В этой статье разберемся, как решать столь сложные вопросы с помощью системы учета рабочего времени.
Выявляем «фиктивных» сотрудников
Бывает, что сотрудники есть в штате, но на самом деле в нем не работают. Кто-то даже получает за них зарплату, а собственник не в курсе этой проблемы и просто платит за воздух. Чаще всего такое встречается в удаленных филиалах компании, где руководству из центрального офиса сложно отследить локальные махинации.
Как мы уже писали в прошлой статье, техническая часть системы учета рабочего времени — это оборудование для распознавания сотрудников. За каждым сотрудником закреплен уникальный идентификатор: данные его карты-пропуска, отпечатки или изображение лица. Это значит, что система зафиксирует отсутствие сотрудника на рабочем месте, если он не воспользуется своим уникальным идентификатором для входа на работу.
Иван Карев, руководитель отдела продаж BioTime
По нашему опыту, если в компании есть проблема с «фиктивными» сотрудниками, то она очень быстро решается установкой системы учета рабочего времени. Обычно за несколько дней до запуска нашей системы из компании чудесным образом увольняется несколько человек. Скорее всего, это и есть те самые «фиктивные» сотрудники.
В системе учета рабочего времени можно в любой момент дистанционно проверить сотрудника и руководителя любого подразделения.
Не пускаем на работу нетрезвых коллег
Ситуация — вчера была зарплата, сегодня сотрудник пришел на работу пьяным. Для того, чтобы отстранить его от работы нужно зафиксировать опьянение сотрудника. На практике это может оказаться не просто, согласно закону есть несколько способов:
- Сотрудник должен пройти медицинское освидетельствование для того, чтобы подтвердить, что находится в нетрезвом состоянии. Но он может от него отказаться — согласно закону, эта добровольная процедура.
- Руководитель сотрудника может составить акт о нахождении работника в состоянии опьянения. Для этого ему нужно собрать свидетельские показания, но на это может никто не согласится, если в коллективе такое расценят, как «подставу коллеги». А если и согласятся, то им придется оторваться от рабочих дел и примерно пару часов потратить на составление акта.
- Также в качестве доказательств подойдут записи с камер видеонаблюдения, но только если на них явно видно, что сотрудник пришел на работу нетрезвым.
Предлагаем решение, которое значительно упростит процесс — система пропуска с бесконтактным алкотестером. Её устанавливают на входе в компанию и подключают к системе учета рабочего времени. Если оборудование зафиксирует, что сотрудник в нетрезвом состоянии, то турникеты не пропустят его внутрь, а программа сохранит данные о нарушении и обнаружении в его выдохе алкоголя.
Решаем проблему с опозданием работников
Опоздания сотрудников негативно влияют на выручку и репутацию компании. Например, если это продуктовый магазин или ресторан, то он должен открываться всегда вовремя, иначе потеряет клиентов. Покупатели не будут ждать пока компания откроется, а просто уйдут в другую за аналогичными товарами и услугами. Кто-то из клиентов напишет негативный отзыв о том, что компания не открывается вовремя.
Когда работодатель нанимает сотрудника, то начинает с ним простые и понятные отношения: «Я покупаю вот такое количество твоего времени за определенную сумму». Если в договоре указан рабочий день с 10 до 18 часов, а подчиненный приступает к обязанностям только в 10:20, то получается, что он «ворует» у компании 20 минут уже оплаченного ему времени.
Система учета рабочего времени не допускает такого — как только сотрудник приходит, данные о его приходе автоматически сохраняются. Собственник может увидеть кто, когда и насколько опоздал. Обойти систему у сотрудников тоже не выйдет, в нее включены сканеры отпечатков пальцев и технологии распознавания лиц. Работники не смогут отмечаться друг за друга, как это бывает с картами, система зафиксирует все прогулы и опоздания.
Даже сотрудник с правами администратора не «прикроет». Если он вдруг решит удалить запись об опоздании или прогуле коллеги — система это действие сохранит.
Контролируем работу удаленных сотрудников
В статье мы разобрались, как наладить трудовую дисциплину при работе с персоналом в штате. Теперь перейдем к решениям для удаленных сотрудников. Одна из частых проблем — дома работники расслабляются и отвлекаются от рабочих задач, из-за чего не успевают выполнять их вовремя.
При удаленной работе много что отвлекает: дети шумят, родственники просят помочь по дому, питомец просится на улицу, да еще и много разных гаджетов вокруг, которые так и тянет использовать. Поэтому обычно в такой обстановке сложнее соблюдать дисциплину, чем в офисе.
Для решения вопроса у нас есть отдельный функционал — BioTime Inspector, он позволяет контролировать работу удаленных сотрудников. Программа покажет запускали ли они рабочие программы в течение дня.
Причем, не получится просто открыть программу и уйти по своим делам, BioTime Inspector регулярно делает скриншоты рабочего стола сотрудника, так что система покажет, если рабочей программой не пользовались.
Когда сотрудник запускает BioTime Inspector система автоматически фиксирует начало рабочего дня, когда закрывает — окончание.
Не стоит переживать, что это система круглосуточно следит за сотрудником — программа работает только пока запущена.
Облегчаем планирование рабочих графиков
Бывает, что в одни дни у сотрудников много свободного времени и им нечем заняться, а в другие — повышенная нагрузка, и они ничего не успевают. Для компании это значит, что в одни дни сотрудник не приносит прибыли компании, потому что не выполняет никакой работы, а в другие недополучает её, потому что его физически не хватает на всех клиентов. Образуются очереди недовольных клиентов, а обслуживать их некому.
В Biotime для решения этой проблемы есть «Мастер расписания», он помогает равномерно распределить нагрузку между сотрудниками. С его помощью можно планировать загрузку персонала с учетом потребностей компании по часам, дням и неделям: назначить любой распорядок рабочего времени, в том числе индивидуальный.
Например, можно на одну неделю назначить один рабочий график, а на следующую — другой. Если необходимо, можно сделать так, чтобы у сотрудника каждый день было разное расписание.
В дни с пиковой нагрузкой можно временно выводить дополнительных сотрудников для работы в отдел, например из других подразделений. Данные о переводе автоматически попадут в отдел кадров. Сотруднику не придется писать и заполнять множество заявлений.
О том, как работает мастер расписания и как им пользоваться подробно рассказываем в видео на 12 минут.
Для экономии времени в программе также есть шаблоны графиков, их можно использовать в готовом виде или корректировать под сотрудников.
Для того, чтобы познакомиться с возможностями системы учета рабочего времени вы можете запросить у нас демодоступ к ней, и попробовать программу в тестовом режиме.