Каждый проект требует своей, особенной площадки, чтобы создать максимально подходящее по тематике, удобное и комфортное пространство для гостей. Но на что же нужно ориентироваться при выборе? Расскажем в этой статье!
Формат мероприятия
Для начала важно понимать, что именно мы собираемся организовать.
Если это вечеринка с танцами и активными продажами бара, то безусловно требуется большой свободный танцпол, удобная для работы барная стойка и диджейская зона. Важно, чтобы гостям на вечеринке было где уединиться, чтобы отдохнуть от громкой музыки или выпить коктейль. А чтобы такая вечеринка не превращалась просто в клубную тусовку, гостям должно быть интересно на каждом этапе. Нужно организовать отдельные лаундж-зоны под конкурсы или иные активности, вроде переводных тату или бирпонга. Если это тренинг или спокойный вечер, предполагающий выступления спикеров, то важно, чтобы в лофте было достаточное количество посадочных мест, видеопроектор и подходящий свет.
Геолокация и количество гостей
Лофты и площадки часто находятся в не самых удачных и удобных местах. Самое большое количество лофтов находится на территории Измайловского Кремля, завода "Кристалл", в районе метро "Площадь Ильича" и "Римская". Важно внимательно отсмотреть огромное количество предложений на разных сайтах. Эти сайты являются официальным посредником между владельцем площадки и заказчиком, поэтому наиболее безопасным является проведение заказа именно через них.
Список сайтов, на которых публикуются лофты Москвы:
Также можно посмотреть лофты на Авито или Циан, но нужно быть очень осторожными с продавцами. Важно всегда лично посещать площадку и не заключать договор удаленно до просмотра. При выборе лофта обязательно учитывать количество не только гостей, но и организаторов на площадке, так как у каждого лофта есть свое ограничение по вместимости.
Тематика и стиль
Чаще всего лофт это кирпичные стены, антикварная деревянная мебель и железные лестницы, но при этом каждое пространство имеет и свои особенности. Это может быть огромное количество живых и искусственных цветов, которые понадобились нам как оформление для нашего мероприятия в гавайском стиле "ЭКВАТОР", это может быть и розовый свет и белые стены для нашего мероприятия "BARBIE WORLD". Мы всегда стараемся найти площадку, которая более всего подходит по оформлению под тематику. Выигрышнее всего будут лофты-конструкторы, когда сама администрация предлагает декор и дополнительную мебель по запросу от заказчика.
Важно также заранее обсудить какой декор можно использовать, а какой не рекомендуется. Чаще всего запрещено крепить что-то на крашеные стены, чтобы не испортить краску, не рекомендуетя использование конфетти, которое долго и сложно чистить с мебели и полов. Обсуждение с администрацией всех разрешенных и не разрешенных нюансов поможет сэкономить на штрафах и непредвиденных расходах.
Оборудование и свет
Каждая площадка составляет договор, в котором указана вся мебель, оборудование и декор, которую можно использовать, но также чаще всего они указывают дополнительные опции, которые можно дозаказать. Это и аренда диджейского пульта, дым-машины и дополнительного света. Заказчику нужно заранее прочитать договор и понять: насколько выгодно оплачивать эти функции самому лофту, либо же попытаться найти или взять в аренду у сторонних подрядчиков. К сожалению, некоторые администраторы лофтов не предупреждают заранее, что за использование барной стойки, или использование света нужно платить вне основного прайса. И если за клиннинг, охрану в большей части случаев есть смысл платить отдельно, то вот за барную стойку нет.
Однажды с нами произошла ситуация: мы нашли подходящий лофт, удобный, большой и красивый, идеально подходящий по тематике, но когда мы приехали на просмотр, все оказалось не так радужно. Помимо огромной цены на охрану, мы должны были отдельно оплатить пребывание администратора на площадке, разрешение на пользование баром, отдельно использование колонок и микшера и многое-многое другое. И как бы нам визуально не приглянулась эта площадка, мы не остановили на ней выбор. Но все что не делается, все к лучшему. В течение нескольких дней мы нашли идеальную площадку, где с нас не пытались взять больше, чем объективно стоило это помещение на ночь.
Что важнее всего на каждой вечеринке? Музыка! Работа диджея с колонками, микшером и пультом. Если у заказчика свой диджей, то нужно обязательно взять список или отфотографировать имеющееся в лофте оборудование, а также спросить про мощность звука, возможность использования своей техники, наличие ноутбука и другие необходимые диджею сведения.
Барная стойка и посуда
Для качественной и комфортной работы необходима барная стойка, важно учитывать, чтобы на ней была мокрая зона, желательно с двумя раковинами, достаточное количество места для двух бартендеров, а также наличие полок для посуды и напитков. Барная стойка должна иметь свой отдельный свет, чтобы неон и яркие ламп не мешали кропотливой работе. Опытный бармен сможет подстроиться под работу в полевых условиях, но чем удобнее бармену, тем лучше получаются напитки.
Редко лофт бесплатно предоставляет посуду, но они могут это сделать за небольшую доплату. Заранее ознакомься со штрафами за разбитое стекло, а также желательно не выпускайте гостей с посудой лофта на улицу. Некоторые опьяненные весельем гости могут попытаться выкрасть посуду, такие прецеденты, к сожалению, случаются довольно часто. Именно поэтому стоит просить охрану досматривать сумки как на входе, так и на выходе по окончанию мероприятия.
Охрана
К слову об охране, эти ребята осуществляют контроль и безопасность. Чаще всего их нанимает сам лофт, чтобы они следили за гостями, предотвращали возможные драки или порчу имущества. В идеальном раскладе, лучше нанимать собственную охрану, которая будет работать на организацию, а не на лофт. Это дороже, но при этом охрана несет ответственность перед event-агенством, а не перед администрацией пространства, из-за чего будет работать лучше и качественнее.
У всех лофтов есть свои контакты, приглашаемой ими охраны. В этом мы убедились, когда на двух разных площадках, никак не связанных друг с другом, мы встретили одного и того же охранника. С адекватной охраной можно обсудить все нюансы, выдать им поручения и просьбы. Они могут проверять не только сумки, но и билеты, если объяснить им процесс.
Хорошая охрана никогда не пропустит нежелательных людей. Например, если ваш проект рассчитан на студентов, то охрана спокойно в мягкой форме объясит взрослым мужчинам, что проходит закрытое частное мероприятие, на которое нельзя пройти посторонним. В нашей практике нам попадались как ответственные охранники, так и не очень, поэтому не стесняйтесь давать охране задания, так как их работа была отдельно оплачена из бюджета организации.
Администрация
Наверное, самым важным пунктом будет здесь именно администрация лофта. При просмотре понаблюдай за их реакцией на запросы, игнорируй продавливание и активные просьбы докупить что-то из дополнительного прайса. Помни, любой администратор получает процент от количества проданных функций и услуг от лофта, поэтому старается как можно больше привлечь в незапланированные затраты. Если ты чувствуешь пренебрежение, недоверие или слышишь колкие фразы от администрации - смело отказывайся от площадки. Такие администраторы не простят ни единого сдвинутого с места стула или чуть поцарапанной плитки, после чего банально не вернут залог.
Однажды, мы отказались проводить вечеринку в понравившемся лофте после фразы: "Я ненавижу работать и заключать договор с женщинами". Помимо общего оскорбления женского пола, это показало и непрофессионализм и предвзятость владельцев из-за чего они потеряли клиентов, а мы не потеряли финансовые вложения.
Выбор площадки, это кропотливый и сложный процесс, к которому нужно подходить со всей ответственностью, так как это едва ли не самая масштабная трата на этапе предпродакшена. Надеемся, эта статья поможет избежать ошибок, которые совершили или могли совершить мы!
see you, IN TEAM
Автор: Ксения Саушкина - руководитель PR-отдела IN TEAM
Дизайнер-оформитель: Александра Эйрамджанц - креативный продюсер IN TEAM
Наши социальные сети:
*Meta признана экстремистской организацией и запрещена в РФ
** Алкоголь вредит твоему здоровью!
