Привет, меня зовут Ольга! Я начальник кадрового отдела в мебельной компании. Недавно в фирме поменялся директор. Он попросил отчет об отпусках сотрудников за последний год, а также данные о тех, кто скоро должен пойти на отдых. Все бы ничего, но больше 20 сотрудников должны выйти примерно в одно и то же время. Я понимала, что конфликта с коллегами не избежать и кое-что придумала. Но обо всем по порядку.
Работе время, потехе час
Заявления на отпуска мы всегда заполняем раз в год. Это примерные числа, на которые можно ориентироваться. Но каждые полгода они корректируются. Кадровики сверяют информацию и подсчитывают дни. А сотрудники либо соглашаются, если их все устраивает, либо просят немного подкорректировать даты. Так было каждый раз, и система уже была отлажена.
Но год назад в фирме появился новый отдел, для которого набрали целый штат сотрудников в количестве 20 человек. Когда начала делать отчет, то ужаснулась - весь отдел на отпуск поставили примерно в одно и то же время! Фирма должна на 28 календарных дней лишиться целого офиса, работа которого совсем встанет или ляжет на плечи сотрудников других отделов. Что делать с отпусками я не знала и даже примерно не представляла выход из ситуации. Но деваться было некуда, пришлось решать. Попросила у директора отсрочку сдачи отчета и приступила к работе.
Анкета для сотрудников
Долго думала над тем, как все провернуть. Пришлось отпуска отдела разделить на три месяца. То есть часть выйдет в июне, часть в июле, а остальные в августе. Но все хотелось сделать по-человечески, чтобы не портить отношения с целым офисом. Некоторые уже начали планировать свой отдых на даты, которые указывали в заявлениях. Я считаю, что это было бы нечестно с моей стороны просто так взять и сорвать все планы. Поэтому решила сделать анкету.
Работники должны были заполнить форму, состоящую из 10 вопросов. Примерный список вопросов был таким:
- есть ли у вас планы на отпуск?
- принципиально ли вам выйти в отпуск в июле?
- вы не против перенести отпуск на месяц раньше/позже?
В общей сложности получилось около 10 вопросов, документ с которыми я отправила каждому на личную почту. Потом я сопоставила ответы, а если что-то не сходилось, то лично общалась с коллегами. Это заняло много времени, но зато избежала скандалов с работниками. Всех устраивали новые даты, а над компанией уже не висела угроза потери всего отдела.
Можно было сделать проще
Только спустя несколько дней после сдачи отчета директору, ко мне подошла коллега. Она тактично сказала, что можно было сделать анкету намного проще и затратить в два-три раза меньше времени на обработку ответов. Например, использовать сервисы для создания опросов. Я в свою очередь пообещала, что в следующий раз не буду морочить себе голову и воспользуюсь благами человечества.
С помощью нашего сервиса Matomba вы можете создавать опросы для своих сотрудников, чтобы выяснить разные обстоятельства. Регистрируйтесь по ссылке на сайте https://matomba.ru/ . Попробуйте облегчить себе работу с помощью конструктора!