Виды ошибок в 6-НДФЛ
В расчете 6-НДФЛ бухгалтером могут быть допущены несущественные технические недочеты или значимые ошибки, результатом которых становится искажение суммы налогового обязательства. При выявлении нарушения контрольных соотношений, в т.ч. междокументных, налоговая инспекция направит работодателю запрос на предоставление пояснений. Если в расчете по подоходному налогу отражена недостоверная информация, на следующем этапе подается «уточненка» по 6-НДФЛ в соответствии с требованиями ст. 81 НК РФ.
Какие нарушения встречаются чаще всего:
- ошибки, вызвавшие завышение или занижение суммы налога, неправильное применение ставки НДФЛ;
- указание неверного значения численности персонала — этот параметр можно проверить путем сравнения количества приложений к форме 6-НДФЛ (бывших справок 2-НДФЛ);
- сумма дохода или налога в расчете разнится с размером доходных начислений и НДФЛ по итогам всех предоставленных в ИФНС сведений о доходах сотрудников;
- опечатки, ошибки на титульной странице отчета (неверный ИНН, наименование), при которых расчет вовсе не будет принят ИФНС.
Проверить отчет построчно можно с помощью разъяснений от экспертов «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Как сделать корректировку 6-НДФЛ
При выявлении недостоверных данных в Расчете по подоходному налогу корректировать его надо за тот период, в котором ошибка впервые появилась. Так как 6-НДФЛ в разделе 2 отражает данные начислений накопительно с начала налогового года, может потребоваться предоставление «уточненок» за несколько отчетных периодов. Корректировочный 6-НДФЛ составляется по шаблону формы, который действовал в момент сдачи первичного отчета.
Как исправить 6-НДФЛ, если ошибка заключается в неверном отражении кода КПП или ОКТМО в первичном отчете? В этом случае надо составить два новых Расчета (рекомендация дана в Письме ФНС от 12.08.2016 г. № ГД-4-11/14772):
- заново сделать первичный Расчет с номером корректировки «000», всеми внесенными показателями и правильными КПП, ОКТМО;
- предоставить уточненный Расчет с кодом корректировки «001» и изначально указанными неверными реквизитами (КПП, ОКТМО), но с нулевыми числовыми показателями, это действие аннулирует ранее сданную ошибочную отчетность.
Как исправить некорректные суммы в первичном расчете? Здесь нужно действовать по следующему алгоритму:
- заполняется новый отчет за период, в котором обнаружен недочет, но с правильными данными;
- на титульном листе проставляется номер корректировки в трехзначном числовом формате, например, «001», если «уточненка» за конкретный временной интервал сдается впервые; там же надо указать, какой период корректируется (строка «Период представления (код)» и «Налоговый период (год)»);
- далее надо ввести в разделы расчета правильные данные, то есть заполнить отчет заново, проставив вместо ошибочных сведений корректную информацию; при этом все данные вносятся в полном объеме, а не только те, которые исправляются.
Корректировка отчета 6-НДФЛ на примере
После сдачи годового Расчета 6-НДФЛ за 2022 год было выявлено расхождение между Расчетом и сведениями о доходах работников по суммам начислений доходов и по подоходному налогу (как исчисленному, так и удержанному). Данные 6-НДФЛ показывали заниженные суммы налоговых обязательств предприятия перед бюджетом (была указана сумма доходов 660 000 руб., исчисленного налога – 85 800 руб). Выяснилось, что бухгалтер не учел при составлении полугодового 6-НДФЛ выплату уволенному работнику, произведенную 19.06.2022 (доходы в сумме 77 800 руб. и налог в размере 10 114 руб.).
В связи с этим придется сдать уточненный 6-НДФЛ за полугодие, 9 месяцев и год. При этом в полугодовом отчете правки будут в разделах 1 и 2, а в последующих периодах корректировки затронут только раздел 2.
Приведем порядок оформления 6-НДФЛ за полугодие с учетом исправлений:
- на титульном листе проставляется номер корректировки «001»;
- код периода – «31» (полугодие), налоговый период – «2022»;
- в строке 110 первичного отчета стояла сумма дохода 660 000 руб., ее надо заменить значением 737 800 руб. (660 000 + 77 800);
- в строке 140 исходная величина налога 85 800 руб., следует указать правильное значение – 95 914 руб. (85 800 + 10 114);
- в разделе 1 следует заполнить дополнительный блок – в поле 021 ставится срок уплаты налога (20.06.2022), в поле 022 фиксируется удержанный налог (10 114 руб.).
Сдается «уточненка» как и обычный расчет – по ТКС или в бумажном виде через почтовое отправление, можно принести документ в ФНС лично или передать через доверенное лицо. Крайних сроков предоставления уточняющих отчетов нет.
Какие могут быть штрафы
Если налоговый агент самостоятельно выявит наличие недостоверных данных в расчете по подоходному налогу до окончания сроков представления такой отчетности за конкретный период, или до того, как это обнаружат налоговики, подача уточняющей формы не повлечет за собой начисление штрафных санкций. Если же ошибка будет выявлена инспекторами ФНС в результате камеральной проверки, ее сочтут недостоверными сведениями, за которые субъекту хозяйствования выписывается штраф в сумме 500 руб. Такое взыскание за представление в налоговый орган недостоверных сведений предусмотрено нормами п. 1 ст. 126.1 НК РФ.
Если отчет не был принят инспекцией и после исправлений подается вновь как первичный, сделать это нужно в срок, отведенный для подачи 6-НДФЛ за соответствующий период, иначе за невовремя сданный отчет можно получить штраф в сумме 1 000 руб. за каждый просроченный месяц, включая неполный (п. 1.2 ст. 126 НК РФ).
Итоги
Корректировка ошибок в расчете 6-НДФЛ производится на бланке и по правилам, которые действовали в том отчетном периоде, в который вносятся исправления. Если налоговый агент самостоятельно обнаружит и исправит сведения (до выявления ошибок налоговиками), то сможет избежать штрафов.