Как организовать учет ГСМ в компании? Процедура эта не сложная, но требует регламентации ее в Учетной политике.
В Учетной политике должны быть закреплены:
- правила учета ГСМ;
- нормы расходования (они должны быть утверждены приказом);
- порядок списания ГСМ;
- документы для подтверждения расходования ГСМ.
Комплект первичных документов при списании ГСМ должен включать:
- путевой лист,
- акт списания ГСМ,
- подтверждающие документы по приобретению ГСМ.
Путевой лист является основным первичным документом, в котором отражаются:
- количество отпущенных ГСМ;
- показания спидометра при выезде и при возвращении;
- маршрут следования, подтверждающий производственный характер транспортных расходов.
При заправке автомобиля на АЗС документом, подтверждающим вид, стоимость и количество полученных и оплаченных ГСМ, является фискальный чек. Также, если ГСМ приобретаются на компанию, а не на частное лицо, АЗС должна оформить накладную на отпуск запасов и ЭСФ.
В учете полученные ГСМ учитываются в виде запасов и отражаются на счете 1310 «Сырье и материалы».
Нормы списания ГСМ (т.е. количество бензина и дизтоплива, подлежащих списанию с подотчета водителей), определяется компанией на основании линейных норм расхода автомобильного топлива, ориентируясь на «Правила по нормированию расхода топливо - смазочных и эксплуатационных материалов для автотранспортной и специальной техники».
Для оплаты за ГСМ заводится специальная топливная карта, на которую компания переводит деньги. Карта дает право закупить определенное количество ГСМ, а само топливо становится собственностью компании в момент фактического получения ГСМ на АЗС. Либо выдаются талоны на получение ГСМ.
В конце месяца поставщик ГСМ предоставляет информацию по заправке авто по талонам или топливной карте. Если топливных карт несколько, то информация предоставляется в разрезе карт (место, время, количество топлива).
Также в конце месяца или в конце недели (периодичность компания устанавливает самостоятельно) водитель предоставляет в бухгалтерию путевой лист и чеки которые выдают на АЗС, в подтверждение того, сколько ГСМ было получено.
Бухгалтер делает расчет расхода и списывает ГСМ на основании пробега, норм списания и т.д. Списание ГСМ оформляется Актом списания запасов по форме З-6.
Списание ГСМ с подотчета водителей производится по фактическому расходу, но не выше расхода ГСМ, исчисленного по нормам.
В учете приход и списание ГСМ оформляются следующими проводками:
- ДТ 1710 КТ 1030 - перечислен аванс поставщику ГСМ.
- ДТ 1310 КТ 1710, 3310 - получены ГСМ.
- ДТ 8110, 7010, 7210, 7110 КТ 1310 - списаны ГСМ на расходы предприятия.
Если вам требуется консультация бухгалтера касательно организации учета ГСМ, или требуется помощь в составлении раздела Учетной политики, регламентирующего этот вопрос, вам помогут специалисты «Mybuh.kz». Оставьте заявку и мы свяжемся с вами в рабочее время.
ТОО арендует авто у другого ТОО: выписывать ли путевые листы и ТТН?