Электронное актирование: обязательно или добровольно?
На портале Единой информационной системы (ЕИС) имеется функционал по формированию и утверждению закрывающих документов. Он вошел в обиход в рамках поручения Президента РФ от 04 декабря 2019г. № Пр-2472. С 1 апреля 2021 года использование функционала для участников госзаказа является обязательным.
Электронный документ о приемке товаров, работ или услуг призван подтвердить, что данные об исполнении контракта являются достоверными. Цифровая версия приемки, сформированная в ЕИС и подписанная электронной подписью, имеет ту же юридическую силу, что и бумажный документ (Письмо Казначейства России № 14-00-06/27476, ФНС России № АС-4-15/26126 от 18 декабря 2019 года).
Проект сведений об исполнении контракта формируется автоматически для размещения в реестре контрактов и на основании приемочного документа. Эта мера полностью исключает внесение заказчиками ошибочных сведений, за что предусмотрена административная ответственность по ст.7.31 КоАП РФ. Когда раньше заказчики самостоятельно заполняли документ, они могли допустить ошибки, теперь это исключено.
В ЕИС находятся видео уроки и методические материалы, которые помогают сторонам госконтракта разобраться в нововведении. Для этого необходимо зайти в раздел «Документы» -> «Материалы для работы в ЕИС» -> «Материалы для работы с документами о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Для чего введено актирование?
Электронное актирование – мера, необходимая не только для государственных ведомств и проверяющих органов, но и для поставщиков. Она решает ряд важных задач и повышает эффективность закупок:
- согласование приемки происходит быстро;
- оплата по контрактам производится без задержек;
- становится меньше бумаг при документообороте;
- исключаются технические ошибки;
- обеспечивается аналогичность сведений из контракта и закрывающих документов;
- упрощен сбор статистической информации;
- закупочный процесс оптимизирован;
- реализуется принцип прозрачности закупок.
Главной проблемой, из-за которой было решено ввести электронное актирование является сложность установления реальных фактов исполнения контракта и, вообще, установление ситуации, которая происходит между заказчиком и поставщиком на этапе исполнения контракта.
Основные положения
В настоящее время электронное актирование является добровольной мерой. Заказчики должны прописывать это условие в проект контракта и предоставить эту возможность поставщику посредством ЕИС. Использование функционала ЕИС происходит по желанию, то есть при согласии со стороны заказчика и исполнителя.
Как указать в контракте условие электронного актирования (краткая инструкция для заказчика):
- Зайти в личный кабинет на сайте gov.ru.
- Открыть вкладку «Исполнение».
- Найти интересующий контракт.
- Применить к контракту функцию «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме».
Инструкция для поставщика
Как поставщику выполнить электронное актирование при приемке товаров, работ или услуг по контракту:
- Зайти в свой личный кабинет на сайте zakupki.gov.ru.
- Настроить права доступа: просматривать договора и формировать документы о приемке, наличие доверенности на подписание закрывающих документов.
- Открыть вкладку «Исполнение» и выбрать нужный договор.
- Кликнуть на «Создать первичный учетный документ». Заполнить все разделы в предложенной форме, которые не заполнены автоматически.
- Подписать закрывающий документ электронной подписью и отослать его заказчику.
- Произвести поставку.
Что делать, если заказчик отказывается принимать товар?
Если заказчик отказывается принимать товар, то эту проблему можно решить двумя способами:
- Согласиться с замечаниями заказчика и поставить продукцию согласно условиям договора и повторно отправить заказчику акт через функционал ЕИС.
- Не соглашаться с замечаниями и обжаловать их.
Что делать поставщику при частичной приемке товаров?
- Открыть акт с пометкой «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)», который получен от заказчика.
- Исправить документ с учетом замечаний заказчика.
- Исправленную версию переслать заказчику на утверждение.
- Произвести поставку.
Инструкция для заказчика...
... Друзья, на этом статья не заканчивается. Переходите на наш сайт онлайн-школы для поставщиков и тендерных специалистов "Азбука тендеров" и читайте до конца.
Подписывайтесь на открытый Телеграм-чат для тендерных специалистов и участников закупок