Сегодня термин «цифровизация» стал обыденным и часто употребляемым. ИТ-технологии проникли практически во все сферы жизни. Однако что считать цифровизацией?
Можно ли говорить, что она состоялась в отдельно взятой коммерческой организации, если закуплен разный софт, компьютерное оборудование, и менеджеры по работе с клиентами готовят отчетные таблицы в Exсel? Или цифровизацией можно назвать случаи, когда самые актуальные данные по проекту, над которым работает проектная группа, находятся в чатах мессенджеров? При этом руководителю, чтобы получить актуальную управленческую отчетность, нужно сделать несколько звонков своим заместителям, написать письма с пометкой «срочно» и подождать в течение нескольких дней. В итоге может быть, что в полученном файле информация корректна наполовину, имеет много оговорок и поправок. Или, например, когда на решение рядового вопроса в почтовой переписке собирается половина компании вместе с руководством в копии.
В такие моменты вспоминаешь, что не так давно в космос запускались ракеты и при этом у проектных команд не было сотовых телефонов, мессенджеров, онлайн-систем управления проектами и электронной почты. Расчеты делались с помощью логарифмической линейки. За этим лирическим воспоминанием часто наступает ответственный момент в жизни любого менеджера, отвечающего за «цифровизацию». Он может быть и генеральным директором, и рядовым сотрудником, и наемным специалистом, которому поставили задачу наладить ИТ в компании или возглавить цифровую трансформацию. Этот момент — понимание: если цифровизировать, переводить на ИТ-рельсы беспорядок, получится цифровой беспорядок. В подобных случаях ИТ-система не решит задачи, а, наоборот, усугубит и выявит системные проблемы, т. к. ускоренная обработка и передача информации увеличит энтропию.
Цифровизация — это в последнюю очередь про компьютеры. Чтобы получить новое качество от внедрения информационных технологий в функционирование организации требуется выполнить ряд задач. Они сами по себе непростые, а их решение встречает на своем пути множество трудностей и преград.
Основные вызовы для компании при переходе на цифровые рельсы
Одна из таких задач — организация бизнес-процессов. Для этого не нужны компьютерные программы и оборудование. Необходим человек или группа людей — бизнес-аналитиков, которые превратят труд сотрудников, их взаимодействие между собой и с внешней средой в отлаженную систему. Зачастую их знания и компетенции уникальны в своем роде, находятся в точке соприкосновения различных предметных областей. Поэтому найти такого специалиста довольно сложно. Их немного, они дорого стоят, редко бывают незанятыми. Нанять их можно в редкие моменты перехода с проекта на проект. С другой стороны, верифицировать их квалификацию на старте построения или реинжиниринга бизнес-процессов не так просто. Каждая организация решает вопрос поиска бизнес-аналитика по-своему. Где-то эту роль неявно выполняют сотрудники, которые уже в штате. Как правило, это менеджмент среднего звена. Это может быть достаточно успешной практикой. В другом случае, специально формируется должность бизнес-аналитика и нанимается сотрудник или берется на подряд специалист/организация. Оба эти подхода имеют как сильные стороны, так и потенциальные риски. Объединяет их то, что найти качественного исполнителя этой роли непросто. При этом именно от него во многом зависят те системные изменения и результаты, которые должна принести цифровизация.
Другая важная задача — воплощение в жизнь тех бизнес-процессов, которые были разработаны после бизнес-анализа. Бизнес — это люди. Зачастую им непросто что-то менять в своей привычной деятельности. Устоявшиеся паттерны поведения достаточно трудно скорректировать. Поэтому механизмы бизнес-процессов должны быть устроены так, чтобы их невозможно было миновать, изменить по своему желанию или игнорировать. И здесь речь идет не только про методы поощрения и наказания. Скорее, это про выстраивание маршрута, по которому становится действительно удобно идти. Про механику, которую невозможно сломать. В этом кроется еще один барьер для успешной цифровизации, который обозначим чуть позже.
Когда бизнес-процессы разработаны, выстроена системная работа компании, сотрудники стали придерживаться тех инструкций, который были так или иначе созданы, настало время придать ускорение движению, подключить всю мощь технологий для коммуникаций, обработки и хранения информации. В этот момент открываются варианты ИТ-решений, которые можно использовать. Большая проблема — сделать правильный выбор. Нужно учесть свои требования, перспективы развития организации и соотнести все это с возможностями тех или иных систем, стоимостью их владения. В некоторых случаях цена ошибки выбора неправильной ИТ-платформы для бизнес-процесса или задачи может стать практически фатальной для бизнеса. Хорошо, когда бизнес-аналитик может спроецировать свои решения на реальные ИТ-системы. Однако даже в этом случае снова необходимы ИТ-специалисты, способные соединить бизнес-процессы и предлагаемые рынком решения. Отдельно можно отметить многочисленные проблемы заказной разработки, когда система полностью разрабатывается под конкретного заказчика.
Цифровизация подразумевает экономическую эффективность и скорость. С другой стороны, как было сказано выше, бизнес-процесс строится так, чтобы его нельзя было обойти. Зачастую не так сложно обнаружить неэффективность, как трансформировать то, что уже было встроено в ИТ-системы. Часто это бывает достаточно трудным, особенно если мы имеем дело со сложным механизмом взаимодействующих друг с другом объектов. Такие процессы могут существовать годами, т.к. задача по реинжинирингу может стоить дороже, чем потери от их неэффективности. Безусловно, это прежде всего характерно для крупных бизнесов и организаций. В небольших компаниях проблема устранения или трансформации неэффективных бизнес-процессов чаще в том, что «руки не доходят». По сути, это вопрос ресурса времени и кадров.
Еще один барьер на пути цифровизации — частичная цифровизация. Можно потратить много ресурсов на выстраивании бизнес-процесса и реализацию его на современных ИТ-платформах. Сила всей цепочки определяется ее самым слабым звеном. Все усилия будут сведены практически на нет, если в какой-то момент «цифра» обрывается на необходимости физического артефакта: где-то нужна физическая печать, где-то электронная очередь столкнется с очередью стихийной или возникает необходимость и в электронной версии документов, и в бумажной и т.д. Из-за этого, помимо технической несостоятельности итогового результата, может создаваться демотивирующее восприятие цифровизации в целом.
Развитие цифровизации кратно повышает риски, связанные с информационной безопасностью. Можно сделать так, чтобы базы данных были доступными из любой точки мира, но также его могут получить злоумышленники. Значит нужны дополнительные усилия по организации защиты информации и ИТ-ресурсов, что в свою очередь ведет к дополнительным затратам, может влиять на удобство использования ИТ-систем и т.д. Это всегда будет сдерживающим фактором цифровизации.
Технологии делают бизнес эффективнее. При этом зависимость от техники усиливает зависимость от человеческого фактора — квалифицированных кадров, способных обеспечить цифровую трансформацию организации, дальнейшее следование этой стратегии и безопасность в киберпространстве. Дефицит ИТ-специалистов растет. Создаются новые ИТ-системы, требуют технической поддержки и рефакторинга уже существующие. Выиграть в этой гонке помогут не самые мощные серверы и дорогостоящее ПО, а люди, способные грамотно распорядиться имеющимися ресурсами, выстроить бизнес-процессы, разобраться в современных технологиях и немного заглянуть в будущее.
