К любому действию логистическая или транспортная компания должна подготовить целую пачку документов.
Это и счета, счет-фактуры, акты, накладные, договор с приложениями.
И все это, кроме того, надо передавать клиентам, которые находятся в разных регионах страны, да еще и хранить несколько лет в офисе.
Электронный документооборот как раз и оптимизирует процесс, связанный с обработкой и получением заявок,
ускоряет передачу документов, облегчает работу отделам не только транспортной компании, но и компании клиента.
Документы не теряются, их можно быстро восстановить, к ним всегда есть доступ.
А отчет в налоговую не нужно везти на Газели.
Как происходит работа в ЭДО
Грузоотправитель оформляет заявку на перевозку в системе электронного документооборота, или отправляет заявку на электронную почту.
Далее, происходит обработка заявки, расчет, согласование и передача груза. В этот же момент отправитель передает электронную транспортную накладную. Водитель видит этот документ и подписывает ее с помощью электронной подписи. В электронном же виде уходят и другие документы, которые требуются для перевозки и продажи товаров.
Водитель доставляет груз и подписывает электронную транспортную накладную. Получатель, при получении этого груза тоже, со свой стороны, подписывает ЭТРН. Далее, транспортная компания ставит еще одну подпись на этой накладной и передает документы, как факт выполнения доставки грузоотправителю. В комплекте могут быть и акты, счет-фактуры, накладные, доверенности.
Отправка и правки сопроводительных документов
В программе можно достаточно просто править документы. К примеру, если у вас была замена водителя, то вы можете оперативно оформить новую доверенность в электронном виде. Вы можете просматривать и редактировать готовы наборы документов.
Все изменения видят стороны, кто участвует в процессе перевозки и доставки груза. И там же, в чате, можно обсудить любые вопросы по поводу документов.
Прием и обработка электронных заявок
Достаточно много времени занимает получение и обработка заявок. Занесение заявок в определенные формы. Этот процесс тоже можно упростить и ускорить с помощью системы ЭДО. Достаточно интегрировать систему с сайтом, где клиенты заполняют форму заявки на перевозку. А дальше, вы можете загружать эту информацию в учетную систему, распределять по менеджерам. И все это достаточно удобно. Ничего не теряется.
Все документы заверяются с помощью электронной подписи и имеют юридическую силу.
Контроль входящих документов
Очень часто возникает проблем с получением отчетных документов. То потеряли, то не дошли документы.
При внедрении ЭДО документы обязательно будут загружены и получены. И это могут быть документы при покупке запчастей, ГСМ, а могут быть те, что предоставил заказчик или субподрядчик.
Вашему бухгалтеру не придется тратить много времени на «выбивание» документов от других компаний
Обмен документами между другими филиалами
Внутренний обмен документами с филиалами
Если ваша компания имеет сеть филиалов в других городах России, то это облегчит управление внутренним документооборотом между разными офисами.
Это касается и офисных бумаг, приказов, регламентов, отчетов. И кадрового делопроизводства тоже. Оформлять и отправлять документы в ЭДО достаточно просто.
Многие документы система сама создает автоматически, туда только нужно внести необходимые данные.
Компания ТУ КЭП уже использует в своей работе систему электронного документооборота, и это очень облегчает взаимоотношения с нашими заказчиками грузоперевозок.