Книга по правилам деловой переписки

Из цикла статей - Библиотека управления ООО "МАГМА"

"Напиши мне тот­ час четыре страницы и только о тех милых вещах, которые наполняют мне сердце радостью и уми­лением" Отрывок из письма Наполеона к Жозефине.

Много лет назад, когда почта еще была в обильном ходу и писать друг другу бумажные письма не считалось зазорным, мне очень нравилось отправлять конверты с фотографиями и от руки написанными письмами своим друзьям. Один из моих знакомых служивших в ту давнюю пору в армии, признавался, что получал от меня письма чаще чем от матери. Мне нравилось описывать на бумаге о произошедших событиях, местах в которых мне удалось побывать и людях с которыми удалось пообщаться. Я думал, что моему собеседнику "на другом конце почты" это будет так же интересно. Однако ответы на свои письма я получал очень редко и совсем скудные. Спустя какое-то время до меня дошло, что большинство людей не очень любят что-то писать, а тем более читать те письма которые слабо к ним относятся и содержат много букв. Позже к этому-же я пришёл применительно и к деловой переписке.

В свете сказанного выше предлагаю прочитать и обсудить книгу Максима Ильяхова и Людмилы Сарычевой "Новые правила деловой переписки". В чём ценность данного издания и чем оно может помочь нам в работе?

Самое важное что я бы хотел подчеркнуть, так это то, что живого общения и прямого контакта ни чего не заменит. Теперь к сути. Если всё же вам пришлось писать сообщение, будь то электропочта, мессенджер или простое СМС, будет не лишним придерживаться определённых правил. Большую часть из этих правил мы знаем из детства, ну скажем говорить: здравствуйте, спасибо и до свидания. А если вопрос будет касаться группы лиц и весьма обширного фронта работ? Как лаконично и внятно описать требования и назначить задачи? И при всём при этом не налить лишней воды в сообщении? Ведь мало кому хочется получить сообщение в несколько страниц, а потом его еще по три раза перечитывать, силясь понять про что тут я.

Книга на простых и жизненных примерах показывает как правильно сформулировать мысль и доносить её до разных категорий граждан. Как разделять сообщения по типам получателей, ведь мы же понимаем, что один и тот же контекст необходимо по разному доносить до заказчика и до исполнителя. В книге очень много готовых к использованию кейсов с подробно описанными примерами. Бери и пользуйся.

Важный на мой взгляд момент - никакая переписка не будет работать, если в компании не выстроена орг.структура и чёткие границы ответственностей всех участников процесса. Ведь в этом случае мы будем наталкиваться на гору непонимания и откровенного фрондирования привлечённых лиц. О книгах по построению внятной структуры мы поговорим немного позже.

Из того, что мне понравилось в этой книге. Хорошо описаны такие моменты: как правильно критиковать и в каких случаях лучше совсем избежать переписки. Особенно правильным считаю, что при критике отдельного сотрудника или группы лиц необходимо сперва написать и пояснить как и за что, а после лично переговорить с человеком. Это конечно восстановит доверие и не настроит человека против вас. Что же до случаев когда необходимо воздержаться вовсе от переписки, то совершенно правильным считаю - не писать ответ в горячке, т.е. сразу как только получили от кого-то неприятное письмо. Необходимо немного остыть и переосмыслить ситуацию.

Обязательно к прочтению (главы):

• Опасные слова;
• Уважение ко времени и вниманию;
• Вежливость - это не слова;
• Адекватность и уважение границ;
• Когда лучше не писать.

Резюмирую так: Давайте будем уважать своё и чужое время, а для этого будем писать друг другу письма кратко и по делу.