Перечень расходов при УСН в 2023 году имеет определенные критерии, которые указываются в статье 346.16 НК РФ. Какие расходы представляет из себя принцип УСН «Доходы минус расходы»? Что относится к расходам? Где найти полный список расходов УСН на 2023 год? Все это вы узнаете ниже, в материале нашей статьи.
Скачайте для своего удобства таблицу с новыми расходами на УСН. Положите на стол — и таблица будет всегда с вами. Таблица актуальна до конца 2023 года.
Все расходы на УСН в 2023 годуСкачать таблицу
Минфин перечислил запрещенные затраты на УСН, их применять нельзя, иначе ИФНС выпишет штраф. Таблица нежелательных расходов есть в статье журнала "Упрощенка":
Статьи по теме в журнале «Упрощёнка»
Изменения расходов в 2023 году из-за пандемии
Стало больше расходов, которые можно учесть на УСН. Список расширили из-за дополнительных затрат, связанных с COVID-ограничениями. Тем не менее из поправок все равно неясно, что конкретно можно учесть на УСН. В новом перечне "Упрощенка" разбиралась вместе с Минфином.
Стало больше расходов, которые можно учесть на УСН. Список расширили из-за дополнительных затрат, связанных с COVID-ограничениями. Тем не менее из поправок все равно неясно, что конкретно можно учесть на УСН. В новом перечне мы разбирались вместе с Минфином.
На сайте rashody.26-2.ru есть справочник расходов по УСН. По вашим вопросам мы дополнили сервис и разъяснили, можно ли учесть расходы, которые прямо не названы в НК.
Теперь на УСН учитываются расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты по перечню, утверждаемому Правительством. Изменения вступили в силу задним числом.
Что написано в новой норме:"Пункт 1 статьи 346.16 НК РФ дополнить подпунктом 39 следующего содержания: 39) расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции".
- Не пропустите важную информацию: Появились банковские расходы на УСН, которые нельзя учитывать упрощенцам.
Принцип доходы минус расходы при УСН
Начнем с принципа «Доходы минус расходы». Что он из себя представляет и что входит в перечень расходов? В отличие от системы упрощенки, учитывающую только доходы, по названию несложно догадаться, что в варианте доходы минус расходы учитываются расходы, который несет предприятие или индивидуальный предприниматель.
По пункту 2 статьи 346.18 Налогового кодекса организации и ИП, которые применяют УСН в 2023 году на объекте доходы минус расходы, вправе уменьшить свою налоговую базу на расходы.
- Читайте по теме: УСН доходы минус расходы: расчет налога пример
Также выбрав систему доходы минус расходы, плательщик УСН в 2023 году обязан вести книгу учета доходов и расходов и учитывать в ней все полученные доходы и понесенные расходы в течение года. На основании этих записей определяется итоговая сумма налога, который должен уплатить предприниматель или организация.
Минфин перечислил запрещенные расходы на УСН в 2023 году
Мы собрали шесть новых разъяснений Минфина о расходах на упрощенке, которые ни в коем случае нельзя учитывать при УСН.
Вид расходов
Как учитывать
Письмо Минфина
Запчасти, которые фирма купила для ремонта, а потом продает остатки
Если фирма приобретает запчасти для ремонта, их можно учесть на дату их оплаты поставщику. Если фирма потом продает излишки, которые остались после ремонта, то повторно учесть их в расходах нельзя. Фирма учтет только доходы от реализации на дату, когда получила деньги от покупателя
Письмо от 09.06.2018 № 03-11-11/40085
Скидки потребителям, НДФЛ и алименты, которые удержали у работников
НДФЛ и алименты. Упрощенцы вправе учесть расходы на оплату труда в порядке, установленном статьей 255 НК. Из этой нормы следует, что к расходам на оплату труда относятся любые начисления работникам по трудовому договору. Значит, можно списать и алименты, которые работодатель удержал из доходов работников, так как это часть оплаты труда.
Скидки. Эти расходы не уменьшают базу по УСН, так как не названы в закрытом перечне затрат (п. 1 ст. 346.16 НК)
Письмо от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590
Автомобиль, который купили для бизнеса на вмененке
Если компания совмещает упрощенку и ЕНВД, то она обязана вести раздельный учет имущества, обязательств и операций по разным спецрежимам. Базу по УСН можно уменьшить только на те расходы, которые относятся к «упрощенной» деятельности. Значит, если фирма купила машину, чтобы использовать для перевозок товара на ЕНВД, учесть расходы на упрощенке не получится
Письмо от 31.05.2018 № 03-11-11/37046
Покупка доли в уставном капитале другой фирмы
Упрощенцы не вправе списать расходы на покупку доли в уставном капитале другого ООО, так как такие затраты не названы в пункте 1 статьи 346.16 НК
Письмо от 18.04.2018 № 03-11-06/2/25967
Товар, который ИП купил на патенте, но продал после перехода на УСН
По общему правилу упрощенцы учитывают стоимость товаров после перепродажи. Но кодекс запрещает списывать на УСН затраты, которые ИП совершил до перехода на упрощенку с патента. Поэтому если ИП не успел реализовать товары, когда применял патент, то после перехода на УСН тоже не может списать расходы
Письмо от 14.05.2018 № 03-11-11/32187
Турпутевки для работников
Пока списать расходы нельзя. Но такое право появится с 1 января 2023 года. Для этого работодатель должен заключить договор либо с турагентом, либо с туроператором. Если же работодатель переведет деньги непосредственно исполнителям туруслуг (перевозчикам, отелям и т. п.), то учесть расходы не получится
Письмо от 23.05.2018 № 03-03-05/34637
- Смотрите также в журнале «Упрощенка»: Справочник расходов на УСН на товары и другое имущество
Расходы по УСН доходы минус расходы 15% в 2023 году
Перечень расходов по УСН в 2023 году является закрытым и приведен в статье 346.16 НК РФ «Порядок определения расходов». Это значит, что учитывать предприятие вправе не любые затраты, а только обоснованные и документально подтвержденные. Используется для этого книга учета доходов и расходов.
При определении объекта налогообложения налогоплательщик уменьшает полученные доходы на следующие расходы (статья 346.16 НК РФ):
1) расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств, а также на достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств
2) расходы на приобретение нематериальных активов, а также создание нематериальных активов самим налогоплательщиком
2.1) расходы на приобретение исключительных прав на изобретения, полезные модели, промышленные образцы, программы для электронных вычислительных машин, базы данных, топологии интегральных микросхем, секреты производства (ноу-хау), а также прав на использование указанных результатов интеллектуальной деятельности на основании лицензионного договора;
2.2) расходы на патентование и (или) оплату правовых услуг по получению правовой охраны результатов интеллектуальной деятельности, включая средства индивидуализации;
2.3) расходы на научные исследования и (или) опытно-конструкторские разработки
3) расходы на ремонт основных средств (в том числе арендованных);
4) арендные (в том числе лизинговые) платежи за арендуемое (в том числе принятое в лизинг) имущество;
5) материальные расходы;
6) расходы на оплату труда, выплату пособий по временной нетрудоспособности в соответствии с законодательством Российской Федерации;
7) расходы на все виды обязательного страхования работников, имущества и ответственности, включая страховые взносы на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;
8) суммы налога на добавленную стоимость по оплаченным товарам (работам, услугам), приобретенным налогоплательщиком
9) проценты, уплачиваемые за предоставление в пользование денежных средств (кредитов, займов), а также расходы, связанные с оплатой услуг, оказываемых кредитными организациями, в том числе связанные с продажей иностранной валюты при взыскании налога, сбора, пеней и штрафа за счет имущества налогоплательщика
10) расходы на обеспечение пожарной безопасности налогоплательщика в соответствии с законодательством Российской Федерации, расходы на услуги по охране имущества, обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, расходы на приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности;
11) суммы таможенных платежей, уплаченные при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, и не подлежащие возврату налогоплательщику в соответствии с таможенным законодательством Таможенного союза и законодательством Российской Федерации о таможенном деле;
12) расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации;
13) расходы на командировки, в частности на:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;
14) плату государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление документов. При этом такие расходы принимаются в пределах тарифов, утвержденных в установленном порядке;
15) расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги;
16) расходы на публикацию бухгалтерской (финансовой) отчетности, а также на публикацию и иное раскрытие другой информации, если законодательством Российской Федерации на налогоплательщика возложена обязанность осуществлять их публикацию (раскрытие);
17) расходы на канцелярские товары;
18) расходы на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи;
19) расходы, связанные с приобретением права на использование программ для ЭВМ и баз данных по договорам с правообладателем (по лицензионным соглашениям). К указанным расходам относятся также расходы на обновление программ для ЭВМ и баз данных;
20) расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), товарного знака и знака обслуживания;
21) расходы на подготовку и освоение новых производств, цехов и агрегатов;
22) суммы налогов и сборов, уплаченные в соответствии с законодательством о налогах и сборах, за исключением налога, уплаченного в соответствии с настоящей главой, и налога на добавленную стоимость, уплаченного в бюджет в соответствии с пунктом 5 статьи 173 НК РФ;
- См. также: Чем товары отличаются от материалов
23) расходы по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (уменьшенные на величину расходов, указанных в подпункте 8 настоящего пункта), а также расходы, связанные с приобретением и реализацией указанных товаров, в том числе расходы по хранению, обслуживанию и транспортировке товаров;
24) расходы на выплату комиссионных, агентских вознаграждений и вознаграждений по договорам поручения;
25) расходы на оказание услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию;
26) расходы на подтверждение соответствия продукции или иных объектов, процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг требованиям технических регламентов, положениям стандартов или условиям договоров;
27) расходы на проведение (в случаях, установленных законодательством Российской Федерации) обязательной оценки в целях контроля за правильностью уплаты налогов в случае возникновения спора об исчислении налоговой базы;
28) плата за предоставление информации о зарегистрированных правах;
29) расходы на оплату услуг специализированных организаций по изготовлению документов кадастрового и технического учета (инвентаризации) объектов недвижимости (в том числе правоустанавливающих документов на земельные участки и документов о межевании земельных участков);
30) расходы на оплату услуг специализированных организаций по проведению экспертизы, обследований, выдаче заключений и предоставлению иных документов, наличие которых обязательно для получения лицензии (разрешения) на осуществление конкретного вида деятельности;
31) судебные расходы и арбитражные сборы;
32) периодические (текущие) платежи за пользование правами на результаты интеллектуальной деятельности и правами на средства индивидуализации (в частности, правами, возникающими из патентов на изобретения, полезные модели, промышленные образцы);
32.1) вступительные, членские и целевые взносы, уплачиваемые в соответствии с Федеральным законом от 1 декабря 2007 года N 315-ФЗ "О саморегулируемых организациях";
33) расходы на проведение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации, подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе в порядке, предусмотренном пунктом 3 статьи 264 НК РФ
35) расходы на обслуживание контрольно-кассовой техники;
36) расходы по вывозу твердых бытовых отходов;
37) сумму платы в счет возмещения вреда, причиняемого автомобильным дорогам общего пользования федерального значения транспортными средствами, имеющими разрешенную максимальную массу свыше 12 тонн, зарегистрированными в реестре транспортных средств системы взимания платы.
38) обязательные отчисления (взносы) застройщиков в компенсационный фонд, формируемый в соответствии с Федеральным законом от 29 июля 2017 года N 218-ФЗ "О публично-правовой компании по защите прав граждан - участников долевого строительства при несостоятельности (банкротстве) застройщиков и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".
39) расходы на дезинфекцию помещений и приобретение приборов, лабораторного оборудования, спецодежды и других средств индивидуальной и коллективной защиты для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований органов государственной власти и органов местного самоуправления, их должностных лиц в связи с распространением новой коронавирусной инфекции
40) расходы на обеспечение мер по технике безопасности, предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, и расходы, связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации;
41) расходы на приобретение медицинских изделий для диагностики (лечения) новой коронавирусной инфекции по перечню, утверждаемому Правительством Российской Федерации, а также на сооружение, изготовление, доставку и доведение указанных медицинских изделий до состояния, в котором они пригодны для использования;
42) выплаты работнику в виде безотчетных сумм, право на выплаты которых установлено актом Президента Российской Федерации и (или) актом Правительства Российской Федерации, в целях возмещения его дополнительных расходов, связанных с командированием на территории, нуждающиеся в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры, в размерах, определенных локальными нормативными актами работодателя, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в такой командировке;
43) расходы в виде безвозмездно переданных денежных средств и (или) иного имущества, указанных в пункте 93 статьи 217 настоящего Кодекса.
Как учитывает расходы ИП на УСН
Предприниматели на упрощенке учитывают расходы по тем же правилам, что и организации, ведут книгу учета доходов и расходов. Разница в том, как при упрощенке с объектом «доходы» считать налоговый вычет — страховые взносы и больничные.
Если у предпринимателя нет работников, страховые взносы и больничные уменьшают налог на упрощенке до нуля. Если работники есть — максимум наполовину. Читайте подробнее об учете взносов при упрощенке. Как ИП учитывает доходы на упрощенке, смотрите в рекомендации.
Гражданин может закрыть ИП, а потом снова зарегистрироваться как предприниматель. В этом случае расходы до закрытия ИП после повторной регистрации ИП учесть нельзя. В подтверждение тому — письмо Минфина от 10.12.2020 № 03-11-11/108073.
Доходы при УСН
В доходах учитываются внереализационные доходы и доходы от реализации. При этом используется «кассовый» метод, согласно которому датой поступления дохода является день получения денежных средств, получения иного имущества или погашения задолженности другими способом (п.1 ст. 346.17 НК РФ).
Расшифровка расходов при УСН
Минфин перечислил запрещенные затраты на УСН, их применять нельзя, иначе ИФНС выпишет штраф. Таблица нежелательных расходов есть в статье журнала "Упрощенка":
Учет налогов
Обращаем ваше внимание, что упрощенцы учитывают в расходах все налоги, кроме УСН. То есть упрощенцы могут списать взносы, налог на имущество, НДС и другие налоги на расходы.
Подробнее про учет НДС читайте в статье Новые правила работы упрощенцев с НДС.
Какие расходы при УСН «доходы минус расходы» уменьшают налоговую базу
Налогоплательщики, которые применяют упрощенку и платят единый налог с разницы между доходами и расходами, могут уменьшать налоговую базу на сумму своих затрат (п. 2 ст. 346.18 НК). Учесть можно расходы, которые перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК. На основании этой статьи можно списать:
1. Расходы на имущество и неимущественные права:
- на покупку и создание основных средств, в том числе на доставку и монтаж; расходы на реконструкцию, модернизацию и ремонт;
- приобретение и создание нематериальных активов (НМА);
- компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей, расходы на содержание служебных автомобилей и другого транспорта (ГСМ, ремонт и техобслуживание, техосмотр, платная парковка);
- материальные расходы, включая расходы на сырье, материалы, стоимость доставки и хранения; стоимость канцтоваров;
- расходы на обеспечение пожарной безопасности и охрану имущества;
- подготовку и освоение новых производств, цехов, агрегатов;
- потери от недостачи и порчи при хранении и транспортировке в пределах норм естественной убыли;
- стоимость покупных товаров для перепродажи, расходы на доставку и хранение товаров;
- расходы на покупку, аренду, техобслуживание и ремонт ККТ, на обработку фискальных данных по онлайн-кассам;
- на гарантийный ремонт;
- НИОКР, расходы на исключительные права на изобретения, промышленные образцы и т. п., на патентование, платежи за пользование правами на результаты интеллектуальной деятельности;
- расходы на сертификацию, обязательную оценку, экспертизу для получения лицензий.
2. Расходы на работников:
- на оплату труда, в том числе зарплату, надбавки и доплаты, производственные премии, отпускные, больничные, матпомощь, страховки ДМС;
- командировки, включая суточные, расходы на проезд и проживание, стоимость виз и некоторые дополнительные расходы;
- спецодежду, обязательные медосмотры;
- расходы на службу охраны труда;
- независимую оценку квалификации, обучение и повышение квалификации сотрудников в интересах организации, стоимость некоторых семинаров;
- обязательные страховые взносы за сотрудников;
- на дезинфекцию помещений, покупку средств защиты, спецодежду, маски для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований властей в связи с распространением новой коронавирусной инфекции.
3. Стоимость работ и услуг:
- арендные, лизинговые платежи;
- уборка производственных помещений, коммунальные услуги (электроэнергия, отопление, вывоз мусора);
- почтовые услуги и услуги связи, в том числе интернет;
- расходы на создание и покупку компьютерных программ, в том числе антивирусных, Систему Главбух, программу для электронной отчетности, электронную подпись, на создание и обновление сайта, домен и хостинг;
- банковские комиссии и проценты по кредитам, расходы на банковскую гарантию;
- расходы на рекламу, в том числе вывески;
- бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги,
- плата нотариусам за оформление документов, плата специализированным организациям за изготовление документов кадастрового и технического учета по недвижимости;
- обязательные взносы на страхование имущества и ответственности, в том числе ОСАГО;
- расходы на обязательную публикацию бухотчетности;
- плата за предоставление информации о зарегистрированных правах;
- вознаграждения посредникам, в том числе за таможенное оформление;
- судебные расходы и арбитражные сборы;
- взносы в саморегулируемые организации, обязательные отчисления застройщиков в компенсационный фонд.
4. Платежи в бюджет:
- входной НДС, уплаченный поставщикам, и другие налоги и сборы, уплаченные по российскому законодательству (кроме налога на упрощенке и НДС, выделенного в счете-фактуре покупателю);
- госпошлина, таможенные платежи при ввозе товаров в Россию, плата в систему «Платон», торговый сбор;
- плата за негативное воздействие на окружающую среду.
Читайте, какие расходы можно списать как расходы из перечня.
С 21 ноября 2022 года на упрощенке разрешили учитывать безотчетные суммы, которые платят при командировках на территории, которые нуждаются в обеспечении жизнедеятельности населения и восстановлении объектов инфраструктуры (подп. 42 п. 1 ст. 346.16 НК, п. 32 ст. 2 Закона от 21.11.2022 № 443-ФЗ). Правило распространяется на выплаты с 1 января 2022 года. Это необязательные выплаты. Работодатель вправе их перечислять на основании подпункта «в» пункта 1 постановления Правительства от 28.10.2022 № 1915. Безотчетные суммы можно учесть в расходах в пределах 700 руб. за каждый день в командировке.
Деньги и имущество, безвозмездно переданные военнослужащим, в том числе мобилизованным и проходящим службу по контракту, с 21 ноября 2022 года можно учесть на упрощенке (подп. 43 п. 1 ст. 346.16 НК). В расходах можно учесть деньги и имущество, переданные с 1 января 2022 года.
На основании подпунктов 40 и 41 пункта 1 статьи 346.16 НК можно учесть расходы, возникшие с 1 января 2021 года:
- на обеспечение мер по технике безопасности, предусмотренных нормативными правовыми актами РФ;
- связанные с содержанием помещений и инвентаря здравпунктов, находящихся непосредственно на территории организации;
- на приобретение медицинских изделий по перечню Правительства для диагностики и лечения новой коронавирусной инфекции;
- на сооружение, изготовление, доставку и доведение указанных выше медицинских изделий до состояния, в котором они пригодны для использования.
С 2020 года можно учесть расходы на дезинфекцию помещений, покупку средств защиты, спецодежду, маски для выполнения санитарно-эпидемиологических и гигиенических требований властей в связи с распространением новой коронавирусной инфекции (подп. 39 п. 1 ст. 346.16 НК). По этому основанию можно списать расходы, которые возникли с 1 января 2020 года (п. 2 ст. 3 Закона от 22.04.2020 № 121-ФЗ).
Налоговую базу по итогам года можно уменьшить за счет убытков прошлых лет (п. 7 ст. 346.18 НК).
Остальные расходы учесть нельзя. Например, не получится списать расходы на спецоценку, стоимость подписки на периодические издания, консультационные и информационные услуги, аутсорсинг, представительские расходы, расходы на создание любых резервов.
Как учесть расходы в валюте при УСН
Расходы в иностранной валюте учтите в совокупности с расходами, выраженными в рублях. Для пересчета в рубли используйте официальный курс Банка России, установленный на дату осуществления расходов (п. 3 ст. 346.18 НК). Из разъяснений Минфина следует, что дата осуществления расходов в целях упрощенки – это дата оплаты продавцу (письмо от 24.09.2021 № 03-11-06/2/77708). Полученную сумму в рублях учтите при расчете налога на УСН на дату, когда выполнены все условия для признания конкретного расхода.
В НК прямо не сказано, что такое дата осуществления расходов в целях УСН. Раньше Минфин определял курс пересчета на дату перехода права собственности, а не на дату оплаты (письмо Минфина от 24.08.2012 № 03-11-06/2/115). Но в связи с выходом новых разъяснений прежняя позиция не применяется.
Когда за иностранную валюту приобретают товары, материалы и основные средства, их стоимость нужно пересчитать в рубли на дату оплаты поставщику (письмо Минфина от 24.09.2021 № 03-11-06/2/77708). Это правило действует и когда поставщику перечисляют аванс, и когда ТМЦ оплачивают после отгрузки.
Если товары оплачивают в рассрочку, стоимость в рублях определяют по частям: по курсу на дату перечисления каждой части. Полученную сумму в рублях учтите при расчете налога на УСН по мере реализации приобретенных товаров (письмо Минфина от 25.04.2017 № 03-11-11/24828).
При оплате услуг в валюте применяется аналогичный порядок. Например, если заказывали разработку программ за границей, сумму расходов в валюте нужно пересчитывать в рубли по курсу Банка России на дату оплаты разработчикам (письмо Минфина от 24.09.2021 № 03-11-06/2/77708). Дата подписания акта в этом случае не важна.
Переоценку активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте, в связи с изменением курса Банка России производить не нужно. Отрицательные курсовые разницы от такой переоценки не определяются и при расчете налога при УСН не учитываются. Об этом пункт 5 статьи 346.17 НК и письмо Минфина от 15.01.2020 № 03-11-11/1310.
Как на упрощенке учесть расходы на основные средства
При упрощенке с объектом «доходы» стоимость основных средств в расходах не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК). При объекте «доходы минус расходы» можно учесть расходы на приобретение, создание, достройку, дооборудование, реконструкцию, модернизацию и техническое перевооружение основных средств (подп. 1 п. 1 и п. 3 ст. 346.16 НК). Если основное средство приобрели при объекте «доходы», а ввели в эксплуатацию после перехода на объект «доходы минус расходы», затраты на приобретение можно учесть.
Сумма расходов и срок списания зависят от того, приобрели основное средство в период упрощенки или до перехода на спецрежим, оплатили актив полностью или частично. Когда организация на упрощенке продает основное средство, передает безвозмездно или в качестве вклада в уставный капитал, может возникнуть обязанность пересчитать и доплатить налог при УСН. Проверьте, какой у проданного актива срок полезного использования и сколько лет прошло с того момента, когда вы начали списывать расходы.
Как на упрощенке учесть зарплату
При упрощенке с объектом «доходы» расходы на зарплату не учитывают (п. 1 ст. 346.18 НК). При объекте «доходы минус расходы» зарплату и другие расходы на оплату труда учесть можно (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).
Какие расходы можно учесть в составе расходов на оплату труда, смотрите в статье 255 НК (абз. 2 п. 2 ст. 346.16 НК). Например, оклад, сдельную зарплату, производственные премии, компенсации, связанные с режимом и условиями работы, отпускные. Перечень в статье 255 НК не считается закрытым. Поэтому на упрощенке можно учесть и другие затраты, которые связаны с оплатой труда и предусмотрены трудовым или коллективным договором (читайте подробнее, какие расходы можно списать как расходы на оплату труда).
Выплаты работнику, которые не относятся к расходам на оплату труда, иногда можно учесть по другим основаниям. Например, компенсации за использование личных автомобилей сотрудников для служебных целей (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).
Когда расходы на оплату труда уменьшают налог на прибыль в пределах нормативов, такое же ограничение распространяется на расходы при упрощенке (читайте, какие расходы на оплату труда являются нормируемыми). Пример таких расходов — ДМС, путевки для сотрудников на территории РФ.
Чтобы списать расходы на оплату труда, нужно выплатить работникам вознаграждение — выдать из кассы, перечислить на счет, при натуральной оплате передать товары, работы, услуги (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
Если работники участвовали в создании, модернизации, дооборудовании основных средств, их зарплату включают в первоначальную стоимость этих объектов и списывают равными долями на каждое последнее число отчетного и налогового периода (п. 3 ст. 346.16 НК).
Как на упрощенке учесть прочие расходы
При объекте «доходы минус расходы» можно списать следующие затраты из пункта 1 статьи 346.16 НК:
- на обеспечение пожарной безопасности и охрану;
- содержание служебного транспорта и компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей;
- командировки, включая расходы на проезд, наем жилого помещения, суточные и др.;
- обучение персонала и повышение квалификации;
- плату государственному и частному нотариусу за нотариальное оформление документов;
- расходы на бухгалтерские, аудиторские и юридические услуги;
- канцелярские товары;
- почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на услуги связи;
- программы для ЭВМ;
- рекламу и др.
Расходы из подпунктов 10–21 пункта 1 статьи 346.16 НК должны соответствовать требованиям из статьи 264 НК. Например, расходы на рекламу и компенсацию за личный транспорт надо нормировать.