информации.
Структура подразделений вуза
Первоочередной задачей, которую смогло решить CRM - это создание единой централизованной базы технологических партнеров, научных групп, клиентов и абитуриентов, при этом обеспечив открытость коммуникаций для руководства и в то же время сохранив конфиденциальность информации, в рамках зон ответственности исполнителей.
Форма списка партнеров
Ранее бизнес-процессы не были строго регламентированы, записи велись в лучшем случае в Excel или записных книжках. Необходимо было перенести бизнес-процессы в CRM и оптимизировать их по времени за счет выстраивания структуры, планирования и уменьшения информационных разрывов между этапами.
Решение этих задач это многоэтапный этапный проект внутренней административной и ИТ трансформации, поэтому для старта был определен MVP. При его внедрении можно было протестировать процессы на локальной группе пользователей. В ходе реализации MVP была проведена первичная настройка 1С:CRM, в том числе настроены профили пользователей и модель разграничения прав доступа к информации о партнерах, импортированы контакты тестовой группы пользователей и прочее.
Форма карточки партнера
Для проекта MVP был создан упрощенный сценарий для работы и фиксации взаимодействий.
Упрощенный сценарий работы с партнерами
Также был создан удаленный доступ за счет использования web-клиента. После завершения работ было проведено обучение сотрудников, и система была передана заказчику.
Итоги проекта 1С:CRM
Реализованный проект позволил автоматизировать бизнес-процессы коммуникации, объединить контактные данные партнеров из различных подразделений и предоставить актуальную информацию о ходе проектов руководству.Дальнейшее развитие проекта подразумевает расширение функционала, подключения новых подразделений, интеграцию в единую IT среду университета.Отдельно хотел бы отметить значимость такого инструмента как 1С:CRM для решения задач в рамках проекта “Приоритет 2030” где он может быть особо полезен для реализации задач:
● молодежной политики;
● научной коммуникации;
● организации мероприятий;
● работы с абитуриентами;
Решение 1С:CRM – это современный, гибкий, динамично обновляющийся, многофункциональный продукт. Он полностью отвечает амбициозности запланированных задач и способен подстраиваться под любую среду и требования заказчика.