Как получить справку о смерти

Если Вы решили, не откладывать составление семейного дерева, но боитесь сделать что-то не так, держите подробное описание по запросу для получения расширенной справки о смерти.

В предыдущих записях я написала, куда необходимо обратиться и что для этого обращения понадобится (для ЗАГС или для МФЦ). Сегодня давайте определимся, что скрывается за фразой «запрос в ЗАГС».

Предположим, что у Вас нет документов на Вашу бабушку по отцу, но Вы очень хотите их найти.

Ваш паспорт и свидетельство у Вас есть. И даже заверенную копию свидетельства о рождении папы удалось раздобыть. Что дальше?

Текст запроса на поиск и актуализацию записи о смерти выглядит примерно так:

«Прошу найти актовую запись (сообщить номер и дату), по предварительным данным находящуюся в архиве ЗАГС по _______________(населенный пункт, область):

1 Фамилия Имя Отчество (______г.р.), по факту смерти в _______ году.

В случае выявления записи, прошу внести в электронную базу ЗАГС все имеющиеся в актовой записи данные: ФИО, номер и дата записи, дату смерти, место смерти, национальность, причину смерти, дату и место рождения, место где постоянно проживал (полный адрес), семейное положение, где и кем работал, образование, документ, подтверждающий факт смерти, ФИО заявителя, иные сведения.

Документы, подтверждающие родство имеются.

Заранее огромное спасибо!»

Это текст одного из моих запросов в ЗАГС. Фраза «оплату гарантирую» была необходима до 2021 года, так как ЗАГС работал авансом и быстрее выполнял запросы, если понимал, что человек знает про госпошлину (200р). Часто люди заказывали справку, но потом не могли получить ее, тогда ЗАГС не получал оплату по этой работе.

При направлении запроса Вы можете не прикладывать документы по родству, потому что ЗАГС, куда Вы направляете запрос, не сообщит Вам никакой информации по Вашему родственнику. Он лишь дополнит запись и сообщит Вам, что работу по запросу провел. Если запись будет найдена, Вам сообщат ее номер по телефону или ответным письмом. Документы по родству у Вас спросят в Вашем отделении ЗАГС или МФЦ при получении документов.

Имейте ввиду, что ЗАГС может написать Вам или позвонить, чтобы уточнить какую-нибудь информацию, поэтому после направления запроса советую брать трубку с незнакомых номеров. ЗАГС может позвонить, если есть расхождения в написании ФИО, неточностях в датах или месте.

Почему поиски не безнадежны, даже если Вы не знаете точных данных о дате и месте смерти? Или ответы на вопросы «А что если я не знаю….?»

• Если Вы не имеете полных данных ЗАГС и МФЦ не откажут Вам в поисках записи
• Если Вы не помните точных дат смерти, Вы можете их не указывать. Допускается писать только год смерти без числа и месяца или к известной Вам дате смерти писать «предположительно». Так сотрудники поймут, что если в нужный месяц запись не найдется, необходимо проверить + / - год от указанной даты. В поиске не откажут, даже если Вы укажете данные о смерти диапазоном: например, 1927-1931 годы. Оптимальным считается диапазон не более 3-х лет, но в моей практике был один случай, когда я писала запрос с указанием 7-летнего диапазона, и сотрудники проверили период и нашли запись.
• Если Вы не знаете имени или отчества, Вы можете его не указывать или указать рядом с ними «предположительно».
• Если Вы не знаете место смерти, Вы можете указать только область, без конкретного города или села. Или снова добавить «предположительно».

Форма расширенной справки о смерти. Данные, для которых нет отдельной строки, будут внесены в поле "иные сведения". Если Вы не уточните, что это поле нужно, Вам выдадут упрощенную справку, не содержащую его. Для генеалогии советую, всегда просить расширенные справки.

Чтобы Ваше письмо стало официальным запросом следует добавить к нему еще кое-что, а именно адресата и отправителя. Без этого ЗАГС не сможет рассмотреть Ваше обращение. Чтобы зарегистрировать Ваш запрос, ЗАГС должен зафиксировать Ваши ФИО, адрес (почтовый или электронный) и телефон., это и есть данные отправителя.

Последнее, что осталось определить – это данные адресата. Как определить, кому и куда направить письмо? Поисковики знают все)) Введите слово «ЗАГС» и название города или села, в который хотите направить запрос. В первых ссылках Вы найдете сайт администрации и/или страницу отделения ЗАГС. Именно там Вы найдете ФИО руководителя ЗАГС, почтовый и электронный адрес, куда направлять запрос. Если Вы знаете только область, то запрос можно направить в областной ЗАГС и он сам разошлет Ваш запрос по городским отделам.

Что проверить перед отправкой запроса:

• указано кому Вы отправляете запрос?
• указано от кого запрос (Ваши ФИО и адреса)?
• указано ФИО человека, которого ищите (кстати, если в одном городе имеются записи по нескольким родственникам, Вы можете указать их в одном запросе, лучше под отдельными номерами)?
• указаны дата или временные интервалы поиска?
• указано предположительное место смерти?

Если у Вас мало точной информации, помогите сотрудникам и для каждого человека в запросе напишите чуть больше информации, чтобы упростить поиск. Можно даже добавить «по рассказам в семье она ….» и написать вещи, которые ничем не можете подтвердить. Хотя этот способ мы с Вами рассмотрим позже, когда будем говорить про архивы.

Статья получилась длинная, но надеюсь понятная и нужная. Должна сказать, что у ЗАГС нет понятия "образца" для такого запроса. Запрос пишется в свободной форме, поэтому если в интернете Вы найдете другой образец и Вам он понравится больше или там будет что-то важное для Вас, просто поправьте свой запрос, это не отразится на результате.

Помогите мне понять, интересен ли Вам такой формат статей? Что для Вас лишнее или чего не хватило для понимания?