С 2023 года изменился список документов, которые выдают работнику при увольнении. Некоторые из них отменили, а те, что остались, нужно заполнять по новым формам. Рассказываем, как теперь оформлять увольнение.
Какие бывают увольнения и документы
В Трудовом кодексе есть несколько оснований, по которым можно расстаться с работником. В каждой конкретной ситуации оформление будет немного отличаться.
Увольнение по собственному желанию
Рассмотрим, какие документы нужны, если трудовой договор расторгается по статье 80 ТК РФ.
Заявление об увольнении. Работник должен в письменном виде сообщить вам о желании уволиться. В обычной ситуации это нужно сделать не позднее чем за две недели. Если ещё не закончился испытательный срок или трудовой договор был заключён на срок меньше двух месяцев, заявление надо подать за 3 дня до увольнения.
Дни, которые нужно отработать до увольнения, отсчитывают со следующего дня после подачи заявления. В расчёт входят выходные и праздники.
По взаимной договорённости можно уволить сотрудника раньше положенного срока, то есть без отработки. Также бывают ситуации, когда работодатель вынужден расторгнуть трудовой договор в день, который указал работник. Например, если он увольняется из-за того, что поступил в учебное заведение, вышел на пенсию, ухаживает за ребёнком или больным родственником.
Заявление об увольнении работники пишут в свободной форме от руки или набирают на компьютере. Особых требований к содержанию нет, главное, указать название работодателя, свои ФИО, просьбу об увольнении по собственному желанию, дату увольнения. Внизу заявитель ставит собственноручную подпись.
Заявление желательно зарегистрировать: присвоить ему номер и написать дату получения. Сделать это можно в специальном журнале учёта, например, в который вы записываете информацию о полученных письмах. Если его нет, поставьте дату получения на самом заявлении.
Руководителю нужно написать на заявлении свою резолюцию «Не возражаю» или «Согласен», поставить дату и подпись.
Приказ об увольнении. Он остаётся у работодателя, а работнику выдают копию по запросу. У приказа есть две унифицированные формы — для увольнения одного работника и сразу нескольких. Применять их не обязательно, но это проще всего.
Приказ об увольнении работника (форма Т-8)
Если хотите, можете разработать удобную для себя форму. Но и в ней должны быть обязательные реквизиты:
- название документа;
- наименование работодателя;
- дата составления;
- информация о прекращении трудовых отношений;
- должность, подпись и ФИО руководителя.
Собственные бланки нужно закрепить в учётной политике.
Приказ можно оформить последним рабочим днём увольняемого или раньше.
С приказом об увольнении по собственному желанию нужно обязательно ознакомить работника под подпись.
В форме Т-8 для ознакомления работника с приказом есть отдельная строка
Личная карточка по форме Т-2. Это необязательный документ, но в нём удобно собирать все сведения о сотруднике и его трудовой деятельности от момента приёма на работу до увольнения. Если вы ведёте форму Т-2, сделайте запись о расторжении трудового договора. Карточка остаётся у вас, а по заявлению работника можно выдать копию.
Личная карточка работника: форма № Т-2
Заполните в ней раздел XI:
- основание увольнения;
- дату увольнения;
- реквизиты приказа об увольнении.
Внизу карточки Т-2 нужно расписаться кадровику или другому ответственному сотруднику, а также увольняемому.
Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Её заполняют по отдельной форме и отдают сотруднику по его письменному запросу. Справку нужно оформить по доходам с начала текущего года по дату увольнения.
Справка по форме 182н больше не нужна. До 2023 года её обязательно выдавали работнику при увольнении. Справка нужна была следующему работодателю для расчёта больничных, в ней отражали доходы за текущий год и за два предыдущих. Но теперь вся информация есть у Социального фонда.
Справка СТД-Р. Её заполняют по специальной форме и выдают сотруднику, который отказался от ведения бумажной трудовой книжки. В справке СТД-Р отражаются периоды работы у конкретного работодателя.
Как заполнить справку СТД‑Р — подробная инструкция
Трудовая книжка с записью об увольнении. Если сотрудник не отказывался от бумажной трудовой, её нужно отдать в последний день работы. Сделайте в ней запись по инструкции Минтруда:
- графа 1 — порядковый номер;
- графа 2 — дата увольнения;
- графа 3 — запись о причине увольнения по ТК РФ со ссылкой на его статью, часть и пункт статьи;
- графа 4 — датау и номер приказа об увольнении.
Запись нужно заверить подписью работодателя или сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек. Печать поставьте, если она есть.
Расчётный листок за месяц увольнения. Его отдают увольняемому при окончательном расчёте. В листке содержится детализация всех начислений в составе зарплаты за отработанный месяц, удержания и сумма к уплате. Форма для него не установлена, можно разработать самим, но обычно расчётные листки есть в любой программе или сервисе, в которых рассчитывают зарплату. Такие листки нужно выдавать работникам каждый раз при выплате зарплаты, в том числе и при увольнении.
Раздел 3 отчёта РСВ с данными сотрудника. Расчёт по страховым взносам сдают в ИФНС каждый квартал. Третий раздел — это персонифицированные сведения отдельно по каждому сотруднику и исполнителю. Увольняемому нужно выдать копии страниц, где содержатся только его данные.
Расчёт по страховым взносам в 2023 году
Выписка из персонифицированных сведений о физлицах. Раньше вместо них был отчёт СЗВ-М, но с 2023 года эту форму отменили. Персонифицированные сведения ежемесячно сдают в ИФНС, поэтому работнику можно выдать их только за месяц увольнения. Подготовьте сведения в виде выписки из формы, чтобы в ней были только данные увольняемого.
Персонифицированные сведения о физлицах
Сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1. До 2023 года по увольняемому сдавали отчёт СЗВ-ТД. Сейчас отчитаться о расторжении трудового договора нужно по форме ЕФС-1. Для этого заполните титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Копии работнику выдавать не нужно. Сдайте отчёт в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа об увольнении.
За несдачу в срок сведений о трудовой деятельности должностное лицо организации могут оштрафовать на сумму от 300 до 500 рублей.
Выписки из формы ЕФС-1. Выдайте их работнику, если оформляли по нему подраздел 1.2 со сведениями о страховом стаже и подраздел 3 со сведениями о допвзносах на накопительную пенсию.
Сотрудник может запросить и другие документы, связанные с его работой. Для этого ему нужно написать заявление в свободной форме. Например, сотруднику могут понадобиться копии кадровых приказов, справки о периоде работы, о среднем заработке за последние три месяца и другое. Точного перечня нет.
Точка сама подготовит кадровые документы
Сервис «Кадры» автоматически сформирует приказы и отчётность по сотрудникам, рассчитает аванс и зарплату.
Увольнение по соглашению сторон
Если трудовой договор расторгается по статье 78 ТК РФ, список и оформление документов немного отличаются.
Предложение расторгнуть трудовой договор по соглашению сторон. Его можно оформить в письменном виде от одной из сторон — от работника или работодателя. Установленной формы для такого предложения нет. Работник может написать его в виде заявления. Сроков отработки для увольнения по соглашению сторон в законах не установлено. Можно согласовать любую дату.
Предложение пишут в произвольном виде, главное, указать, что договор будет расторгаться по соглашению сторон.
Соглашение о расторжении трудового договора. Его составляют в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. В соглашении нужно прописать дату увольнения, дату и номер трудового договора и все обговорённые условия, например, выплату выходного пособия. После подписания один экземпляр отдайте работнику, а на втором он должен расписаться в получении.
Приказ об увольнении. Оформите его как обычно, только в основании укажите «Соглашение сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
В остальном список документов совпадает с увольнением по собственному желанию.
Увольнение по инициативе работодателя
В ТК РФ есть несколько разных оснований, по которым работодатель может по своей инициативе уволить работника. Условно их можно разделить на две группы:
- По вине работника. Например, при несоответствии занимаемой должности, утрате доверия, неоднократном неисполнении или грубом нарушении обязанностей.
- Вины работника нет. Например, при сокращении численности или штата работников, закрытии организации или ИП, смене собственника компании.
По каждому из оснований для увольнения по инициативе работодателя в законах установлен отдельный порядок оформления документов. Его нужно строго соблюдать, прежде чем издать приказ о расторжении трудового договора. Так, при сокращении штата, нужно:
- как минимум за два месяца письменно предупредить работника об увольнении;
- предложить перевод на другую должность, если она есть;
- отправить в службу занятости уведомление о предстоящем увольнении;
- соблюсти другие формальности.
Если оформить увольнение неправильно, работник сможет обратиться в суд с требованием восстановить его на работе, выплатить компенсации за вынужденный прогул и моральный вред.
Когда нужно выдать документы
Все документы нужно выдать работнику в последний день работы. Если он не пришёл, документы можно отправить по почте ценным письмом с описью вложения.
Исключение — трудовая книжка, её нужно отдавать под подпись. Поэтому сначала отправьте работнику уведомление с просьбой её забрать или дать письменное согласие на доставку почтой. Так вы снимете с себя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. Но обратите внимание, что её нельзя отправлять за границу. Если работник так и не заберёт трудовую, её нужно хранить до востребования как минимум 50 лет.
Сотрудник может взять отпуск с последующим увольнением. Тогда его последний день работы — это рабочий день перед отпуском. Документы ему нужно выдать в этот день.
Работник может запросить дополнительные справки или копии и после увольнения. В этом случае их нужно выдать не позднее трёх рабочих дней со дня подачи письменного заявления. Требовать плату за подготовку документов нельзя.
За неисполнение обязанности по выдаче документов работодателя могут оштрафовать:
- организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей;
- ИП и должных лиц компании — на сумму от 1000 до 5000 рублей.
При повторном нарушении штрафы будут больше.
За задержку выдачи трудовой книжки есть ещё и материальная ответственность.
Расчёт с сотрудником
В последний день работы увольняемому нужно выплатить все причитающиеся ему суммы:
- зарплату за отработанный месяц;
- компенсацию за неиспользованные отпуска;
- другие выплаты, прописанные в трудовом договоре или в соглашении о его расторжении.
Если работник брал отпускные авансом, их нужно пересчитать и удержать из зарплаты сумму за неотработанные дни отпуска.
Если в день увольнения работника не было, а деньги нужно было получать через кассу, он может обратиться за расчётом в любое другое время. Выплатить ему деньги нужно не позднее, чем на следующий день после обращения.
Что ещё нужно сделать
В некоторых случаях об увольнении работника нужно сообщить в госучреждения.
Если увольняется сотрудник, который подлежит воинскому учёту, нужно уведомить об этом военкомат или местную администрацию. Сведения подают по специальной форме.
Как вести воинский учёт в компании с сотрудниками
Если увольняется работник, у которого удерживали из зарплаты алименты, нужно уведомить судебного пристава-исполнителя или взыскателя. Сделайте это в трёхдневный срок, считая со следующего дня после расторжения трудового договора. Формы для такого уведомления нет, составьте его в произвольном виде. Если у вас есть информация о новом месте работы уволенного, об этом тоже нужно сообщить.
Если не уведомить пристава-исполнителя, работодателя могут оштрафовать:
- организацию — на сумму от 30 до 100 тысяч рублей;
- ИП и должностное лицо компании — на сумму от 10 000 до 20 000 рублей.
Особые случаи для некоторых категорий
При увольнении некоторых работников есть свои особенности.
Совместители
Внешние совместители могут увольняться в общем порядке или по основанию, которое предусмотрено только для них — по статье 288 ТК РФ. То есть по инициативе работодателя в случае, когда на место совместителя берут работника, для которого эта работа будет основной. Причём по этой статье нельзя увольнять того, с кем заключён срочный трудовой договор.
Предупредить совместителя об увольнении в связи с приёмом основного работника нужно за две недели. Составьте уведомление в двух экземплярах. Текст может быть произвольным, главное, указать причину увольнения.
Попросите работника расписаться на втором экземпляре. Если он отказывается получать уведомление, составьте в свободной форме акт об отказе с подписью двух свидетелей.
В приказе об увольнении укажите «Приём на работу работника, для которого эта работа будет являться основной, статья 288 Трудового кодекса Российской Федерации».
Основание для составления приказа — уведомление. А если работник от него отказался — акт об отказе.
Остальные документы оформляйте по стандартной схеме.
Иностранцы
Для иностранных работников кроме общих оснований для увольнения есть ещё специальные. Они зависят от статуса иностранца — временно пребывающий, временно или постоянно проживающий в РФ.
В разных ситуациях сроки увольнения будут отличаться. Например, если временно пребывающий увольняется, потому что закончился патент на работу, расторгнуть с ним договор нужно через месяц после этого события. Причём на этот срок сотрудника нужно отстранить от работы и не начислять зарплату.
Если за месяц иностранный работник так и не оформит новый патент, можно издать приказ об увольнении по пункту 5 части 1 статьи 327.6 ТК РФ.
Об увольнении иностранца нужно уведомить территориальное подразделение МВД по вопросам миграции. Заполните уведомление по специальной форме и отправьте не позднее трёх рабочих дней с даты расторжения трудового договора.
Пенсионеры
У работника пенсионного возраста есть право уволиться в любое время без двухнедельной отработки. Для этого ему нужно написать в заявлении, что он увольняется в связи с выходом на пенсию. Расторгнуть с ним договор нужно в указанный им день.
В приказе об увольнении нужно написать: «Уволен по собственному желанию в связи с выходом на пенсию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
Уволиться по этому основанию пенсионер может только один раз. У следующего работодателя ему нужно будет расторгать договор в общем порядке.
В телеграм-канале Справочной больше полезных материалов для бизнеса, открытые комментарии для нетворкинга и прямые эфиры с экспертами. Подписывайтесь!