Проводимая в стране реформа контрольно-надзорной деятельности декларирует среди прочего постепенный переход к электронному документообороту во всех сферах осуществления производственной безопасности, в том числе в обучении и проверке знаний персонала поднадзорных организаций. Обновленная в рамках «регуляторной гильотины» нормативная база закрепила возможность данной процедуры в отдельных статьях нормативных правовых актов (далее – НПА) разного уровня. Однако по большей части новеллы по применению электронного документооборота (далее – ЭДО) и электронной подписи (далее – ЭП) при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, описывают процедуру лишь рамочно, без указания конкретного порядка.
Целью статьи является формулирование экспертной позиции КГ «ТЕРМИКА» по вопросу применения различных видов ЭП в электронных документах, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний по охране труда, пожарной безопасности, гражданской обороне и защите от чрезвычайных ситуаций.
Условия применения различных видов ЭП
В соответствии со статьей 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ) видами ЭП являются простая электронная и усиленная ЭП (неквалифицированная и квалифицированная). Простой ЭП (далее – ПЭП) является ЭП, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования ЭП определенным лицом.
Неквалифицированной ЭП (далее – НЭП) является ЭП, которая:
- получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;
- позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;
- позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;
- создается с использованием средств ЭП.
Квалифицированной ЭП (далее – КЭП) является ЭП, которая соответствует всем признакам НЭП и следующим дополнительным признакам:
- ключ проверки ЭП указан в квалифицированном сертификате;
- для создания и проверки ЭП используются средства ЭП, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
В соответствии со статьей 6 Федерального закона № 63-ФЗ определяются следующие условия признания электронных документов, подписанных ЭП, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью:
- информация в электронной форме, подписанная КЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними НПА установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе;
- информация в электронной форме, подписанная НЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом такие НПА в обязательном порядке должны предусматривать порядок проверки ЭП;
- информация в электронной форме, подписанная ПЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними НПА или соглашением между участниками электронного взаимодействия. При этом такие НПА в обязательном порядке должны предусматривать правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, а также обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность (статья 9 Федерального закона № 63-ФЗ).
При этом применение ЭП в кадровом документообороте внутри организации необходимо оформить локальными нормативными актами, которые принимаются работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации в порядке, установленном статьей 372 Трудового кодекса Российской Федерации (далее – Кодекс) для принятия локальных нормативных актов. Это может быть регламент или приказ о порядке учета, хранения и использования должностными лицами организации ЭП и другие локальные нормативные акты. В случае принятия данных актов и ознакомления с ними работников организации документы, подписанные ПЭП, будут признаваться электронными документами, равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью, если их положения не противоречат требованиям федеральных НПА. При этом переход на взаимодействие с работодателем посредством ЭДО осуществляется с письменного согласия работника (есть исключения).
Охрана труда
Кодексом определены правила ЭДО в сфере трудовых отношений. Установлено, что в отношении ряда документов по охране труда (документов, подтверждающих прохождение работниками инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником, а также акта о несчастном случае на производстве по установленной форме) работодатель не вправе применять правила осуществления ЭДО в соответствии с положениями указанных статей Кодекса.
В настоящее время запрет на ведение электронных документов в сфере трудовых отношений, которые подтверждают прохождение инструктажей по охране труда, предлагается снять. Предлагается среди прочего закрепить возможность использования работником КЭП и НЭП, выданных с использованием инфраструктуры электронного правительства, при оформлении документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда, посредством информационной системы работодателя. Об этих новациях читайте здесь. При этом сейчас требования статьей 22.1–22.3 Кодекса не ограничивают право работодателя в отношении применения правил ЭДО в сфере трудовых отношений для любых других документов по охране труда (полезная информация об ЭДО в сфере трудовых отношений размещена на официальном сайте Минтруда России (ссылки: здесь и здесь).
Действующие в настоящее время Правила обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 24.12.2021 № 2464 (далее – ПП № 2464), не регламентируют вид ЭП, которую необходимо использовать при ведении протокола проверки знания работниками требований охраны труда (далее – Протокол) в электронном виде. При этом Кодекс (акт более высокой юридической силы) статьей 22.3 определяет порядок взаимодействия работодателя и работника посредством ЭДО. Часть 5 этой статьи Кодекса устанавливает следующие виды ЭП, которые могут использовать работники при подписании различных электронных документов посредством информационной системы работодателя:
- КЭП;
- НЭП, порядок проверки которой определяется соглашением сторон трудового договора, а также НЭП, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства;
- ПЭП (при условии, что соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, а также требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи).
Обратите внимание, что требования части 5 статьи 22.3 Кодекса ограничены лишь в отношении определенных документов (договора о материальной ответственности, приказа о применении дисциплинарного взыскания, заявления об увольнении и других документов, оговоренных в части 4 этой статьи). Другими словами, нормы части 5 статьи 22.3 Кодекса можно использовать в отношении практически любых документов в сфере трудовых отношений, кроме указанных в части 4 статьи 22.3 Кодекса.
Как видно из краткого обзора приведенных норм ПП № 2464 и Кодекса, для подписания Протокола возможно использовать КЭП, НЭП и ПЭП. Таким образом, участники электронного взаимодействия по своему усмотрению могут использовать ЭП любого вида. Более подробно о выборе вида ЭП для подписания Протокола и о необходимых условиях для ведения ЭДО читайте здесь и здесь.
Пожарная безопасность
Действующим приказом МЧС России от 18.11.2021 № 806 «Об определении Порядка, видов, сроков обучения лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организациях, по программам противопожарного инструктажа, требований к содержанию указанных программ и категорий лиц, проходящих обучение по дополнительным профессиональным программам в области пожарной безопасности» (далее – Приказ № 806) закреплено право оформления журнала противопожарных инструктажей в электронном виде. Также Приказ № 806 допускает применение ЭП при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний. Точнее, ЭП возможно применять для фиксации результатов обучения и проверки соответствия знаний и умений лиц, осуществляющих трудовую или служебную деятельность в организации, требованиям, предусмотренным программами противопожарного инструктажа, путем подписания работником (служащим) и лицом, проводившим противопожарный инструктаж, документов, определяемых порядком обучения лиц мерам пожарной безопасности (пункт 26 Приказа № 806).
Приказ № 806 не предусматривает правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его ПЭП, а также обязанность лица, создающего или использующего ключ ПЭП, соблюдать его конфиденциальность, а значит подписание вышеуказанных документов с помощью ПЭП невозможно.
Для применения НЭП в нормативном акте, определяющем возможность применения ЭП, должен быть предусмотрен порядок проверки ЭП. Пунктом 27 Приказа № 806 оговаривается, что руководителем организации должна быть обеспечена возможность проверки журналов учета противопожарных инструктажей, оформляемых в электронном виде с использованием ЭП, должностными лицами органов государственного пожарного надзора при осуществлении федерального государственного пожарного надзора. Данный пункт можно считать выполнением условия о порядке проверки ЭП, следовательно, электронный журнал противопожарных инструктажей может быть подписан НЭП. Также электронный журнал может быть подписан КЭП в соответствии со статьей 6 Федерального закона № 63-ФЗ.
Гражданская оборона и защита от чрезвычайных ситуаций
Федеральным законом от 12.02.1998 № 28-ФЗ «О гражданской обороне», Федеральным законом от 21.12.1994 № 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и постановлением Правительства Российской Федерации от 02.11.2000 № 841 «Об утверждении Положения о подготовке населения в области гражданской обороны» применение ЭДО и ЭП при фиксации результатов проведения инструктажей по ГО и защите от ЧС не предусмотрено. Однако поскольку данными документами напрямую не устанавливается обратного, применение ЭП допускается в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ.
В то же время слишком общие рамочные требования вышеназванных федеральных законов и постановления о подготовке работников раскрываются:
- в «Примерном порядке реализации вводного инструктажа по гражданской обороне», доведенном письмом МЧС России от 27.02.2020 № 11-7-605;
- в «Порядке реализации инструктажа по действиям в чрезвычайных ситуациях», доведенном письмом МЧС России от 27.10.2020 № ИВ-11-85.
Данные документы предусматривают, что страницы журналов инструктажей нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью организации, что однозначно говорит о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе и невозможности применения ЭП.
Однако письма МЧС России содержат и оговорку, в соответствии с которой при наличии в организации подразделений, удаленно расположенных от головного офиса, проведение инструктажей допускается в дистанционной форме с использованием аппаратно-программных средств, поддерживающих аудиовизуальную связь инструктора и инструктируемого лица в режиме реального времени, с возможностью дистанционного ведения электронного журнала учета прохождения инструктажей. При этом письма МЧС России не содержат разъяснения, выполняющие условия, необходимые для применения ПЭП или НЭП. Отсюда следует, что при ведении электронного журнала дистанционных инструктажей допускается применение только КЭП.
Рассматриваемые письма МЧС России, строго говоря, не имеют правового статуса и не могут рассматриваться в качестве обязательных к исполнению, поскольку не были официально опубликованы. Однако не стоит принижать значение этих документов, поскольку они содержат не самостоятельные нормы, а разъясняют требования федеральных законов и постановления Правительства Российской Федерации (о статусе различных ведомственных разъяснений читайте здесь).
В заключение отметим, что в настоящее время требования по применению ЭП при оформлении документов, подтверждающих прохождение работниками организаций инструктажей, обучения и проверки знаний, для рассмотренных случаев различны и продолжают совершенствоваться.
Спасибо, что дочитали статью до конца. Не забудьте поставить лайк и подписаться на наш канал.
Присоединяйтесь к нам на наших страницах в соцсетях ВК и ОК. Мы также завели канал в Telegram (@olimpoksclub).
Другие статьи на нашем канале: