Инвентаризация склада — обязательная процедура для любой компании (согласно правилам, описанным в Положении о бухучете). Большинство предприятий сверяет остатки товаров, материалов и оборудования ежемесячно. Расскажем, как упростить проведение инвентаризации на складе и выполнить проверку за 2 часа. Поясним, какое оборудование и программы нужны для этого.
Инвентаризация склада — это сложно! Разрушаем стереотип
В процессе инвентаризации специально созданной комиссии приходится не просто проверять наличие той или иной товарной позиции на складе, но и пересчитывать количество ТМЦ. Полученные данные нужно внести в опись, ошибки при этом недопустимы.
Если все выполнять вручную, проверка затянется на несколько дней, а на больших складах может длиться и неделю. Представьте, насколько это неудобно. Придется ограничивать работу проверяемых секторов склада. Кроме того, не исключены ошибки из-за человеческого фактора.
Избежать этих проблем и облегчить процесс инвентаризации материалов, товаров на складе поможет автоматизация. После ее внедрения вы перестанете искать нужную позицию вручную в описи среди сотни или тысячи наименований. Проверка фактического наличия товаров будет проходить быстро.
Для внедрения автоматизации понадобится специальное оборудование и программное обеспечение. О них и расскажем дальше.
Инвентаризация материалов на складе: что нужно
Для автоматизации складского учета продукции и ее инвентаризации советуем использовать терминал сбора данных (ТСД). Это мобильный компьютер со встроенным сканером штрихкодов и широкими функциональными возможностями. Он не только считывает идентификаторы, но и позволяет работать с документами, создавать коды и делать многое другое (при условии, что на устройство установлено специализированное ПО).
Совет. Для полной автоматизации учета и инвентаризации товаров на складе рекомендуем использовать ТСД с предустановленным программным обеспечением DataMobile.
Некоторые предприятия, кроме маркировки, нанесенной на изделия на производстве, дополнительно применяют свои штрихкоды для организации товароучета. В этом случае инвентаризация товаров на складе не обойдется без термо- или термотрансферного принтера этикеток.
Инвентаризация склада с ТСД и ПО DataMobile
DataMobile — программа для терминалов сбора данных или мобильных устройств на операционной системе Android. Софт входит в Единый реестр российского ПО. Его достоинства:
- параметрические настройки — пользователь может самостоятельно настроить любой бизнес-процесс, выбрать нужные функций, отметив их галочками, без программирования;
- открытые форматы обмена данными с учетной системой — софт работает «из коробки» с типовыми конфигурациями 1С, а также может быть интегрирован в другие товароучетными программы;
- простая настройка взаимодействия с «товароучеткой» при обновлении версии или смене ПО — выполняется пользователем самостоятельно за несколько минут.
Функции DataMobile, полезные для проведения инвентаризации товаров:
- учет по штрихкодам или RFID-меткам (при установке программного модуля RFID);
- организация адресного хранения — позволяет легко находить товары, проводить инвентаризацию отдельных ячеек и зон;
- показ прямо на экране терминала «план-факта» — прошедшие инвентаризацию товары отмечены зеленым цветом, а остальные — подсвечены красным;
- создание этикеток для маркировки продукции и отправка принтеру (стационарному или мобильному) заданий печати штрихкодов.
ПО DataMobile позволяет вести складской учет и выполнять инвентаризацию изделий, подлежащих обязательной маркировке Data Matrix и прослеживанию через систему «Честный ЗНАК». Для этого нужно установить программный модуль Маркировка.
Проведение инвентаризации на складе. Конкретные шаги
Перед проведением инвентаризации товаров на складе при помощи ТСД и ПО DataMobile в товароучетной системе по данным бухгалтерского учета формируется электронная опись. Документ выгружается на терминал. На его основании комиссия фиксирует фактическое наличие товара. Инвентаризацию проводят в два этапа:
- Сканирование кодов маркировки, проверка соответствия фактических данных учетным. После считывания штрихкода прямо на экране ТСД высвечивается информация о товаре: наименование, место размещения, плановое количество товарных единиц.
- Загрузка данных в «товароучетку». После окончания инвентаризации вся информация передается в 1С или другую систему, используемую на предприятии.
Документальное оформление занимает несколько минут — результаты инвентаризации на складе вносят в типовые печатные формы:
- ИНВ-3 — инвентаризационная опись ТМЦ;
- ИНВ-19 — сличительная ведомость.
Форма ИНВ-19 нужна при обнаружении пересортицы, недостачи или излишков продукции на складе. Также оформляется ведомость результатов — ИНВ-26 (согласно порядку, утвержденному Приказом Минфина).
Теперь вы знаете, как проводить инвентаризацию быстро и просто, используя терминалы сбора данных и правильный софт. В Дзене делимся полезными материалами по автоматизации склада и магазина, новостями маркировки. Подписывайтесь на наш канал и будьте в курсе лучших решений для бизнеса.