Роструд дал совет на случай, если работник запросил в бухгалтерии документы, но не явился за ними. В статье 62 ТК не сказано, как должен действовать работодатель. Этот законодательный пробел создает для учреждения риски. Ведь оно обязано выдать документы, связанные с работой, в течение трех рабочих дней со дня подачи заявления (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). Причем день подачи заявления входит в срок, так как он определен как день начала периода, в течение которого нужно предоставить документы (ч. 1 ст. 14 ТК). Если опоздаете или не выдадите документы вовсе, инспекторы труда могут оштрафовать и учреждение, и руководителя по части 1 или 2 статьи 5.27 КоАП.
Направьте работнику документы по почте, например ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. В этом случае у вас останется подтверждение, что именно было в письме, ведь это фиксируется в описи. К тому же, когда работник получит письмо, он распишется в уведомлении. Почта перешлет этот документ учреждению. Он докажет, что сотрудник получил отправление. Документы нужно выслать на адрес, по которому работник зарегистрирован. Если вы знаете, что сотрудник на самом деле живет в другом месте, отправьте документы по адресу фактического проживания. Позвоните работнику и сообщите, что ему направили документы по почте.
Чтобы подстраховаться, вы вправе предложить работнику указать в заявлении почтовый адрес. Попросите уточнить, куда следует выслать документы. Добавьте, что учреждение поступит так, если работник не явится за документами по истечении срока их выдачи. Пример формулировки — в образце в статье.