Форма АДИ-РЕГ — это документ, с недавнего времени заменяющий СНИЛС. Бланк подтверждает, что гражданин зарегистрирован в пенсионной системе. Формуляр потребуется при оформлении трудоустройства. В статье бланк и образец заполнения АДИ-РЕГ в 2023 году.
Что такое форма АДИ-РЕГ
Привычные зеленые пластиковые карточки СНИЛС фонд перестал выдавать еще в 2019 году. Вместо стандартной карты СНИЛС гражданам стали оформлять новый вид документа. Форма получила особе название — АДИ-РЕГ (Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ). Документ подтверждает факт регистрации гражданина в пенсионной системе Российской Федерации. Простыми словами, АДИ-РЕГ подтверждает, что:
- физлицо поставлено на учет в системе пенсионного страхования,
- ему присвоен индивидуальный номер,
- открыт личный персонифицированный счет;
- информация о страховом стаже и накоплениях теперь отражается в базе данных ПФР.
Если гражданин встал на учет до внесения изменений, то у него на руках все также должно быть страховое свидетельство СНИЛС в виде светло-зеленой пластикой карточки. Если же первичная регистрация осуществляется в 2023 году, то заявителю (физлицу) будет выдан новый бумажный формуляр.
Важно! Привычный СНИЛС в виде зеленой карты является действительным. Сотрудникам не требуется переоформлять страховое свидетельство на новую форму АДИ-РЕГ. Пластиковая карта будет действовать пожизненно или до момента изменения персональных данных о застрахованном лице.
Как оформляют АДИ-РЕГ
Зелёную пластиковую карточку, на которой указан СНИЛС, больше не выдают. Вместо неё вы получите документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта, — уведомление по форме АДИ-РЕГ. В нём будут отражены все данные из страхового свидетельства: ФИО, дата и место рождения, пол и сам СНИЛС
Для получения страхового свидетельства в новом формате предусмотрено всего два варианта. Обратиться за формой АДИ-РЕГ допустимо:
- При первичном трудоустройстве. Когда физическое лицо впервые зачисляется на работу (госслужбу) на территории РФ. Номер страхового свидетельства — это обязательный реквизит при оформлении нового сотрудника. Документ подтверждает, что он зарегистрирован в ПФР, и ему открыт индивидуальный лицевой счет, где будут учитываться стаж и отчисления.
- При изменении персональных данных. Например, при смене фамилии в 2023 году работнику выдадут форму АДИ-РЕГ вместо пластиковой карты. Новые данные должны быть внесены не только в бумажные документы. К примеру, если АДИ-РЕГ сформирована в виде электронного документа, то все изменения должны быть своевременно отражены в нем.
В обоих случаях оформлением обязан заниматься работодатель. Необходимо запросить с работника письменное заявление (п. 3 ст. 9 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).
Статьи по теме в журнале «Упрощёнка»
В остальных ситуациях заявлять на АДИ-РЕГ в ПФР не требуется. Например, если работник потерял свою пластиковую карточку СНИЛС, то оформлять дубликат свидетельства не обязательно. Дело в том, что страховой номер сохраняется, он привязан к гражданину, и в системе персонифицированного учета никуда не исчезнет (п. 6, 10 ст. 1 Закона от 01.04.2019 № 48-ФЗ). Бухгалтерия работодателя продолжит осуществлять перечисления по номеру, в ПФР начисления будут отражаться в обычном порядке.
Иное дело обстоит с первичным трудоустройством дистанционных работников. Если вы принимаете на удаленную работу гражданина, у которого нет номера страхового свидетельства, то у работодателя не возникает обязанности оформлять АДИ-РЕГ (ч. 4 ст. 312.2 ТК). В таком случае встать на учет в ПФР обязан сам дистанционный работник. Для этого ему достаточно обратиться с паспортом в территориальное отделение ПФР по месту жительства.
Образец АДИ-РЕГ в 2023 году
АДИ-РЕГ — это карточка, которая заменила старую зеленую карту СНИЛС.
В журнале "Упрощенка" опубликован образец новой формы.
Новая форма АДИ-РЕГ от ПФРДанная форма заменяет зеленую карточку СНИЛС
Постановление Правления ПФР с правилами заполнения нового АДИ-РЕГОфициальный порядок заполнения
Образец заполнения АДИ-РЕГ в 2023 годуРаботодатель должен проверить АДИ-РЕГ по данному образцу
Инструкция: оформляем АДИ-РЕГ для трудоустроенных впервые
Когда нанимаете работника, не зарегистрированного в информационной базе ПФР, то соблюдайте следующий порядок действий:
- Оформите анкету по форме АДВ-1. В анкете отразите персональные данные о работнике, который будет впервые регистрироваться в базе Пенсионного ведомства. Сведения вносите в анкету на основании паспорта или иных документов, подтверждающих личность работника.
- Вместе с анкетой необходимо заполнить сопроводительную опись по форме АДВ-6-1. Это обязательное условие для подачи документов в ПФ РФ (п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ПП ПФР от 13.06.2019 № 335п, п. 17 и 25 Инструкции, из ПП ПФР от 11.01.2017 № 2п).
- Готовые документы направьте в ПФР в течение пяти рабочих дней с момента подписания трудового договора с новичком (абз. 2 п. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ и пункта 12 Инструкции, утвержденной приказом Минтруда от 22.04.2020 № 211н).
Подать документы можно лично в ПФР по месту регистрации страхователя (работодателя) либо через уполномоченного представителя (по доверенности). Разрешено направить бумаги почтой. Рекомендуем оформить опись вложения и отправить заказное письмо, чтобы подтвердить соблюдение срока в 5 рабочих дней. Если ваша компания или ИП подключены к электронному документообороту с ПФР, то направьте сведения в электронном виде. Обязательно удостоверьте анкету и опись (АДВ-1 и АДВ-6-1) усиленной квалифицированной цифровой подписью.
Проверьте, знаете ли вы, какие документы потребовать у нового работника. Представьте ситуацию. На работу курьером устраивается мужчина 35 лет. Он ранее уже работал, и у него есть маленький ребенок. От бумажной трудовой книжки он не отказывался. Выберите документы, которые потребуете.
Как изменить сведения в АДИ-РЕГ
В некоторых случаях персональные данные работника могут измениться. Самая распространенная причина - это регистрация брака, когда женщина меняет свою фамилию на фамилию мужа. Но может быть и обратная ситуация — при разводе.
Если работник представил документы, подтверждающие смену фамилии, имени, отчества, места рождения или даты рождения, то придется обновить сведения в ПФР. Для этого подготовьте заявление об обмене по форме АДВ-2. Не забудьте подготовить опись документов по форме АДВ-6-1. Этот документ обязателен по п. 2 ст.8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, п.19 и 25 Инструкции, утвержденной постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 2п.
Направьте документы в территориальное отделение пенсионного ведомства лично, по почте или электронно.
Есть документы, сроки действия которых у работников ограниченны. Если подходит к концу срок трудового договора, паспорта, водительских прав или патента, надо решить, что делать дальше. Мы подготовили инструкцию для каждого документа.
Проверьте новый АДИ-РЕГ
Работодатель или иное лицо, выступающее в роли страхователя, не заполняет форму АДИ-РЕГ. Обязанность нанимателя — своевременно представить документы в Пенсионный фонд. А вот номер страхового свидетельства присваивает ПФР. После завершения регистрационной процедуры ведомство направляет работодателю заполненную форму АДИ-РЕГ.
В форме от ПФР будет отражена следующая информация о работнике:
- сам страховой номер в формате ХХХ-ХХХ-ХХХ ХХ (11 знаков), подтверждающий факт регистрации физического лица в базе персонифицированного учета;
- фамилия, имя и отчество (только при наличии) лица, зарегистрированного в ПФР;
- дата рождения работника, зарегистрированного в системе пенсионного учета (формат даты: "ДД МЕСЯЦ ГГГГ");
- место рождения физического лица, на которого сформирована АДИ-РЕГ;
- пол гражданина, информация указывается без сокращений и кодификаций (доступно только два варианта: «МУЖСКОЙ» или «ЖЕНСКИЙ»);
- дата фактической регистрации физлица в системе персучета Пенсионного фонда (формат даты"ДД МЕСЯЦ ГГГГ").
При получении готовой формы АДИ-РЕГ от ПФР обязательно проверьте все перечисленные сведения. Особое внимание уделите ФИО, месту и дате рождения. Сведения сверяйте с копией паспорта, которая храниться в личном деле работника.
Важно! Ошибка, описка или опечатка в одной букве может привести к существенным проблемам. Так как данные, поданные страхователем, не будут совпадать с регистрационной информацией, имеющейся в базе данных ПФР. Если нашли опечатку, то необходимо незамедлительно обратиться в ПФР.