Всем официально трудоустроенным гражданам полагается ежегодный оплачиваемый отпуск. И чтобы не нарушить законодательство, требуется подсчитать, сколько денег потребуется, и отложить их на будущие выплаты.
Кто и как создает резерв
Все, что касается бухгалтерского учета, предписывается разнообразными ПБУ и Налоговым кодексом РФ. За резерв по отпускам отвечает ПБУ 8/2010, утвержденное Приказом Минфина № 167н от 13.12.2010.
Резерв отпусков, то есть средства, которые требуется отложить, чтобы потратить в будущем на оплату отдыха сотрудников, обычно считает бухгалтер. Правила его формирования разрабатываются в каждой организации самостоятельно и прописываются в учетной политике. Причем при создании считается оценочная сумма, а не фактический размер отпускных. Чуть позже поймете, почему.
Для учета используется счет 96 плана счетов. К нему предусмотрен отдельный субсчет «Резерв на оплату отпусков».
Проводки при начислении резерва используют стандартные:
- зарезервированы денежные средства на будущую оплату отпусков — Дт 20, 25, 26, 44 Кт 96;
- отпускные начислены — Дт 96 Кт 70;
- начисленные суммы выплачены — Дт 70 Кт 50, 51.
Исключений для организаций по созданию резерва отпусков не предусмотрено, практически все предприятия обязаны это сделать. Но сюда не включаются компании, которые ведут бухучет по упрощенной форме.
Право на упрощенку установлено для таких организаций:
- малое предпринимательство;
- некоммерческие организации;
- участники проекта «Сколково».
Этим предприятиям создавать резерв отпусков необязательно.
Эксперты КонсультантПлюс составили подробное руководство, как создать и использовать резерв отпусков в бухучете организации. Переходите по ссылке, получайте тестовый доступ к системе и используйте эту и другие инструкции бесплатно.
Как создать резерв в бухучете
Резерв на оплату отпусков создается один раз в год, до 31 декабря. то есть на 31 декабря уже должны быть запланированы суммы, которые должны быть выплачены в следующем году.
Если изменений в кадровом составе не происходило, то проще взять сумму, аналогичную прошлому отчетному году.
Этот способ самый простой, но некорректный. Так как у компании еще нет обязательств по отпускным выплатам. Например, в ситуации, когда один работник уволится, а другого примут на работу, сумма уже будет неверной. Второй работник может успеть выработать 6 месяцев, после которых захочет уйти на отдых. А это дополнительная сумма к запланированной. Помните, в начале статьи мы не рекомендовали использовать сумму фактических размеров выплат? Теперь понятно, почему так делать не рекомендуется.
Правильнее будет оценка равномерного признания расходов в течение года. В этом случае придется учитывать сумму за неиспользованные отпуска по состоянию на 31 декабря и делать доначисления резервируемых денег. Эту сумму можно оценивать:
- ежемесячно;
- ежеквартально.
И только после принятия более удобного метода расчета его можно закрепить в учетной политике.
Пригодится:
Отражение в налоговом учете
Создавать резерв отпускных — это не обязанность компании, а право. Но следует предусмотреть его начисление в налоговом учете. Это делается, чтобы избежать учета временных разниц. И в таком случае отчисления в резерв засчитываются в расходы, но не учитываются отпускные и страховые взносы на них.
Если компания решит, что все же придется формировать резерв, то в учетной политике отражаются:
- факт принятия решения о формировании фонда;
- способ резервирования;
- максимальные отчисления на налоговый период;
- процент отчислений.
Для ежемесячных отчислений предусмотрена такая формула:
(расходы на оплату труда + страховые взносы) × процент отчислений.
А вот процент отчислений считается так:
прогноз отпускных с учетом страховых взносов / прогноз суммы расходов на оплату труда с учетом страховых взносов.
В конце года проводится инвентаризация оценочного обязательства. Порядок инвентаризации разработан такой:
Шаг 1. Подсчитывается количество неотгулянных дней каждого работника.
Шаг 2. Прогнозируется сумма отпускных, исходя из расчета средней заработной платы.
Шаг 3. Сравнивается оценка и остаток средств на конец года.
Шаг 4. Если начисленная сумма меньше расчетной, ее доначисляют.
Шаг 5. Если начисленные средства меньше оценочной суммы, то излишки списывают и включают во внереализационные доходы.
Чтобы этот процесс облегчить, нужно создать оценочные обязательства и в налоговом учете. Разработать правила учета нужно в соответствии с Налоговым кодексом.
В статье на сайте подробно показали примеры составления резерва отпусков. Переходите, чтобы детально разобраться в вопросе, доступ к статье бесплатный.