Как часто Вы слышите эту фразу от руководителя - «у меня нет времени»?
Я слышу эту фраз постоянно и проверяю, как на самом деле загружен руководитель в трудовой деятельности.
Не спорю, что есть руководители, у которых загрузка под 100% и больше, но их единицы и в таком ритме они не находятся постоянно. А поговорим мы о тех руководителях, которые создают видимость работы (ПОТЕРЯ № 0) неэффективным трудом.
«Учить» руководителя бессмысленно! Забудьте про этот способ изменить мышление, если ты управляешь руководителями любого уровня. Необходимо таких руководителей – «лечить». Диагноз мы поставили – неэффективное использование трудового времени по причини создания видимости работы. «Лечение» будет долгим или же быстрым, если Вы приняли решение освободить такого руководителя от обязанностей.
Разбирать базовые задачи руководителя (планирование, контроль, мотивация сотрудников …) для достижения результата, мы не будем так как будем считать, что он у руководителя есть.
Случай № 1
Руководитель ежедневно занимается составлением плана производства (внесение плана в систему на основе остатков и плана продаж, формирование заявок на сырьё, формирование сменного задания) и планирует он на 1 день вперёд. Данная рутина занимает у руководителя около 1 часа. Расчёт заказа на сырьё в среднем составляет 12 минут – расчёты проводится в ручную и заказ пишется на листе бумаги (наименование позиции, необходимое количество). И так происходит на протяжении многих лет (пусть это будет 13 лет). Когда смотришь на это со стороны, то происходит какая-то магия – есть план на продукцию, несколько расчётов на калькуляторе, запись от руки в заявке плана на сырьё (где-то в килограммах, а где-то в листах). Со стороны смотришь и думаешь – нам для чего в бизнесе компьютеры купили и установили на них программы для автоматизации ручного труда!? Начинаешь спрашивать у руководителя – почему Вы тратите время на ручной труд, когда можно это всё автоматизировать на уровне формул школьной программы 1-4 класс? Ответ – я не знаю, как пользоваться программой и у меня нет времени в этом разбираться! «Учить» тут уже бесполезно так как руководитель не просто так высоко забрался по «пищевой цепочке» в компании, надо «лечить».
«Лечение» по случаю № 1
Для начала необходимо принизить такое неэффективное использование труда, потом возвысить компетенцию руководителя, а затем предложить помощь в автоматизации + посмотреть в будущее – как это пригодится в дальнейшем. Если руководитель нормальный, то он согласится, если нет, то «лечить» уже не стоит. Договорились о времени чтобы начать автоматизацию так как время всегда есть, когда что-то надо (добровольно-принудительно тоже считается).
Начинаем описывать расчёт в формуле, которая с помощью магии происходит на калькуляторе и в голове руководителя. И тут мы не можем найти общий язык так как в одном расчёте килограммы на сырьё, а в другом листы и итог по автоматизированной формуле не совпадает с расчётом на калькуляторе руководителя. Опять начинаем вытягивать опыт руководителя в математический расчёт на примерах, как с ребёнком. «Как с ребёнком» - это не оскорбление взрослого человека, а подход, когда надо объяснить так чтобы понял даже ребёнок.
В сумме по времени у нас ушло на таблицу в Excel 30-40 минут. Во время составления таблицы, параллельно проходил процесс обучения. Таблица готова – пора руководителю заполнить её самостоятельно! Первый раз заполнения таблицы с автоматическими расчётами, для получения готового заказа на сырьё, составило 28 минут и неизвестное количество истраченных нервных клеток на истерику. На второй день процесса заполнения было использовано 13 минут и совсем немного истрачено нервных клеток. На третий день было использовано – 6 минут. Наступили выходные. На четвёртый день было использовано – 5 минут. На пятый день было использовано – 5 минут. Процесс стабилизировался, навык закрепился. С 12 минут ручного труда руководитель вышел на процесс в 5 минут и повысил свои навыки в работе с Excel. Успех?! Думаю, что есть немного успеха, но этого мало так как цикл в среднем составляет около 1 часа, а мы сократили только 7 минут. Можно идти дальше, но есть ограничения в текущем навыке владения Excel у руководителя, которые не дают от Excel расчёта перейти к улучшению ERP системы. Будем «лечить» дальше.
Случай №2
Сколько, на ваш взгляд, времени нужно на обход директора производственного подразделения – 15, 20, 30, 60 минут? На моём опыте был рекорд 2 часа! 2 часа рабочая группа потратила на обход так как заранее не прошлась с руководителем подразделения по направлению.
В начале обхода мы прошлись по реестру задач предыдущего обхода. И что Вы думаете? – больше половины задач из реестра не были выполнены и не было по ним перенесено сроков! Этому директор уделил 10 минут и выслушал рабочую группу по обходу. Потом началось обсуждение про грузовой лифт (можно или нельзя ездить на нём сотрудников так как производственные участки находятся на 3-5 этаже), которое длилось минут 15. Данный вопрос уже подымался неоднократно, и главный инженер никак не может решить этот вопрос, кроме запретов. После обсуждений, начался обход производственных участок, где опять были проблемы (сломанный инвентарь, грязные рабочие места, неиспользуемый барк …), которые скрывались. На следующий день должны были прийти представили бизнеса (контрагенты) на экскурсию, а у нас такой бардак. Терпение директора хватило ещё на 25 мин. Директор завершил обход и не стал его продолжать в негодовании сильном. Рабочая группа стала обтекать от позора. Оценка за обход – «чёрная».
Рабочая группа осталась после обхода ещё на 1,5 часа чтобы пройти подразделение до конца и устранить перспективные замечания.
«Лечение» по случаю № 2
Для справки – рабочей группе письмо об обходе было отправлено за 3-4 дня до самого обхода с готовыми чек-листами по направлениям. Как видите, не восприняли информацию. В итоге на обход было затрачено 2 часа (с 16:20 – 18:20, а рабочий день до 16:45).
«Лечение» тут простое – надо показать расчёты (факты) по неэффективному использованию времени и повторно показать чек-листы направлений. По своему направлению, я с руководителем прошёлся за 15 минут + 5 минут были на вопросы и подсказки по информации. Следовательно, участник рабочей группы не смог найти 15 минут в течение 3 дней чтобы пройтись с руководителем по производству и подсказать, помочь в проблемных местах. Все знают «что и кто кому должен», а как организовать и помочь это уже руководитель должен знать всё.
На оперативном совещании показал эти расчёты об неэффективности использовании трудового дня. Так же показал ChatGPT, который при них написал о времени руководителя. Борьба с неэффективностью и «лечением» продолжается.
Итоги
«Учить» руководителя бессмысленно, нужно – «лечить». Как «лечить», я описал выше. Порой «лечение» работает, порой нет. Но лучше этим заниматься, чем ожидать невероятные результаты, когда руководитель просто играет в дурку.