Чтобы не было недостач, на складе всегда всего хватало, а продавцы не крали с полки, предприниматели ведут товарный учёт. И делают это по-разному — в тетради, Excel или товароучётных приложениях.
Между учётом в тетради и в приложении целая пропасть, но не все готовы платить (внимание) 800 ₽ в месяц за нормальную автоматизацию. Давайте на берегу раскроем карты: моя задача — показать вам, что вести товароучёт в хорошем сервисе круто, а в тетради — можно, но так себе.
Я потратила месяц на изучение товароучётных программ. И теперь расскажу вам о том, где вести учёт товаров удобно, а где — нет. История длинная, давайте начинать с главного.
Лучшее, что с вами может случиться после встречи с Эвотором — приложение «Управление ассортиментом». Правильная товароучётная программа, помогает избежать пересортицы и бессонных ночей за инвентаризацией.
Зачем нужен товароучёт
Предприниматели ведут товарный учёт, чтобы:
- контролировать работу точек и продавцов;
- быстро принимать товар и тут же ставить его на витрину;
- сводить остатки и избегать недостач;
- знать, какие товары лежат на складе, а какие продали и нужно срочно заказать;
- не было пересортицы — когда числится один товар, а по факту на полке лежит другой;
- понять, какой товар ходовой, чтобы регулярно его заказывать.
Когда товаров мало и они однотипные, можно справиться работой в тетради или таблицах. Если позиций много, делать всё вручную — сложно, проще через программу. Смотрите: для небольшого газетного киоска хватит и эксельки, а магазину с 5000 товарных позиций без программы никак.
Рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды.
У меня магазин детской одежды, в котором примерно 1200 позиций. Сводить каждую по тетради, смотреть где она и сколько остатков — сложно, особенно в момент продажи.
Как только открыли магазин, я начала работать в бесплатной программе. Она очень простая, можно ставить приход и расход, но у неё есть минусы.
- Не работают возвраты: то товар не становится на остаток, то цена ставится розничная.
- Здесь неудобная инвентаризация: распечатываю список — численность по компьютеру, и вручную проставляю фактическое наличие.
- Я не могу поставить программу продавцу и себе, нет связки. Поэтому продавцы записывают продажи в тетради, а я потом переношу в программу.
«Управление ассортиментом» от Эвотора помогает контролировать точку и всегда знать, сколько денег в кассе. Вы будете быстро ставить приходы, делать перемещения и инвентаризацию.
Как обычно устроен товароучёт
Иногда могут быть особенности из-за налогов, ассортимента и бухгалтерии, но обычно так:
- Предприниматель изучает спрос и собирает заказ поставщику → смотрит по продажам, что чаще всего покупают и делает заявку поставщикам.
- Товар привозят, все позиции записывают или вносят в программу и добавляют наценку. Потом отправляют на склад или в магазин.
- Если товар со склада привозят в магазины, оформляют перемещение.
- При продаже товара через кассу он автоматически списывается с товарного учёта.
- Если покупатель вернёт товар, надо оформить возврат и поставить его на остаток, чтобы на переучёте сошлись цифры. При возврате через кассу товар вернётся автоматом.
- Регулярно нужно делать переучёт: считать сумму товаров по факту и в тетради, Excel или программе. Цифры должны сойтись. Если нет, материально ответственные сотрудники платят за недостачи из своего кармана (ст. 233 ТК РФ).
Как вести учёт товаров: в программе, в Excel или вручную
Глобально есть 3 варианта, как вести учёт товаров. В программе и Excel ведут количественный учёт, это когда подробно и понятно. А в тетради суммовой — это когда записывают, сколько заплатили поставщику за товары и сколько в итоге заработали, и сколько штук/килограммов привезли и продали.
1. Просто — в программе
Сложность: ❌
Качество учёта: ⭐⭐⭐⭐⭐
Для кого: для всех розничных магазинов, супермаркетов, сетей, которые хотят контролировать бизнес
Есть подвох: в некоторых программах, например, в 1С, сложно разобраться
Вот у нас продуктовый у дома.
- Предприниматель смотрит отчёт по продажам и видит, что покупают чаще всего и какой товар заканчивается. Делает заказ → получает продукты, которые точно раскупят. Просрочки станет меньше.
- Товар приходит → предприниматель просит у поставщика накладную в Excel → загружает в программу и за 5 минут заводим товар в базу. У него 100 новых позиций, которые он начнёт продавать через 15 минут после поставки — товар уже в базе.
- Продажи фиксируются сами: продали товар через кассу — и в программе автоматически создаётся документ «Продажа», меняются остатки.
- В конце дня предприниматель смотрит результаты торговли в приложении: там есть статистика по точкам за смену. Тут же смотрит, сколько денег в кассе.
- Если надо поднять цены, можно сделать массовую переоценку. Например, за 2 минуты поднять цены на всё на 3%. Или на товары какой-то марки/группы на 8% — и тут же распечатать ценники.
- Программа ускорит процесс инвентаризации. Если подключить сканер, пересчитывать фактическое количество товаров намного проще → продавец сканирует штрих-коды, программа считает остатки и находит расхождения, если они есть.
Вывод. Программа делает учёт товаров приятным и простым. Человеку хочется им заниматься, это даёт возможность до мелочей понять, что происходит в точке и как улучшить результаты бизнеса.
Я использовала «Управление ассортиментом» — от разработчиков Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. В программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.
«Управление ассортиментом» умеет много чего. Проще заглянуть в описание, но что особенно ценно — приёмка маркированных товаров по УПД с быстрым обновлением остатков и внесением новых позиций в базу.
Ещё классная штука — это разукомплектация. Нам привезли головку сыра, принимаем товар, создаём документ «Разукомплектация» и он делает три операции:
- Списывает с товарного учёта маркированный товар.
- Создаёт карточку с типом «Товар», приходует как обычный товар.
- Оформляет выбытие марки в Честном ЗНАКе.
А вот так выглядит товароучётная программа.
2. Сложно — вручную в Excel
Сложность: ❌❌❌
Качество учёта: ⭐⭐
Для кого: для небольших магазинов с маленьким набором товаров
Есть подвох: недостачи, пересортица, сложно делать переоценку товара, можно случайно удалить данные
Покажу процесс на примере киоска с продуктами и примерно 150 наименованиями — крупы, хлеб, мука, сахар, молочка. Учёт выглядит так:
- Предприниматель спрашивает у продавца — что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Говорят, боги Excel умеют настраивать таблицы так, чтобы они сами выводили популярные товары. Но у нас с тут обычный предприниматель, только ИП оформил. Он заказывает то, что на взгляд продавца берут чаще всего.
- Товар приходит → предприниматель вбивает руками в Excel всё из накладной или копирует, если накладная электронная.
- Если продавец что-то продал, он вносит это в таблицу. Обычно у продавцов здесь рождается много вариантов, как положить деньги в карман. Предприниматель не видит, что продали и не может проследить, если продавец не запишет продажу. Если в магазине есть касса, предприниматель может отследить махинации, но тогда нужно отслеживать чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
- В конце дня продавец считает сумму в таблице, сверяет с кассой исправляет остатки в таблице. На это часто нужно тратить время уже после закрытия точки.
- Если цена на товар изменилась, надо исправить её в Excel, исправить каждую карточку товара в кассе и исправить цену. А ещё сделать новые ценники.
- Раз в неделю или месяц предприниматель вручную считает остатки — проводит инвентаризацию. Параллельно считает в Excel с помощью формул, всё сверяет.
Вывод. В Excel главная проблема — любое действие отнимает много времени. Например, чтобы сделать переоценку нескольких позиций, нужно каждую считать вручную или настраивать формулы.
Или допустим, надо сделать разукомплектацию товара. Нам привезли головку сыра, и мы нарезали сыр на 10 кусочков. В Excel нужно убрать головку сыра из остатков и вручную записать каждый кусок. А ещё зайти в личный кабинет на сайте Честного знака о оформить выбытие маркированного товара. Программа сразу оформит выбытие товара, спишет головку сыра и создаст новую карточку товара, чтобы сыр легко было продавать кусочками.д.
Вообще работа в Excel — это тренировка внимательности: здесь простыни товарных позиций, формулы и числа — всё связано. Неправильно вручную поставили цифру или случайно влезли в формулу — дальше Excel всё посчитал неправильно.
3. Сложнее всего — вручную в тетради
Сложность: ❌❌❌❌❌
Уровень учёта: ⭐
Для кого: для небольших точек с маленьким набором товаров
Возможные проблемы: много ошибок, не сходятся остатки, недостачи, продавец может обмануть, пересортица
Та же небольшая точка, те же 150 товаров. В тетради обычно ведут суммовой учёт, это выглядит так:
- Предприниматель спрашивает продавца — что нужно заказать, какие продукты покупают чаще всего. Это и заказывает. Провести анализ по тетради сложно. Чтобы просмотреть здесь все продажи и выделить ходовой товар, предприниматель потратит кучу времени. И это при условии, что продавец будет успевать записывать не только сумму покупки, но и товар. Или надо будет сверять по чекам — что продавалось чаще всего.
- Товар приходит → предприниматель переписывает из накладной сумму прихода.
- Каждую продажу продавец записывает в тетрадь: сумму или сумму и набор продуктов. Предприниматель опять же не видит, честно ли продавец всё записывает или что-то прилипает к рукам. Чтобы проконтролировать продавца, ему придётся проверять чеки, следить за деньгами и остатками, а на это уходит много времени.
- В конце дня продавец считает сумму продаж по тетради, сверяет с кассой, иногда делает это в нерабочее время.
- Если цена на товар изменилась, надо пересчитать, на какую сумму товара в магазине. Записать это в тетради, исправить на кассе и сделать новые ценники на товар с изменённой ценой.
- На инвентаризации нужно вручную посчитать сумму остатка по тетради, после этого вручную пересчитать сумму фактического товаров. Сверить. Ад с ручным пересчётом товаров, калькулятором и сведением остатков по тетради.
Вывод. Я бы не стала вести учёт в тетради. Это гарантия недостач или пересортицы. Если точка с продуктами, даже небольшой набор товаров вести в тетради неудобно.
Контроля за продавцами нет. Они могут действовать аккуратно — списывать товар, указывать бой или порчу. Даже если вести учёт всех списаний в тетради, отследить махинации сложно.
Рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет:
«Если вести суммовой учёт в тетради, особенно сложно отследить мошенничество продавцов. У нас есть недостача — не хватает молока на 300 ₽. Но непонятно, какое количество товара исчезло и куда.
В Excel чуть проще, тут удобнее вести количественный учёт и отслеживать недостачи. Например, можно посмотреть, что не хватает 5 пакетов молока на сумму 300 ₽.
Но в Excel нельзя вести партионный учёт. То есть нельзя посмотреть из какой партии молоко, которое куда-то исчезло. В программе это отследить легче».
Дальше я хотела закончить, но редактор попросил подробнее рассказать, как предприниматели делают те или иные операции учёта разными способами. Что ж, читать вам ещё долго 😏
Как планировать заказы с помощью товароучёта
Учёт товаров помогает предугадать спрос и заказать поставщикам то, что точно купят. Есть 3 варианта, как это сделать.
1. Просто — в программе
В приложении «Управление ассортиментом» планировать заказы можно по отчётам о продажах: открываем и смотрим, что покупали чаще всего.
Допустим, у нас магазин обоев. В программе мы видим, что в предыдущем месяце покупатели чаще всего брали 5 видов обоев:
- Elysium Эрмитаж S41256 — 1495 рулонов;
- Decori.Decori Carrara 84601 — 1453 рулона;
- Zambaiti Parati Academia Z 10933 — 1415 рулонов;
- Grandeco Muse MU 3209 — 1382 рулона;
- Marburg Parice Loveday 33706 — 1377 рулонов.
Смотрим, сколько осталось рулонов и видим, сколько нужно заказать, чтобы товара хватило ещё на месяц.
Вывод. В программе посмотреть самый популярный товар и спрогнозировать спрос просто — она считает продажи и показывает остатки автоматом. Здесь легко оценить, сколько рулонов нужно дозаказать. Программа не ошибается.
Анализируйте продажи в приложении «Управление ассортиментом» — там сразу видно, какой товар пользуется спросом у покупателей. Это поможет вовремя заказать ходовой товар.
2. Сложно — в Excel
Вот мы ведём список продаж в Excel. Чтобы выбрать самые популярные товары, нужно анализировать всю таблицу. Перед глазами снегопад из артикулов и вероятность, что я что-то напутаю и потеряю какой-то популярный товар, огромная.
Чтобы определить ходовой товар, мне нужно посчитать, сколько чего продали — по каждому товару. Например, 7 апреля продали 15 рулонов Grandeco Muse MU 3209, 9 апреля — 10 рулонов, 15 апреля — 5 и 20 апреля — 12 рулонов. Складываем все продажи и выводим сумму вручную или с помощью формул.
Ежедневные продажи сводим в месяц и только тогда видим, сколько всего рулонов продали за апрель. Точно так же подбиваем количество для каждого популярного вида обоев. Дальше нужно посмотреть остатки и подумать, сколько рулонов нужно дозаказать.
Вывод. Я пока это писала, уже запуталась. Планировать заказы в Excel точно сложнее, чем в программе. Можно потерять что-то важное и не включить это что-то в заказ. Держите аксиому: нет популярных позиций — меньше денег в кассе.
Анализируйте продажи в приложении «Управление ассортиментом». В отчётах по продажам видно, какой товар пользуется спросом у покупателей. Используйте эти данные, чтобы вовремя заказать популярный товар.
3. Сложнее всего — в тетради
С тетрадным учётом у нас есть 2 варианта:
- Проанализировать все записи и определить популярные. На калькуляторе посчитать, сколько купили рулонов в этом месяце. Потом посчитать остатки и прикинуть, сколько чего нужно заказать. Всё как в Excel, только с калькулятором в руках и в 3 раза дольше.
- Ещё можно спросить продавца — пусть прикинет, какие обои популярные, сколько нужно заказать.
Первый вариант — сложный и придётся потратить много времени, поэтому чаще всего выбирают второй. Но тут есть проблема.
Предприниматель едет в магазин и просит продавца прикинуть, что нужно заказать. Та помнит, что люди часто берут обои Marburg Parice Loveday, их можно продать и 100 рулонов. А ещё Zambaiti Parati Academia — рулонов 70 хватит. И 50 рулонов Decori.Decori Carrara.
Продавец передаёт предпринимателю записку с количеством и бежит работать дальше. А про Grandeco Muse MU забыла — их тоже берут часто, а на складе осталось всего 7 рулонов. Но продавец об этом не знает, а предприниматель делает заказ по бумажке, остатки по тетради не сводит. Вот и косяк.
Вывод. Продавцы знают, что часто покупают и могут сориентировать, что заказывать. Но они могут ошибаться, если позиций много. Вот, смотрите, для примера я сделала достаточно подробную таблицу в тетради. От этих записей холод по коже — так сложно понять, что тут происходит.
В приложении «Управление ассортиментом» есть отчёты по остаткам, чтобы быстро заказать то, что заканчивается на складе. В программе видно, сколько денег лежит в кассе. Так проще понять, хватит ли текущей выручки на закупку товара.
Как принимать товар
Мы заказали обои, поставщик собрал заказ и отправил его нам. Нужно принять товар и добавить его в базу магазина.
1. Просто — в программе
В программе создаём новый документ «Поступление товара». Дальше есть 3 варианта, как добавить товары.
- Импортировать данные из накладной в Excel. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Все данные, которые внёс поставщик, загрузятся автоматически: название товара, количество, цена. Розничную цену надо указать самим. Товары, которые уже есть в базе, программа найдёт и обновит остатки. Тут же можно поменять цену закупки и продажи. Как только провели документ, данные о товарах в программе и на терминале обновятся.
- Принять товар с помощью сканера. Считываю штрихкоды на товарах 2Д-сканером, они добавляются в документ. Если в накладной есть новые позиции, программа предложит добавить карточки товаров. Кра-со-та.
- Добавить сразу группу товаров. Выбираем во вкладке нужную группу, например, клеи для обоев. И 10 видов клея автоматом попадают в документ. Заполнить их фактическое количество можно ручным вводом или отсканировав штрихкод товара сканером.
Вывод. В товароучётной программе «Управление ассортиментом» получается моментально заводить новые карточки на товар, которого ещё нет в базе. Приёмка происходит быстро. Можно добавить 500 позиций за 10 минут и данные об остатках через 15 минут обновятся в программе и на терминале.
Попробуйте программу «Управление ассортиментом» бесплатно — есть 7 дней на тестирование. Принимайте товар быстро на терминале или в приложении на компьютере. Несколько минут и сотни новых позиций в товарной базе с ценой. Отсюда же печатаете ценники и товар уже на полке.
2. Сложно — в Excel
В Excel для приёмки я завожу отдельную вкладку «Приход» и записываю весь товар. Тут тоже 2 варианта:
- Вписывать все позиции вручную: название, количество, цену, артикул. Кошмар. Менять количество товаров в базе тоже вручную. Оставалось 20 рулонов обоев и пришло ещё 100 → нужно изменить остаток.
- Попросить поставщика прислать накладную в Excel и скопировать все позиции. А дальше тоже изменить количество товаров в базе. Если есть новые позиции, их нужно добавить в товарную базу.
Вывод. В Excel товары на приход и добавлять новые позиции дольше, чем в программе. Если позиций 500 или хотя бы 100 — потрачу слишком много времени. А ещё самой менять остатки. Где эта программа, которая всё делает автоматом 🙄
3. Сложнее всего — в тетради
Вести учёт поступлений можно в отдельной тетради или вместе с расходами и продажами. Чаще всего не записывают весь товар, а только сумму по накладной. Это быстро, но неудобно — сложно сверять остатки.
Вывод. Вести учёт поступлений в тетради можно только на небольшой точке. В обычном магазине, где много товара и приёмка каждые 3 дня, а то и каждый день, это ад. А когда я сверяю остатки, вижу недостачи, но не знаю, откуда они.
Переоценки и акции в товароучёте
Чтобы не работать себе в убыток, цены должны быть актуальными всегда, за этим надо следить. Для этого делают переоценку. Если подходят сроки или нужно быстро распродаться — делают акции и скидки.
1. Просто — в программе
Переоценка. Если цена закупки выросла, надо быстро поменять розничную цену. Например, раньше поставщик отпускал рулон за 1500 ₽, а теперь — за 1600 ₽. Создаём документ в программе, выбираем нужный товар → его можно найти в строке поиска по названию или артикулу.Тут же меняем цены и печатаем ценники.
В программе можно переоценить одну позицию или несколько, или даже группу товаров разом — по формуле или произвольно. Цены на терминале обновятся автоматически.
В программе «Управление ассортиментом» можно делать массовую переоценку товаров. Меняйте цену на 500 или 1000 товаров примерно за 2 минуты.
Акции и скидки. Если часть товаров нужно быстро распродать и напечатать ценники со скидками, тоже всё быстро. У меня есть 10 видов обоев, которые вообще не берут. Для этого выбираем нужные артикулы, делаем уценку и печатаем яркие ценники с надписью «Скидка». Ну, класс же.
В программе «Управление ассортиментом» есть конструктор ценников. Здесь сразу можно создать акционные ценники, подсветить скидку — чтобы покупатели заметили, и тут же распечатать.
2. Сложно — в Excel
Переоценка товара. В Excel нужно поменять цену на товар в таблицах вручную. Для этого через поиск находим нужный товар и пишем новую цену, потом идём в ценники.
Вот, меняю цену на все обои Marburg. Открываю Excel с базой → ищу нужные позиции через Ctrl + F → меняю цену. Иду куда-то в другую программу печать ценники.
Если я хочу отслеживать изменение цен, придётся создавать документ и вносить в него все артикулы, старую и новую цену. В таблице никак не отследить изменения цен, поэтому лучше делать акты о переоценке. А что же будет в тетради?
Рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет:
«Ведение товарного учёта не является законодательно обязательным. Поэтому все документы в рамках товароучёта — на усмотрение предпринимателя.
Есть бухучёт и товарный учёт. Бухгалтерский учёт — это документы определённого формата и вести их нужно обязательно, так как придётся сдавать отчёты.
В товароучёте нет установленных документов. Если удобно делать акты о переоценке товара — можно делать. Не хочется заморачиваться с документами — и не надо.
Но это работает, пока товар не попадёт в зону интересов государства. Например, алкоголь, сигареты, молочка — уже попали. И для них есть чётко установленная документация. Например, перевозить алкоголь из магазина в магазин нужно с документом о перемещении»
Акции и скидки. То же самое, что с переоценкой, только цена станет ниже, а не выше. Лучше расскажу про ценники — их можно печатать с помощью онлайн-сервисов и даже выгружать информацию из Excel для печати. Но это долго:
- Нужно изменить цены в Excel и сохранить файл.
- Зайти на сайт, загрузить файл.
- Настроить макеты, сохранить.
- Отправить файл на печать.
Боюсь представить, сколько надо времени на работу с ценниками, если делать скидки и переоценку регулярно.
3. Сложнее всего — в тетради
Что переоценка, что скидки — в тетради все долго и неудобно. Беру то, что есть на полке, вручную пересчитываю сумму остатка и поднимаю или снижаю цену. Потом меняю ценник — делаю от руки или иду в интернет-сервис. И в конце, если нужно, составляю акт о переоценке: на какую сумму было товаров и на какую стало. Это всегда хорошо, даже чтобы зафиксировать переоценку.
Вывод. В тетради сложно работать, вести переоценку и делать скидки — треш. Но не фиксировать совсем нельзя. Можно просить делать наценку или скидку кассира во время продажи, но он может намухлевать и разницу положить в карман. Никто не узнает.
Как контролировать перемещение товара для товароучёта
Когда нужно переместить товар со склада на точку или из одного магазина в другой, чаще всего используют расходные накладные или ТОРГ 13. Они помогают контролировать товар, следить за остатками и понимать, где происходят убытки: на каком складе или в каком из магазинов неправильно ведут учёт или портится товар.
Это внутренние документы и чётко установленных требований нет, поэтому можно вести учёт перемещений и создавать накладные или вообще ничего не делать. Но есть исключения.
Рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет:
«Есть определённые сценарии, когда бухгалтерии нужно показывать первичные документы. Например, у предпринимателя сеть магазинов алкогольной продукции и он сам развозит алкоголь по точкам.
В одном магазине закончился коньяк, нужно взять на другом 10 бутылок и перевезти. На перевозку алкоголя нужна сопроводительная документация, пока в бумажном виде. Для этого нужно создать, провести и распечатать документ о перемещении. Затем отдать его экспедитору»
1. Просто — в программе
Тут всё автоматизировано: система спишет товар со склада и оприходует его в магазине. Для этого создаю документ «Перемещение», выбираю отправителя и получателя, добавляю товары или разом всю группу, жму «Провести».
Пару минут и перемещение готово. Количество товара на точках меняется автоматом. А ещё если перемещается товар, которого нет в базе принимающего магазина, то программа предложит создать для него карточку.
В программе «Управление ассортиментом» оформление документа «Перемещение» занимает 2 минуты. Товар спишется со склада и будет оприходован в магазин. В одном документе 2 действия.
2. Сложно — в Excel
В Excel вести перемещения проще сразу на листе с поступлениями товара, чтобы не создавать лишние листы. К таблице с приходами добавляю несколько колонок: куда получили товар, когда и сколько штук переместили на точку. Если нужно задокументировать перемещение, накладные можно создать в Excel или Word.
3. Сложнее всего — в тетради
Если ведём учёт в тетради, для каждой точки и склада заводим журнал и в него по накладным записываем, на какую сумму привезли или увезли товар. Везу товар со склада в магазин, пишу в складской тетради: –9000 ₽. А в тетради магазина +9000 ₽. Потом пересчитываю общую сумму товара на складе и магазине.
Неудобно. Писать все перемещения с артикулами из накладной долго. Так делают разве что мальки в розничном бизнесе. Хочешь стать акулой, веди учёт по-взрослому.
Как вести учёт выбытия товаров: продажи, возвраты и списания
Учёт выбытия товара зависит от его причины: продажа, возврат или списание — если истек срок годности, обои украли или повредили.
1. Просто — в программе
Продажа. Тут всё просто — кассир отпустил товар, касса зафиксировала продажу, программа создаёт документ «Продажа», меняются остатки. Здесь вообще ничего делать не нужно — учёт продаж ведётся автоматом.
В программе «Управление ассортиментом» удобно отслеживать движение товара — от его поступления и до продажи. В отчётах можно посмотреть все операции, которые происходили с товаром: поступление, продажа, возврат, списание.
Возврат. Если покупатель возвращает товар, продавец оформляет документ возврата на кассе. В приложение «Управление ассортиментом» поступает документ возврата и происходит автоматическое обновление остатков.
Рассказывает Светлана Семенюк, владелица магазина детской одежды:
«Я работаю в бесплатной программе, в которой невозможно сделать возврат не день в день. Если купили сегодня, а вернули завтра, товар не станет на остаток.
Это очень неудобно, поэтому продавцы говорят клиентам, что возврат желательно сделать сегодня же. Не всем клиентам это нравится, а не принять товар через 3 дня я не имею права. Поэтому возвраты — моя головная боль».
В программе «Управление ассортиментом» автоматически обновится остаток после возврата, оформленного на кассе. Даже если его сделают через неделю или две после продажи. А ещё в программе можно быстро просмотреть все возвраты: кто и когда их сделал, на какую сумму.
Списание — порча, недостача, обмен. Если товар испортился при хранении, вышли сроки или образовалась недостача, надо сделать списание. В программе «Управление ассортиментом» есть 2 варианта:
- Выбрать товары, которые нужно списать → создать документ «Списание» → провести документ.
- Создать документ «Списание» → добавить товары через строку поиска или используя сканер → провести и сохранить документ.
Остатки в программе обновятся автоматически. А ещё в программе можно проанализировать количество списаний, чтобы вовремя увидеть, например, что обои подозрительно часто стали портиться на складе.
В программе «Управление ассортиментом» сделать списание просто. Выделяем нужный товар, жмём на кнопку — готово. Программа сама меняет остатки. А ещё легко посмотреть, сколько списаний было в этом месяце или за полгода.
2. Сложно — в Excel
Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в Excel. Но на это есть время, если в день 5-10 продаж. Если покупателей много и люди стоят в очереди, записывать продажи вручную некогда. Можно забыть, не успеть или сделать это специально. Так рождаются недостачи.
Возврат. Для возвратов можно завести отдельный лист в документе. На него записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять остатки, так как в Excel это нужно сделать вручную.
Списание — порча, недостача. В Excel надо вручную исправлять остатки и проставлять списания. Можно завести отдельный лист, на который записывать минус и причину списания. Это поможет анализировать списания: вдруг сотрудники специально списывают товар, продают, а деньги кладут в карман.
3. Сложнее всего — в тетради
Продажа. Продавцы могут записывать каждую продажу в тетрадь подробно: с названием товара. Но это долго. Этот способ ещё может подойти, когда в день 5-10 продаж. Если больше — не балуйтесь, заведите хотя бы таблицу. Или пишите только единицы продаж за день. Что-то забыли и сумма не сошлась с кассой.
Возврат. Для возвратов можно завести отдельную тетрадь, записывать дату возврата и товар, цену, дату продажи и даже причину возврата. Тут главное не забыть поменять сумму остатков в тетради и ничего не напутать с цифрами — будет лишняя головная боль на инвентаризации.
Списание — порча, недостача. В тетради чаще всего просто записывают в общий минус все недостачи, испорченный и просроченный товар. Лучше писать минус сразу с комментариями, иначе потом сложно будет найти причину списаний.
Рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет:
«Бывает предприниматели делают списание в минус. Что-то испортилось, записывают в общий минус в тетради или Excel. Потом смотрят записи за месяц — непонятно что за минусы. Может подошли сроки, а может товар повредил сотрудник или продавец. Минус 5000 ₽, минус 3000 ₽, минус 2000 ₽ — это из-за чего происходит?
Когда ведём учёт товаров в тетради, спустя какое-то время не можем вспомнить, что случилось с товаром. В Excel то же самое. Тут нужны документы или хотя бы приучить сотрудников: пишем минус, указываем причину.
Но даже если указывать причину минуса, сложно проанализировать и увидеть тенденцию — почему так много минусов. За месяц — ещё как-то. Посмотреть причины за 2–6 месяцев в тетради невозможно. В Excel можно, но потратим много времени. В программах есть отчёты списаний, чтобы быстро анализировать причины».
Как вести учёт остатков
Инвентаризация — сверка товаров, которые лежат на полках в магазине и на складе, с тем, что числится в базе: в тетради, Excel или программе. Инвентаризация нужна, чтобы проверить сколько товаров реально лежит на складе или в магазине. Она помогает найти недостачу или пересортицу.
1. Просто — в программе
Очень удобно делать инвентаризацию с помощью сканера. Просто проходим по магазину или складу и сканируем штрих-коды. Тут не будет ошибок, которые возможны при ручном подсчёте.
В программе «Управление ассортиментом» проводить инвентаризацию можно двумя способами:
- Заполнить ведомость списком товара, который мы хотим пересчитать → распечатать ведомость и сохранить черновик созданного документа → пересчитать товар на складе → перенести фактическое количество товара в сохраненный черновик документа.
- Сразу вносить фактические остатки в документ в приложении. Если использовать сканер, то это самый удобный способ. Каждое сканирование товара будет добавлять +1 к количеству в колонку «Факт». Можно комбинировать с ручным вводом остатков.
В программе «Управление ассортиментом» можно провести инвентаризацию всего магазина, склада, товарной группы или единичных позиций. Заполнить инвентаризационную ведомость можно вручную, через поиск нужных позиций в базе или сканером.
2. Сложно — в Excel
Бухгалтер и продавец берут инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают сколько всего товаров. Потом сверяют с данными из Excel. В Excel можно посчитать остатки с помощью формул. Акты списания и оприходования нужно формировать вручную.
Я посчитала: на складе 15 рулонов обоев Decori.Decori Carrara 84601. А в Excel числится 19. Значит нужно сформировать акт списания 4 рулонов. Представьте, сколько нестыковок может быть, если в ассортименте 1000 позиций. Создавать акты вручную долго и можно вбить не те цифры.
3. Сложнее всего — в тетради
Бухгалтер и продавец печатают инвентаризационную ведомость с наименованиями артикулов, проходят по складу и вручную пересчитывают на какую сумму здесь товаров. Потом сверяют с данными из тетради. Затем создают акт списания, если это нужно.
При суммовом учёте сложно найти, какой конкретно товар потеряли. В магазине товара на 300 тысяч ₽, а в тетради написано — 350 тысяч ₽. Где потерялись 50 тысяч? Найти потерянный товар сложно, потому что вообще непонятно что искать. В Excel или программе будет видно, какие именно обои пропали. Можно разобраться, как и почему.
Рассказывает Владимир Поздняков, эксперт по автоматизации товароучёта в Контур.Маркет:
«Инвентаризацию можно делать для себя — чтобы сверить остатки.
Тогда необязательно печатать ведомости.
Но бывает для бухучёта обязательно нужно оформить инвентаризационную ведомость, потому что бухгалтерский баланс нужно чем-то подкрепить. Тогда должен быть первичный документ о том, что мы провели инвентаризацию».
Что я поняла на практике
Учёт товара в программе — это удобно. Учёт товара в Excel — это сложно, но можно — если хватает нервов, есть время, а товаров не тысячи. Учёт товара в тетради — это очень сложно. Аккуратнее с этим
Быстро принимайте товар, вносите в базу, делайте массовую переоценку и печатайте ценники в программе «Управление ассортиментом» от Эвотора. Здесь легко контролировать сотрудников и деньги в кассе. А ещё в программе удобно работать с УПД и товарами, подлежащими маркировке.
Подписывайтесь на канал «Жиза», чтобы быть в курсе всех новостей для малого и среднего бизнеса. Мы пишем только о важном для предпринимателей.
