Электронный путевой лист – 2023 – нововведение, действующее с марта 2023 года. Кто должен оформить путевку в электронном формате? Является ли данная обязанность бесспорной? Какой формат применяется для путевого листа в электронном виде? Разбираем новации при создании электронного путевого листа (ЭПЛ) в нашем обзоре.
Новый приказ по ПЛ: что нового
Электронный путевой лист в 2023 году введен новым приказом Минтранса.
Так, с 01.03.2023 действует приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390. Этот нормативный документ отменил действовавший ранее приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368.
Новый приказ действует до 01.03.2029, то есть опираться на него можно будетв течение 6 лет.
Что за коррективы, кроме введения путевого листа в электронном виде, произошли в правилах его создания?
Ничего принципиально революционного новый приказ не утвердил. Главная новация касается электронной формы путевого листа. Укажем все-таки и иные коррективы:
На кого возложена обязанность по составлению ПЛ
Согласно новому порядку ПЛ обязаны оформить:
- владелец транспортного средства;
- арендодатель – в том случае, если речь идет об аренде транспортного средства с экипажем.
Здесь кардинальных изменений нет, новый приказ лишь уточнил уже существующий порядок.
В каком случае возникает обязанность заполнения ПЛ?
Обязанность оформления путевого листа возникает при эксплуатации транспортного средства с целью перевозки пассажиров, багажа и грузов.
Такова прямая норма Устава автомобильного транспорта. Таким образом, ПЛ требуется только для компаний, вид деятельности которых связан с перевозками грузов и пассажироперевозками.
Между тем путевка используется повсеместно всеми, кто эксплуатирует транспортные средства для осуществления любой предпринимательской деятельности, так как функции ПЛ достаточно широки.
Путевые листы необходимы:
- для представления сотрудникам ГИБДД по их требованию;
- подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы (ГСМ) в целях исчисления налогов;
- начисления зарплаты водителям;
- подтверждения использования водителем личного транспорта в служебных целях для выплаты ему компенсации.
Таким образом, даже если транспортным средством пользуется ИП в своей деятельности или директор организации ездит на деловые встречи на служебном автомобиле, будет разумным оформить путевой лист, что позволит избежать ненужных споров с налоговыми и иными контролирующими органами.
Применяемые форма и формат ПЛ
Итак, можно применять электронные путевые листы с 1 марта 2023 года.
Является ли неоспоримой обязанностью применение именно электронных путевых листов с 2023 года? Нет, это право.
Наряду с путевым листом в электронном виде в 2023 году можно заполнять привычный бумажный бланк.
Форма ПЛ не относится к унифицированным, утвержденным законом формам, поэтому компания или предприниматель могут разработать бланк самостоятельно, внеся в него обязательные реквизиты.
Какие реквизиты закреплены как обязательные для путевого листа электронного и бумажного, посмотрите на рисунке ниже:
Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
Где создать ЭПЛ
Оформление электронного путевого листа необходимо производить в специализированных программах. Многие операторы ТКС предоставляют такой функционал, как оформление электронного путевого листа в 2023 году.
Кроме того, функционирует государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД), с помощью которой также можно оформить электронный путевой лист.
Обязательные реквизиты электронного путевого листа и бумажного путевого листа совпадают. Данные вносят в выбранной программе.
Важная часть создания электронного путевого листа как грузового автомобиля, так и легкового вне зависимости от его предназначения – его подписание, так как без подписи путевой лист не будет считаться составленным должным образом.
С 1 марта электронные путевые листы должны быть подписаны:
Очевидно, что электронный документ подписывается электронной подписью.
Законодательство допускает подписание электронного путевого листа усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) или даже усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), сертификат ключа проверки которой создан на Госуслугах.
Электронный журнал путевых листов, при его наличии, также следует подписывать УКЭП.
Итоги
С 1 марта 2023 года изменены правила применения ПЛ.
Скорректирован перечень обязательных реквизитов, основное новшество – введен ЭПЛ. Формат ЭПЛ утвержден ФНС, подписывать его надо УКЭП или же УНЭП, созданной на Госуслугах.
Источник: Портал Налог-налог.ру