Разные задачи, статус и предпочтения: что важно учитывать при выборе гостиницы для командированного, а что несущественно для компаний? Здесь - основное, на что организатору деловых поездок обратить внимание стоит.
Лимит
Какой бюджет имеет организация на деловой туризм? От этого зависит лимит на оплату гостиниц. Установив его (в штатном порядке, или в онлайн-сервисе), можно сразу разумно сузить выбор гостиниц.
Сотрудники разных категорий могут иметь разный лимит. Его превышают лишь в крайних случаях, когда выбор мест проживания ограничен.
Единственный тип сотрудников, для которых иногда не устанавливают лимит - руководители, чей статус требует уделить больше внимания другим параметрам поездки.
Расположение
Чем дальше гостиница от места работы в командировке - тем больше тратится денег, времени и сил сотрудника на ежедневную дорогу туда-обратно. Поэтому расположение - второй важный параметр, который учитывать обязательно стоит.
Это повлияет и на бюджет поездки в целом, и на работоспособность командированного, а значит - на решение им задач. Подбирать гостиницу поближе можно по карте вручную, по рекомендациям местных, либо - в системе, которая подбирает гостиницу учитывая сразу оба параметра - удаленность от точки назначения (места работы) и бюджетный лимит.
Качество отеля
Плохо выспавшись в шумном, душном или неудобном номере, сотрудник вряд ли будет эффективным. А при плохом питании в гостинице ему придется тратить дополнительные время и силы на поиски ресторанов и кафе. Качество гостиницы - третий самый важный параметр, контролировать который издалека сложнее всего. Если есть связи на месте, имеет смысл воспользоваться рекомендациями тех, кто там побывал. Второй надежный способ: выбрать уже опробованные сетевые отели, качество которых в разных городах предсказуемо.
Одноместное размещение, завтрак, большая кровать
При том, что все мы разные, есть три вещи, которые важны подавляющему большинству людей в командировке: одноместное размещение, двуспальная кровать, сытный завтрак. Эти три пункта обеспечивают сотруднику отдых, а следовательно - работоспособность.
Если необходимо сэкономить бюджет, лучший вариант - поселить однополых знакомых друг с другом сотрудников в один двухместный номер.
Еще большее “уплотнение” используют редко, например, если группа рабочих необходимо проживает в месте командировки долгий срок.
Условия для работы в гостинице
Чтобы работать в гостинице и оставаться на связи, сотруднику могут понадобиться: быстрый интернет, коворкинг-зона или рабочий стол в номере, возможность распечатать документы или сделать их копию. Есть ли все это, лучше проверить заранее.
Неочевидные мелочи
В качественной современной гостинице можно рассчитывать на все необходимое, но поездка в отдаленные регионы может принести сюрпризы. Стоит проверить, что в номере есть фен, шкаф и чайник, что в гостинице есть прачечная и возможность погладить рубашку.
Имеет смысл проверить возможное время заезда и выезда, чтобы сотрудник не ждал времени икс с вещами в холле.
По закону любой отель обязан предоставить отчетные документы (кассовый чек или счет-фактуру), если физлицо платит наличными или картой на месте. Однако имеет смысл заранее позвонить и предупредить, что отчетные документы понадобятся. Если отель бронирует для вас компания по организации командировок, документы предоставляем мы общим пакетом в бухгалтерию напрямую, что упрощает отчетность.
Апартаменты надолго
Если сотрудник находится в командировке долго, удобные вариант - снять апартаменты с кухней и стиральной машиной. Это позволяет создать наполовину домашние, более уютные, условия. А заодно снижает расходы на питание в кафе и химчистку.
Воспользуйтесь услугами организации командировок компании OSDY, чтобы сэкономить не только время и силы, но и бюджет на оплату отелей.
!Статья носит исключительно информационный характер
Авторы и эксперты: Алексей Осадчий, Юлия Гутова
Подписывайтесь на наш канал в ЯндексДзене, мы публикуем профессиональные статьи на тему организации командировок
