Узнайте как действовать, если дистанционный работник выехал за границу
От того, как долго работник находится за границей, зависит сумма налога, которую бухгалтерия удерживает из зарплаты. Если работника долго нет в России, меняется его налоговый статус. Их всего два: налоговый резидент и нерезидент. Из зарплат резидентов бухгалтерия удерживает налог на доходы физических лиц (НДФЛ) в размере 13 процентов. Повышенный налог в размере 15 процентов удерживают у работников, которые получают больше 5 млн руб. в год. У нерезидентов удерживают 30 процентов зарплаты, ст. 224 НК.
Статус резидента зависит от того, сколько дней в течение предыдущего календарного года работник провел в России, ст. 207 НК. Каждый раз надо считать, пробыл ли работник в России не менее 183 дней в течение календарного года до дня зарплаты. Если да, то он является налоговым резидентом России. Если нет, то он нерезидент.
Помимо удержаний из текущей зарплаты, бухгалтер пересчитывает налог с выплат, которые нерезидент получил после 1 января года, когда он утратил резидентство, ст. 216 НК. Это значит, что, если вовремя не заметите, что работник перестал быть налоговым резидентом, бухгалтер недоудержит НДФЛ на сумму, равную 17 процентам зарплаты работника, которую он получил в текущем году. Если по итогам года выяснится, что работодатель удержал не всю сумму НДФЛ, налоговая оштрафует организацию на 20 процентов от недоплаченной суммы, ст. 123 НК. Кроме того, за каждый день просрочки начислят пени — для этого сумму недоимки умножат на одну сто пятидесятую ключевой ставки ЦБ и на количество календарных дней просрочки, ст. 75 НК.
Отдельное заявление работника, чтобы начать удерживать из его зарплаты нерезидентский налог, не нужно.
В законе не предусмотрели порядок, в котором работодатели должны отслеживать налоговый статус работников. Поэтому вам надо выбрать собственный алгоритм действий. Объясните работнику, что налоговая может узнать о том, что он выехал из России. Данные об этом она получит из пограничной службы. Поэтому работнику в любом случае придется уплатить налоги, сэкономить не получится. Но есть выбор: самостоятельно разбираться с налоговой или предоставить работодателю актуальные данные, чтобы бухгалтерия корректно рассчитала налог.
Добавьте в правила внутреннего трудового распорядка или в другой локальный нормативный акт обязанность дистанционщика самостоятельно отслеживать свой налоговый статус и сообщать работодателю, если он меняется. Ознакомьте работников с этим актом под подпись. Но учтите, что новая редакция ЛНА не будет распространяться на обстоятельства, которые наступили раньше, чем вы внесли изменения. Пункт об обязанности работника сообщать об утрате резидентства не снимет все риски организации, но снизит их. Работодатель в любом случае отвечает за корректное удержание налогов из зарплат сотрудников. Но тот факт, что ошибка произошла по вине работника, может стать аргументом, чтобы суд уменьшил штраф.
Из материалов журнала «Кадровое дело»
