Введение
Многие люди сталкиваются с проблемой организации своего времени и повышения личной эффективности. Я тоже долго искал подходящие инструменты и методы, пытаясь использовать календарь с to-do листом, личные задачи в Bitrix24 и другие подходы. Однако, ни один из них не приносил желаемого результата. В итоге я нашел комбинацию двух систем, которые реально помогли мне улучшить свою эффективность: GTD и Agile Results.
GTD (Getting Things Done)
GTD, или Getting Things Done (дословно "делай вещи"), - это система управления временем, разработанная Дэвидом Алленом. Она основана на идее, что мы должны полностью освободить свой ум от мыслей о текущих задачах и планах, чтобы сосредоточиться на выполнении важных дел. GTD предлагает следующие этапы работы с задачами:
- Сбор информации: записывайте все свои идеи, задачи и планы в одном месте.
- Обработка: разбирайте и организуйте ваш список, определите приоритеты и следующие действия.
- Организация: распределите задачи по категориям и назначьте даты выполнения.
- Обзор: регулярно просматривайте свой список и обновляйте его.
- Выполнение: сосредоточьтесь на выполнении конкретной задачи, не отвлекаясь на другие дела.
Agile Results
Agile Results - это система управления личной эффективностью, разработанная Джей Дероксом. Она базируется на принципах гибкой разработки и предлагает использовать следующие подходы:
- Работа по итерациям: разбивайте свою работу на недельные или месячные циклы, анализируйте результаты и корректируйте планы.
- Установка трех ключевых результатов на день, неделю и месяц: определите, какие задачи являются наиболее важными, и сосредоточьтесь на их выполнении.
- Регулярное планирование и анализ: уделяйте время на планирование
Мой опыт
Хочу поделиться своим опытом использования Evernote для управления задачами. У меня есть два основных раздела:
- Раздел Agile Results: В этом разделе каждая запись блокнота представляет собой одну неделю. На верхней части страницы есть ссылка на месячные цели, а также краткая информация о том, зачем это всё делается. Ниже представлена детализация по дням недели.
- Раздел GTD (Getting Things Done): Этот раздел состоит из четырех блокнотов: 1) Входящие, 2) В работе, 3) Поручил, и 4) Выполнено.
Как я работаю с этим инструментом:
- Всю информацию, полученную в течение дня и не относящуюся к текущим задачам, я отправляю в блокнот "Входящие".
- Утро начинается с просмотра блока "Входящие". Затем вся информация обрабатывается по следующим принципам:Если задача важна и можно сделать за 5 минут, выполняю её сразу.
Если задачу можно делегировать, ставлю её в Bitrix24 на сотрудника. Если задача не связана с бизнесом, передаю её другим способами и переношу в блокнот "Поручил".
Если задача требует длительного решения, добавляю её в календарь.
Если это полезная информация, сохраняю её в соответствующем блокноте. - Затем я перехожу к разделу Agile Results и планирую три задачи на день, исходя из задач календаря и плана на месяц. Одним из преимуществ этого подхода является то, что каждое утро я уточняю свои дела в соответствии с текущей ситуацией.
В заключении хочу поделиться, что для меня сочетание этих инструментов стало наиболее эффективным. Главным вызовом является регулярное добавление информации в блокнот и ежедневное утреннее планирование задач. Однако, когда это превращается в привычку, процесс становится легким и понятным. Я надеюсь, что мой опыт поможет вам привести свою жизнь в порядок, повысить эффективность и получать удовольствие от решения задач.