Уведомление об отпуске. АВТОМАТИЗАЦИЯ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ СЛИЯНИЯ ДАННЫХ ИЗ MS EXCEL В MS WORD

Эта небольшая статья представляет собой инструкцию, которая облегчит процесс составления кадрового документа-уведомления об отпуске.

На момент составления документа у вас уже должны быть составлены: таблица EXCEL, составленная на основе графика отпусков и бланк документа в WORD

Этап 1

-Открываем бланк «Уведомление об отпуске», на закладке «Рассылки» в разделе «Начать слияние» нажимаем кнопку «Начать слияние». Из списка выбираем функцию «Пошаговый мастер слияния».

-Выберем «Тип документа» - «Письма»

-Нажимаем кнопку «Далее. Открытие документа».

Этап 2

-В диалоговом окне «Выбор документа» ставим – «Текущий документ», т.к. мы открыли мастер слияния на странице Word, на которой написали шаблон бланка, и хотим заполнить данными этот бланк

-Нажимаем кнопку «Далее. Выбор получателей».

Этап 3

У нас уже есть список получателей в таблице «Список для уведомлений», поэтому выбираем «Использование списка».

-Чтобы найти таблицу, нажимаем «Обзор» и выбираем наш список. Далее – выбираем получателя. Уведомление об отпуске – документ индивидуальный, поэтому выбираем сотрудника, которому в ближайшее время необходимо оформить отпуск. Ставим галочку возле ФИО получателя, нажимаем «ОК». Нажимаем кнопку «Далее. Создание письма» в диалоговом окне мастера слияний.

Этап 4

-Теперь будем расставлять в нашем шаблоне бланка нужные слова в нужных местах документа. Ставим курсор перед восклицательным знаком – здесь мы напишем фамилию. В диалоговом окне «Создание письма» выбираем «Другие элементы», в появившемся диалоговом окне из списка выбираем «ФИО», нажимаем кнопку «Вставить», «ОК». Ставим курсор перед словом «дней» снова нажимаем на кнопку «Другие элементы», выбираем слово «Количество дней» «Вставить» «ОК», пробел, после «С» нажимаем на кнопку «Другие элементы», выбираем «Дата начала» «Вставить» «ОК». Для того, чтобы в письме после «Уважаем» окончание указывалось корректно, ставим курсор после слова «Уважаем», во вкладке «Рассылки» нажимаем кнопку «Правила», выбираем «3 IF…THEN…ELSE» и указываем правило:

поле-пол

оператор-равно

значение-М

вставить следующий текст-ый

иначе-ая

-Нажимаем кнопку в окне мастера слияния «Далее. Просмотр писем»

Этап 5

-Просматриваем письмо. Нажимаем на стрелку в диалоговом окне у слова «Получатель: 1», получилось следующее:

4/5/2023

-Видим, что дата написана не как мы привыкли читать. Но есть выход. Нажимаем правой мышкой на дату в нашем письме и выбираем из контекстного меню функцию «Коды/Значения полей».

-Вместо даты образовалось такое поле:

{MERGEFIELD"Дата_начала"}

Код менять не будем, но допишем формат даты внутри фигурных скобок

-Нажимаем снова правой кнопкой на этот код и выбираем функцию «Обновить поле», и получаем привычный для нас формат даты:

{MERGEFIELD"Дата_начала"\@"DD.MM.YYYY"}

-Нажимаем кнопку в мастере слияния «Далее. Завершение слияния».

Этап 6

-На этом этапе можно выбрать разные функции. «Печать» - распечатать письмо, можно сохранить письмо. Все, документ готов. Закрыть окно мастера слияния крестиком. На каждом этапе можно вернуться к предыдущему этапу, можно выбрать другой список, выбрать дополнительных получателей и сделать не один документ, а несколько.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Используя функцию слияния можно создавать документы, не прибегая к сложным программным комплексам, в которых ведется бухгалтерский учет, управление кадрами, таких как 1С и др. В малочисленных организациях, как правило, составлением документов занимается сотрудник, ответственный за делопроизводство, в том числе и кадровое. При помощи несложных действий и благодаря возможностям Excel и Word можно автоматизировать процесс создания подобных документов и настроить их рассылку получателям. Это значительно упростит рабочий процесс, поможет сэкономить рабочее время и избежать ошибок. Важнейшей функцией операционной системы является автоматизация процессов ввода-вывода информации. Как правило, ежедневно работая с программами Microsoft Office, мы едва ли используем даже 10% их возможностей. Нужно помнить, что они упрощают работу миллионов людей по всему миру, они объединяют в себе мощную функциональность и удобство использования. Постоянно изучая возможности программ Microsoft Office, можно расширить собственный арсенал знаний и умений, и использовать их для решения поставленных задач. Используя возможности программного обеспечения можно обеспечить снижение физиологических и психологических нагрузок, т.к. время, затраченное на выполнение работы при помощи автоматизации при составлении документов, значительно снижается