Автор: Роман Залунин, Тел.: +79262029825; БИЗНЕС АЗБУКА
Основная деятельность кадровых служб (далее – КС) ориентирована на:
- формирование трудовых ресурсов;
- планирование потребностей предприятия в трудовых ресурсах и организация мероприятий по набору кадров;
- разрешение конфликтов на предприятии и осуществление социальной политики;
- организацию кадровой безопасности предприятия. Кадровая безопасность предприятия - это процесс предотвращения негативных воздействий на экономическую безопасность предприятия за счет ликвидации или снижения рисков и угроз, связанных с трудовыми ресурсами, его интеллектуальным потенциалом и трудовыми отношениями в целом.
Основополагающим документом в работе любой КС является Трудовой кодекс РФ. С учетом специфики деятельности предприятия, от работников КС может потребоваться знание иных законных и подзаконных нормативных актов, умение отслеживать и учитывать судебную практику и актуальные изменения трудового законодательства.
Основные функции КС:
- формирование трудовых ресурсов: планирование и прогнозирование потребности предприятия в кадрах;
- наем на работу;
- анализ рабочих мест и трудовых процессов;
- расстановка трудовых ресурсов;
- профессиональное обучение и повышение квалификации трудовых ресурсов;
- регулирование отношения доходов предприятия и зарплаты (ФОТ);
- разрешение конфликтов;
- осуществление социальной политики предприятия (с целью повышения производительности труда): социальная защита, культурное развитие и повышение уровня жизни трудовых ресурсов, предоставление льгот, услуг и др.
Цель деятельности КС:
- обеспечение предприятия трудовыми ресурсами, комплектование работниками требуемых профессий и квалификации в соответствии с задачами и направлением деятельности предприятия;
- соблюдение прав, льгот и гарантий трудовых ресурсов предприятия в области трудового права;
- ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законодательством РФ;
- разработка кадровой политики предприятия.
Целью кадровой политики предприятия как системы управления трудовыми ресурсами являются:
- достижение, сохранение, укрепление и развитие кадрового потенциала предприятия;
- обеспечение оптимального баланса процессов обновления и сохранения численного и качественного состава трудовых ресурсов в его развитии в соответствии с потребностями самого предприятия, требованиями действующего законодательства, состоянием рынка труда и т.д.;
- формирование высокоэффективного коллектива, позволяющего достигать наиболее высоких конечных результатов деятельности предприятия;
- создание благоприятных условий труда;
- выработка позиций предприятия по основным направлениям кадровой работы.
Задачи КС:
- планирование собственной деятельности;
- учет работы трудовых ресурсов предприятия;
- определять количество рабочих, выходных и больничных дней для расчета зарплаты, отпусков и подачи сведений в бухгалтерию предприятия;
- осуществление эффективного подбора и расстановки трудовых ресурсов в соответствии с их деловыми и профессиональными качествами;
- помощь в реализации карьерных планов;
- организация качественной и эффективной системы персонального учета трудовых ресурсов;
- обеспечение выполнения действующего законодательства о труде;
- осуществление контроля за соблюдением в предприятии законодательных и иных нормативных правовых актов по трудовому законодательству, положений Коллективного договора;
- постоянное совершенствование работы с кадрами, повышение квалификации трудовых ресурсов предприятия;
- создание кадрового резерва предприятия;
- ведение воинского учета трудовых ресурсов предприятия;
- взаимодействие с государственными органами в части, касающейся;
- обеспечение эффективного осуществления кадрового документооборота;
- оформление и обработка кадровых документов и поступающей информации в установленные сроки, обеспечение их сохранности, составление всех видов отчетности по кадрам.
Кадровая документация – это комплекс документов, обеспечивающих регулирование трудовых и связанных с ними отношений нанимателя и трудовых ресурсов внутри предприятия.
Список документов, обязательных для предприятия с работниками:
- трудовые договоры;
- трудовые книжки;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- расчётный лист и документ, утверждающий его формы;
- штатное расписание;
- графики отпусков;
- положение (или инструкция) о защите персональных данных трудовых ресурсов предприятия;
- согласия трудовых ресурсов предприятия на обработку персональных данных;
- табель учёта рабочего времени;
- различные приказы и распоряжения;
- правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
- инструкция по технике безопасности (Охрана труда, Пожарная безопасность);
- штатное расписание (унифицированная форма Т-3);
- личные карточки (унифицированная форма Т-2).
Личные карточки на сотрудников (Т2).
Работодатели обязаны вести личные карточки на своих сотрудников. Такой вывод следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). С каждой записью, которую работодатель делает в трудовой книжке, он обязан ознакомить сотрудника под подпись в его личной карточке. Это означает, что работодатель переносит все записи о работе, переводе и увольнении из трудовой книжки в личную карточку.
Даже если работодатель ведет личные дела сотрудников, это не дает ему права отказаться от ведения личных карточек. Форму карточек работодатель вправе разработать самостоятельно. Но обычно работодатели пользуются унифицированной формой № Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).
РОСТРУД (Федеральная служба по труду и занятости) вправе оштрафовать работодателя, если выяснит, что работодатель не ведет личные карточки сотрудников. Максимальный штраф за такое нарушение — 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Кроме того, личная карточка работника содержит его персональные данные. Следовательно, хранить личные карточки работника нужно в месте, где доступ к ним могут получить только уполномоченные лица. Например, запирать в сейфе. В противном случае, работодателя могут оштрафовать на 50 000 руб. за то, что он не позаботился о сохранности персональных данных сотрудников (ст. 13.11 КоАП РФ).
Кадровик VS HR
Кадровый специалист – это тот, кто занимается оформлением документов трудовых ресурсов по приему, переводу, увольнению и пр., включая отчетность перед госорганами.
Рекомендованная нагрузка - не более 100-120 человек на одного работника КС.
HR - это тот, кто занимается управлением персонала: поиском, подбором сотрудников, их адаптацией, оценкой, обучением и пр.
Управление персоналом направлено на организацию и повышение эффективности процессов использования, развития и мотивации трудовых ресурсов предприятия в целях достижения намеченных показателей развития и решении стратегических и текущих задач предприятия.
Для организации эффективного контроля кадровой службы целесообразно обратиться к квалифицированным специалистам, имеющим соответствующий опыт работы.