Встречали ли вы людей, которые не могут жить без суеты? Про таких говорят: «шило в заднице». Они не сидят без дела. Вечно куда-то спешат. Занимаются многими делами одновременно. Посещают все возможные мероприятия. Суетливая работа не проходит напрасно. Это – финансово и морально обеспеченные личности, имеющие множество знакомств. Их любят, параллельно удивляясь:«Как они все успевают?» Секрет кроется в одном – грамотное планирование времени. Психология описывает эту стратегию как «тайм-менеджмент». Многие слышали данное понятие. Но не все понимают его сущность. Давайте разберёмся.
Что такое тайм-менеджмент?
«Time management» - дословно с английского «управление временем». Это модель поведения личности, которая, используя полученные знания и навыки, повышает эффективность своей деятельности. Кратко, тайм-менеджмент предполагает увеличение производительности с сокращением времязатратности. Человек нарабатывает систему управления временем, улучшающую результаты его деятельности.
В узком сознании, метод понимается как рабочее правило, диктуемое руководителем организации и повышающее работоспособность коллектива. В широком смысле, тайм-менеджмент применим не только на работе. Это техника эффективного распределения временного ресурса в разных сферах жизни – учёбе, любви, дружбе, семье.
История тайм-менеджмента
На протяжении многих веков человек создавал, обновлял новые виды валют, за которые можно приобрести те или иные блага. Он считал, что нет ничего ценнее денег – монет, купюр, продуктов, украшений. Ведь благодаря им можно позволить себе пищу, воду, развлечения.
Великие умы, начиная с Древнего мира, осознали главный принцип существования: «Самая важная валюта – время». Сократ, Платон, Аристотель – это философы, которым были чужды человеческие ценности. Они не жили в роскошных особняках, хотя могли бы себя побаловать пирами, балами. Учёные придерживались правила управления рабочим временем. Все их свободные минуты уходили на изучение – процессов, явлений, человеческой сущности. Аристотель говорил: «Счастье состоит не в играх и забавах, а в добродетельной деятельности».
Не обошли стороной труды Леонардо да Винчи. Ещё в Средние века он убеждал: «Время остается достаточно долго для тех, кто его использует». Изучая природу человеческой личности, итальянский гений интерпретировал принцип тайм-менеджмента: «Время – дорого, тратьте его с умом».
В современный век капитализма и технологического прогресса люди менее всего обеспокоены ценностью данного ресурса. Им важны другие – материальные финансы. Работа, дом, деньги– всё это настолько закрепилось в рутинное сознание, что человек перестал осознавать главное благо. Он отказывается изучать новое, ссылаясь на отсутствие времени. За него говорит другая причина – лень. Время есть всегда. Нужно лишь грамотно его спланировать.
Вокалист, композитор, продюсер Джексон Браун утверждает: «Не говорите о том, что у вас нет времени. Времени у вас ровно столько же, сколько его было у Хелен Келлер, Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна». Управление временем – не навык, а привычка. Любой человек способен вписать себя в историю, если его свободные минуты пойдут не на развлечения, а овладение.
Для чего он нужен?
Современные реалии окутывают людей в крепкие цепи «работа-дом». Кажется, что эти две составляющие отнимают большую часть драгоценных минут. Мы постоянно спешим, создаём «дэд-лайны», отвлекаемся. Не замечаем, что бесполезные занятия в сумме отнимают годы и десятилетия. Психология описывает это явление как «прокрастинация». Теряется рентабельность производства. Не раскрывается полноценный потенциал человека - как ответственного родителя, надёжного товарища и самодостаточного сотрудника.
Тайм-менеджмент призван бороться с опиумом постиндустриального общества - прокрастинацией. Система управления временем предполагает уменьшение влияния отвлекающих факторов. Сейчас она активно внедряется крупными предприятиями в производственную среду. Фармацевтическая компания «Pfizer», насчитывающая десятки тысяч сотрудников, отличается высокой производительностью продукции на рынке лекарственных препаратов. Их рентабельность обусловлена внедрением в рабочий процесс одного из методов тайм-менеджмента – матрицы Эйзенхаура. Согласно ему, управление рабочим временем сводится к расстановке приоритетов. Все поставленные задачи условно делятся по шкале от А (срочные, важные) до D (несрочные, неважные). Направлять все свои силы и время необходимо на выполнение дела A. Только так можно выполнить работу, без ущерба для бизнеса. Так поступила Pfizer в 2020 году, когда мир встретился с пандемией коронавирусной инфекции. Руководство компании ввело экстремальный тайм менеджмент – направить весь потенциал научных сотрудников на создание первой вакцины, приостановив исследование остальных препаратов.
Тайм-менеджмент важен не только в рамках рабочего процесса. Грамотное планирование времени – качество, характерное для сильной личности. Тот, кто ценит свои часы, не станет понапрасну тратить их на пустое препровождение. Он найдет время почитать книгу, выяснить проблемы в семье, изучить иностранный язык. Но невозможно натренировать в себе качество за короткий срок. Тайм-менеджмент – не навык, а привычка. Желательно, чтобы человек с детства понимал важность эффективного распределения времени.
Мифы о тайм-менеджменте
Современное поколение действительно обеспокоено проблемой нерационального использования времени. Кто-то составляет расписание, записывая на листке порядок своих действий на следующую неделю. Кому-то приходится вести строгий учёт рабочих минут с подведением итогов в конце дня. Те, кто не может самостоятельно справиться с подобной работой, прибегают к помощи «специалистов» - бизнес-тренеров, спикеров, психологов, фрилансеров. Конечно, такая услуга – не бесплатна. Люди готовы тратить приличные суммы, чтобы узнать о мифических принципах тайм-менеджмента, которые им преподносят на вебинарах и консультациях. Почему мифических? Потому, что они основаны на популярных стереотипах и заблуждениях большинства. Давайте поговорим о них.
Никто не может управлять временем
Наука не спорит. Теоретическая физика не смогла доказать возможность управления временем. Но не опровергает её. С точки зрения философии, время – длительность бытия, смена состояний материальных процессов. Физика рассматривает понятие как одно из измерений, возникшее с момента
Большого Взрыва. Ни та, ни другая не могут с точностью сказать: «Время – управляемо. Мы способны вернуться в прошлое и изменить исход будущего». Благодаря научным трудам, создаётся ложная аксиома неуправляемости времени. Возвышается роль судьбы. «Он не смог получить желаемую работу и создать крепкую семью. Значит, такова его судьба. Ничего не поделаешь». Говоря о человеке, нельзя ограничиваться естественными науками. Да, он живёт по природным правилам. Но может и отклониться от них. Путём установления цели и приложенных усилий для её достижения. Психология, в
отличие от других учений, уверенно утверждает: «Мы сами вершители судеб. Да, невозможно вернуть дни в нашу жизнь. Но можно пополнить дни жизнью». Остаётся лишь поблагодарить тех великих умов из прошлого, которые подарили нам блага в настоящем. Неизвестно, как бы жили будущие поколения, если бы не труды, совершённые сотни лет назад. Эдиссон, Тесла, Эйнштейн – ведь благодаря им электричество вошло в повседневный обиход человечества. Гейтс, Цукерберг, Маск – не с их ли финансовой помощью идёт активное освоение Марса? Они – наглядный пример управленцев
временем.
Тайм-менеджмент заставит меня работать больше и интенсивнее
Система управления временем – это не набор жёстких правил, следуя которым, добиваются повышения работоспособности. Каждый человек уникален. Люди различны в понимании порядка и организации рабочего процесса. Перфекционисты предпочитают «стерильную чистоту». Минималистам достаточно устранение мешающих факторов. Если тайм-менеджмент одного будет составлен по предпочтениям другого, то не получится добиться высокой производительности.
Спикеры и бизнес-коучи внушают методы управления временем, составленные под себя. Следуя и доверяя им, вы рискуете на организационный провал. Лучше, если человек найдёт подход, соответствующий его личному видению порядка и организации работы.
Использование тайм-менеджмента превратит меня в робота, который всё будет делать по расписанию, лишит меня свободы и выбора
Вернёмся к вышесказанному: тайм-менеджмент – не свод строгих правил. Не думайте, что система управления временем задаёт вам программы, которые необходимо тотчас выполнить. Робот не волен в принятии своих решений. Может выполнять одновременно несколько упражнений. Не имеет предела производительности. Вы – личность, способная к самостоятельной сортировке и ранжированию задач. Мы физически не можем направить силы на решение двух и более указаний. «За двумя зайцами погонишься, ни одного не поймаешь». Так и здесь.
Тайм-менеджмент повышает собственную эффективность, так как человек начинает иначе относиться к планированию минут. Он учится выделять главное, распределять силы. Именно распределять, а не повышать. Но невозможно повышать эффективность до бесконечности. Даже самый жёсткий тайм-менеджер имеет свободу и выбор. Свобода в принятии решений о дальнейшем выполнении. Выбор приоритетов.
Это скучно, в тайм-менеджменте нет места спонтанности и творчеству
Не поспоришь с философскими учениями: «Жизнь должна быть наполнена сюрпризами и яркими красками. Естественная, а не механическая». Но кто сказал, что тайм-менеджмент лишит меня вдохновения и наслаждения от неожиданностей?
Грамотное планирование – создание небольших временных отрезков, отведённых для рабочего процесса. Именно небольших. Необязательно погружать себя на 8 часов в экран монитора, пытаясь выполнить всю работу за один день. А между этими промежутками – поместить «минуты релакса». В период расслабления запускается творческая энергия. Работает «мозговой штурм». Генерируются новые идеи, помогающие решению проблемы. Проведём небольшой эксперимент. Кто выполнит лучше одно и то же дело? Женщина, которая весь рабочий день без перерывов посвятила решению задачи? Или мужчина, разделивший своё трудовое время на промежутки. Психологи говорят, результат будет одинаковым. Но если первая получила в конце дня физическое и моральное истощение, то второй – успел посмеяться с коллегами, обсудить планы на выходные и зарядиться энергией на следующую смену.
Это западное изобретение, и для России оно не подходит
«Time management» - услышав английское словосочетание, русский менталитет невольно отвергает её. «Раз иностранцы придумали, то пусть сами его используют», «Опять европейцы со своим ноу-хау» - чего только слышал от знакомых, когда спрашивал, как они относятся к данному явлению.
Тайм-менеджмент в переводе – «временное управление». Но в контексте перевода оно звучит нелепо и имеет двусмысленность. Да, термин западный, но качество характерно для всех людей. Гражданин России может быть не знаком с понятием. Но подсознательно понимает о необходимости эффективного распределения времени. Что в Европе, что в Азии люди живут одним чередом: школа, университет, работа, семья. Поэтому для тех и для других минуты остаются ценным ресурсом.
Такая организация нужна только тем, кто постоянно опаздывает
Деградация характерна для всех – для успевающих и опаздывающих. Представьте, в канун новогодней ночи вы подводите итоги уходящего года. Длительный учёт приводит к выводу: за этот год вы успели сделать всё, что хотели. Станете ли составлять тайм-менеджмент на следующий год? Думаю, да. А зачем? Вы же итак успеваете во всём. А управлять своим временем стоило бы тем, кто постоянно опаздывает.
Основа тайм-менеджмента заключается в его универсальности. Это характерная черта успешной, успевающей личности. Чтобы оставаться на плаву, человек будет придерживаться в дальнейшем его принципов.
Бесполезно бороться с прокрастинацией
Вспомните себя, когда пытаетесь взяться за какое-либо важное дело – будь то реферат, отчёт или любая работа на дому. Явно на выполнение уходит больше задуманного, так как в процессе занятости вы отвлекаетесь на различные факторы: соцсети, телевизор, разговоры. Если суммарно посчитать минуты, ушедшие на отвлекающие дела, то получится внушительное значение. Это явление описывается как прокрастинация.
Многие скажут: невозможно избавиться от прокрастинации. Это – главный миф, из-за которого тайм-менеджмент многими ассоциируется как нечто фантастическое. Согласен, устранить влияние мешающих факторов трудно. Но вполне реально – им не поддаваться. Существует множество методов, о которых я поговорю позже.
7 главных принципов тайм-менеджмент
Мы уже сказали, что распределять время человек волен в индивидуальном распределении времени. Ему не стоит вслушиваться в советы «специалистов», внушающих всем распорядок своего дня. Но существуют принципы, соблюдение которых обязательно для всех, кто хочет рационально управлять собственным временем. Тайм-менеджмент эффективен тогда, когда личность знакома с ними.
Планируйте свои действия
Утро – главное время суток. В этот период мозг, набравший силы во время сна, координирует наш порядок действий за весь день. Важен ваш первоначальный настрой. Утро можно рассматривать как начальный период маленькой жизни. И каждая жизнь имеет смысл и цель. Так и ваш день должен иметь цели, планы. А лучше всего они формируются в период пробуждения. Без запланированного списка день не пройдёт продуктивно. Вы можете забыть о важных делах, постоянно переключаться с одного на другое, браться за все подряд или ничего не делать. В итоге – ноль эффективности и бесполезная трата дня.
Расписание планов выглядит как небольшой перечень заданий в компьютерной игре. Достигая их, вы получаете вознаграждение. Но не финансовое, а моральное наслаждение от проставленной галочки.
Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи
Есть ли у вас мечта? Богатство, семья, успех? А почему это мечта, а не цель? Отличие последнего от первого в том, что оно не свалится с небес по велению волшебной палочки. Цель достигается путём длительных усилий. Тайм-менеджмент предполагает разумное распределение сил и времени, необходимое для достижения задач. Собрав в кучу свои цели, классифицируйте их по критерию длительности выполнения:
- Краткосрочные (1-6 месяцев)
- Среднесрочные (6 -12 месяцев)
- Долгосрочные (более 1 года)
Понятно, что на осуществление долгосрочных планов у вас уйдёт больше времени и сил. Их достижение приносит эмоциональное благополучие. Это не значит, что выполнение краткосрочных целей отдаляет вас от долгосрочных. В жёстком тайм-менеджменте существует техника «декомпозиции». Глобальную цель, сравнимую с мечтой, делят на частные. Проще говоря, наблюдается последовательное выполнение кратко- и среднесрочных задач, которое в конечном итоге приводит к долгосрочному достижению. Давайте разберём технику планирования времени на примере.
Ваша мечта - завоевать сердце девушки, которая не обращает на вас внимание. Похоже на что-то из грани фантастики, но вполне реально. Известно, что её привлекают накаченные и обеспеченные парни. Вы к такой категории не относитесь. Срок – 1 год. Задача – трансформировать своё тело и заработать первый миллион в течение срока. Делим нашу долгосрочную цель на составляющие:
- Исключить из рациона мучное и сладкое
- Овладеть физическими упражнениями на пресс, бицепсы, трицепсы, ноги
- Выработать привычку: посещать спортзал 3 раза в неделю
- Придумать бизнес-идею
- Составить бизнес-план с учётом анализа рынка
- Найти первоначальный капитал (инвесторы или кредит)
- Закупить оборудование, нанять персонал
- Заняться рекламной кампанией
Разделение глобальной цели на краткосрочные – популярная техника экстремального тайм-менеджмента.
Фиксируйте ваш план действий
Одна из часто возникающих проблем – потеря мотивации. В процессе планирования времени личность сталкивается с противоречивыми вопросами, возникающими в его голове. «А зачем я это делаю? Все живут, развлекаются, а я ограничиваю себя рамками и сроками». Главное, справиться с натиском собственной лени и слабоволия.
Психологи советуют прибегать к методу фиксации цели. Когда видна цель, есть мотивация. Необходимо воспользоваться диаграммой Гантта: создать таблицу, в которой столбцами будут сроки, а строками – дела. Записываете задачу и закрашиваете соответствующее количество столбцов. Вручную это делать трудно. Лучше воспользоваться электронными ресурсами. Найти их можно, задав в поисковике: «Приложения для тайм-менеджмента».
Когда появятся сомнения относительно целесообразности достижения цели, открываете диаграмму и наблюдаете, как сильно она закрашена. Угрызение совести и жадность не позволят вам остановиться на пути.
Расставляйте приоритеты
Система управления временем включает расстановку приоритетов. Все накопившиеся дела условно делят по классификации АБВГД:
А- срочное, важное, объемное
Б – несрочное, важное
В – несрочное, менее важное
Г – дело, рекомендуемое к обсуждению о сроках и важности
Д – можно отказаться от его выполнения
Это один из главнейших принципов тайм-менеджмента, которого придерживаются финансовые корпорации. Из полученной классификации они отбирают цели А и направляют весь потенциал на его выполнение. Мы приводили пример про поведение фармацевтического гиганта Pfizer в период пандемии коронавируса.
Другой способ расстановки приоритетов – принцип Парето, или 80 на 20. Согласно правилу, 20% усилий приносят 80% доходов, отбрасывая лишние трудовые затраты. Задача предпринимателя – найти эту самую «двадцатку».
Фокусируйтесь на главном
Выбрать главную, безотлагательную цель поможет матрица Эйзенхауэра. Она напоминает классификацию дел по АБГВД. Дуайт Эйзенхауэр, генерал армии США, 34-й президент, упростил себе работу, создав систему управления временем. Она вошла в обиход современных бизнесменов и политических деятелей. Её техника проста: все цели делятся на 4 категории
Срочные и важные. Выполнить безотлагательно в первую очередь за кратчайшие сроки.
Важные, но несрочные. Отложить можно, но не стоит затягивать. Процесс выполнения взять под свою ответственность
Неважные, но срочные. Нельзя откладывать. Если чувствуете, что не уложитесь в срок, доверьте её реализацию другому.
Неважные, несрочные. На такие дела не стоит обращать внимания.
Анализируйте опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента
«Важен не результат, а опыт». Будьте готовы к тому, что не все вышеперечисленные принципы тайм-менеджмента войдут в ваш обиход. Но не стоит отказывать себе в удовольствии попробовать каждый из них. Вы вольны в преобразовании, усовершенствовании их под себя любимого.
Планируйте отдых
Что понимает современный человек под словом «отдых»? Большинство ответит: «лечь на диван, посмотреть сериалы, параллельно листая ленты в социальных сетях». Спешим огорчить, это не то. Физиологический отдых подразумевает активное расслабление мозга, восстановление нейронных связей и обработка полученной информации. Когда смотрим телевизор, листаем ленту новостей, мы считаем, что так отдыхаем от работы. При этом активно задействуются зрительные, слуховые, осязательные центры коры больших полушарий. Мозг не отдыхает, а получает новый приток информации.
Истинное расслабление в тайм-менеджменте включает смену деятельности и отделение границ рабочего времени. Просидели час за компьютером, выполняя отчёт? Встаньте, походите, сделайте разминку для глаз. Весь день таскали мешки с цементом? Прилягте, отдохните, но не пользуйтесь внешними источниками информации. Дайте себе чёткое указание заканчивать работу в строго определённое время. Лучше, чтобы это время укладывалось в рамки «45 минут до сна». При грамотном планировании отдыха продуктивность обеспечена.
Лучшие методы тайм-менеджмента
Многим кажется, управлять временем – работа не из лёгких. Тайм-менеджмент воспринимается как строгое соблюдение жёстких правил. Существует множество методик минутного планирования, которые докажут обратное.
Метод помидора
Придуман итальянским специалистом Франческо Чирилло. Плодородная Италия богата агрономическими ресурсами. Круглый год земли Апеннинского полуострова щедро награждают жителей урожаем. Поэтому Чирилло как никто другой ощущал богатство овощами и фруктами. Своё «золото» он направил на нужное русло - метод управления временем «помидоро».
Суть техники следующая: рабочий день делите на короткие участки по 25 и 5 минут. 25 минут – погружаетесь в работе, 5 – отдыхаете. Для чистоты эксперимента, лучше использовать таймер. Чирилло сделал свой таймер в виде томата. И так все сутки. Один рабочий спринт исторически получил название «помидор».
За простым кроется сложное. Это не просто метод распределения времени. «Помидоро» - незаменимый помощник в устранении прокрастинации и повышении продуктивности. Регулярные перерывы дают мозгу время усвоить все, что произошло в течение последнего спринта. В период расслабления вы анализируете, что сделали за последние 25 минут.
90 на 30
Метод придуман американцем Тони Шварцем – блогером и основателем компании The Energy Project. Тайм-менеджмент заключается в распределении времени работы и отдыха на другие интервалы – 90 минут труда и 30 – релакса. Цикл повторяется в течение всего дня. Суммарно получаем 7-8 циклов. При этом первые 2-3 должны быть направлены на решение первостепенных задач. Остальные – частичное выполнение несрочных и неважных дел.
Девять дел, или «1-3-5»
Отлично подойдет тем, кто измеряет продуктивность не временными интервалами, а количественной категорией. Проясню: мужчина поставил цель отработать за день 8 часов. Женщина –девять задач, не планируя, сколько уйдёт на выполнение. Эти девять дел условно делятся на:
- 1 самое важное и срочное
- 3 менее важных
- 5 легковыполнимых
Метод позволяет на подсознательном уровне выстроить иерархию. Проводя работу, человек мотивирует себя тем, что «чем быстрее сделаешь, тем раньше закончишь». Прокрастинация и откладывание на завтра уходят на второй план.
Временные блоки
Признайтесь, в детстве или юношестве вы имели опыт планирования дневных задач. Наверняка составляли ежедневное расписание, начиная с утренней гимнастикой и заканчивая сном. Техника временных блоков чем-то напоминает детскую забаву, но более совершена тем, что устраняет ошибки первой. Главная ошибка – мы не отграничивали планы временными рамками. Просто составляли список дел, которые хотели бы выполнить. Итог: в конце дня одни – отложены, другие – забыты.
Составьте распорядок дня, присвоив каждому делу время его выполнения. За этот промежуток не занимайтесь ничем, кроме самой работой. Чёткое соблюдение графика учит дисциплинированности и ответственности перед самим собой. Примерно выглядит так:
11:00 – 13:00 – учу иностранный язык
13:00 – 13:30 – поход в магазин
13:30 – 15:00 – готовлю еду на завтра
15:00 – 18:00 – дописываю отчёт
Приложения для управления временем
В интернете есть большое количество программ для результативного тайм-менеджмента. Некоторые – платные. Другие – частично бесплатные. Деньги, отданные на оплату полной версии приложения, не сравнимы с суммами бизнес-тренингов и консультаций. Мы не будем говорить об универсальном Google календаре и прочих, работающих по принципу напоминалок. Речь пойдет о тех, которыми пользуются финансовые короли рынка и без которых невозможна их продуктивность.
focus@will
Музыка лечит и мотивирует. Факт доказан тысячами работами неврологов и психологов. Основываясь на данном принципе, Уилл Хэншолл разработал приложение для экстремального тайм-менеджмента. Его суть проста: перед началом работы сервис узнаёт о состоянии вашего логического мышления. В процессе выполнения сотрудника ожидает музыкальное сопровождение, учитывающее его самочувствие, время дня и значимость дела.
Loop – Habit tracker
Habit tracker – отслеживатель привычек. Думаем, понятна особенность данного утилита. Приложение работает по принципу ежедневника, но в отличие от первого, сохраняет расписание, вырабатывая привычку. Человек имеет возможность отслеживать продвижение на графике и оценить степень устойчивости привычки.
Alarmy
Не отказываете себе в возможности «поспать ещё 5 минут»? Это признак утреннего слабоволия людей. Как работают современные будильники? В определённое время играет приятная музыка, которую легко может отключить сонный человек нажатием. А если это будет нелегко? Если мелодия станет настолько назойливой, что её отключение будет сопровождаться полным пробуждением.
Именно на таком принципе основано приложение тайм-менеджмента, разработанное корейской компанией Delight Room
Sanebox
По сути, Sanebox – умная почта. Она экономит ваше время на сортировку важных и неважных писем. Открывая программу, сотрудник видит ярко выделенные письма с задачами, которые необходимо решить в первую очередь. Вам недоступны письма с менее срочными делами, пока не будет отмечено о выполнении первого.
Заключение
Тайм менеджмент – эффективное планирование временем. Система позволяет распределить цели и минуты таким образом, чтобы повысить производительность труда. Существует множество стратегий перераспределения ресурсов. Каждый человек подбирает индивидуальную и совершенствует её.
Современные реалии требуют от людей быстродействия и многозадачности. Им трудно сконцентрировать свой потенциал на выполнение каждого дела в кратчайшие сроки. Поэтому тайм-менеджмент сегодня как никогда является незаменимым инструментом ведения бизнеса и развития личности.