В любой даже очень маленькой компании, состоящей из одного сотрудника, будет хоть один «цифровой актив». Разберемся, что это такое и почему порядок и учет необходим.
Что такое цифровой актив?
Четкого, общепринятого определения «цифрового актива» пока нет. Есть значение «цифрового финансового актива» (ФЗ от 31.07.2020 №259-ФЗ), под которым понимают «цифровые права, включающие денежные требования».
Мы же под «цифровым активом» понимаем следущее: цифровой актив — информационный ресурс, существующий в виде уникального идентификатора. Право на цифровой актив принадлежит физическому или юридическому лицу.
Критерии цифрового актива
- Электронный вид — набор байтов.
- Утеря цифрового актива — риск, никто не гарантирует его восстановления.
Как определить цифровой актив?
Любая учетная запись, сертификат, атрибут цифровой идентификации является «цифровым активом». Например, у нас сейчас зафиксировано 58 типов (на самом деле их больше) цифровых активов.
Примеры цифровых активов
Актуальный список на 21.02.2023
- Домены;
- Сертификаты;
- Лицензии на цифровые продукты;
- Логотип;
- Брендбук;
- Конфигурации программного обеспечения;
- Криптовалюты, подтвержденные ключом;
- Учетные записи к банковским приложениям;ответы на контрольные вопросы
- Учетные записи к Saas-сервисам;
- Учетные записи к корпоративной почте;
- Учетные записи к внутренним системам;
- Учетные записи к серверам;
- Атрибуты цифровой идентификации;
- Устройства, авторизованные к корпоративным аккаунтам;
- Электронные книги, инструкции, руководства;
- Заказные материалы: тексты, фото, видео;
- Патенты, свидетельства о регистрации.
Рекомендации по сбору и хранению
Почему учитывать, хранить и управлять цифровыми активами — важно? Потому что потеря актива может привести к финансовым и/или репутационным рискам. Некоторые цифровые активы невозможно восстановить.
Права на цифровые активы
Все цифровые активы компании полностью принадлежат ей. Следовательно, максимальный уровень доступа к цифровым активам должен быть у руководителя компании.
Он в свою очередь может передать управление цифровыми активами заместителю — техническому директору, руководителю IT.
Те выстраивают иерархию ниже: например, в ведении и управлении отдела маркетинга находятся цифровые активы по Saas-продуктам, а у бухгалтерии по банковским приложениям.
Такая структура реализована в менеджере TeamDo.
Сбор и хранение цифровых активов
Сбор реестра цифровых активов компании похож на процедуру инвентаризации: нужно собрать все цифровые активы.
Начать можно в обычном файле, но со следующими ограничениями:
- Нужно назначить одного ответственного сотрудника, который соберет все данные;цифровой актив, владелец цифрового актива, пользователи цифрового актива
- Реестр — документ, хранимый на локальном устройстве компании (это не должен быть гуглдок или расшаренный «для всех» документ);
- Ответственный сотрудник должен подписать NDA, по которому не имеет права передавать данные третьим лицам.
Материалы по теме: