Некоторые документы, которые являются копиями официальных бланков, требуется заверять и писать «Копия верна». Но делать эту надпись надо не везде и всегда. И заверять официальные бумаги нужно тоже в соответствии с правилами.
Зачем заверять копии
Копия документа не считается юридически равной оригиналу. Только если она полностью повторяет подлинник, в нее не внесено никаких правок и она заверена в соответствии с существующими требованиями, вот тогда ее юридическая сила равна оригиналу.
Заверять требуется дубликаты таких документов:
- для предоставления сторонним компаниям и в государственные органы;
- для обмена кадровой документацией внутри организации, например, между подразделениями или филиалами;
- для предоставления справок и выписок сотрудникам об их трудовой деятельности.
Для предоставления дубликатов документов сотрудникам, даже бывшим, сначала нужно взять с них письменный запрос о выдаче копий бумаг, связанных с работой. По запросу работодатели в течение 3 рабочих дней обязаны выдать требуемый бланк.
Обычно заверенные дубликаты требуются для предоставления:
- в налоговую;
- Социальный фонд России;
- банки и микрофинансовые организации;
- надзорные органы;
- судебные инстанции.
Кто заверяет документы
Все зависит от самой официальной бумаги. Обычно это выписки, касающиеся трудовой деятельности, и заверяет их сам работодатель.
А вот для заверения доверенностей, завещания, свидетельства о праве собственности, учредительных документов придется обратиться к нотариусу. Законодательством предусмотрены конкретные случаи для обращения к нотариусу.
В организации заверять дубликаты документов имеют право:
- сам руководитель;
- главный бухгалтер;
- руководитель или специалист кадровой службы;
- уполномоченные должностные лица.
Причем для всех, кроме руководителя, требуется дополнительная бумага, которая наделяет их правом заверения документов. Это может быть отдельное дополнительное соглашение или отметка в должностной инструкции или трудовом договоре. Но есть нюанс: заверять копию вправе тот, кто ее сделал и сравнил с оригиналом.
Юридические лица имеют право удостоверять копии документов только своей компании. Что касается дубликатов сторонних организаций, то требуется их письменное разрешение.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как заверить копии документов для налоговой инспекции. Используйте эти инструкции бесплатно. Переходите по ссылке, получайте бесплатный доступ на 2 дня и пользуйтесь.
Какие законы изучить
Единого нормативного акта, регулирующего процедуру удостоверения копии, нет. В основном принимают во внимание ГОСТ Р 7.0.97-2016. Но он используется только в качестве рекомендаций.
При разработке правил заверения внутри компании лучше всего ориентироваться на судебную практику, распоряжения, акты и письма государственных ведомств. Помогут и такие нормативные акты:
- Указ президиума Верховного Совета СССР № 9779-X от 04.08.83 (ред. от 08.12.2003);
- ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»;
- ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт»;
- положения НК РФ, ГК РФ, АПК РФ.
Когда использовать штамп «Копия верна»
Для удостоверения документов можно использовать оттиск печати или рукописный вариант.
В первом случае изготавливается штамп «Верно» или «Копия верна». ГОСТами это регламентируется. Руководителями практикуется использование печатей «Копия», которая указывает, что это не оригинал, и «Верно», то есть подтверждение правильности бумаги.
При употреблении штампа следует придерживаться таких правил:
- проставляется в конце текста, после всех подписей;
- чаще всего ставится в нижнем правом углу, главное — в свободном месте;
- применять при согласовании с органами, в которые направляется дубликат (лучше уточнить, не все позволяют заверение печатью);
- штамп не должен заходить на текст.
Заверение надписью от руки
Этот метод используется чаще всего. Законодательство это не запрещает. Поэтому смело заверяете копии надписью «Верно».
Штамп удобнее использовать, если бумаг заверять приходится очень много, и к середине пачки рука устает подписывать «Верно». Появляется риск ошибиться, если вдруг рука от усталости дрогнет.
В статье на сайте найдете много примеров правильно заверенных документов, в том числе шаблон для штампа «Копия верна». Там же разобрали правила заверения в организации и рассказали, что делать, если заверить нужно не бумажный, а электронный документ.