В прошлый раз мы с Вами начали говорить о недостатках планирования Ваших еженедельных и ежедневных задач и вывели несколько рекомендаций, как превратить неуправляемый поток задач в управляемую систему. Если не читали первую часть – рекомендую начать с неё.
Сегодня мы продолжим этот разговор и сконцентрируемся на причинах некорректного планирования, связанных с недостатком знаний о предмете работы, недостатком мотивации или нежеланием выполнять работу, а также неправильным делегированием и нарушением сроков со стороны других участников.
Хотел сделать 1, 2 и 3, а оказалось, что для этого надо подготовить еще 4 и 5
Одна из самых коварных причин нарушения сроков и увеличения временных затрат на выполнение той или иной работы. Прежде чем говорить о том, как получилось так, что для выполнения Вашей задачи нужно сделать большой объём ранее незапланированной подготовительной работы, я предлагаю задать вопрос – а действительно ли эту работу нужно сделать?
И раскручиваем дальше – как получило так, что при планировании выполнения 1, 2 и 3, нужно обязательно сделать 4 и 5? Почему два последних дела не вошли в Ваш изначальный план? Практика показывает, что задержка при выполнении зачастую связана не с необходимостью подготовить дополнительные материалы, чтобы задача была выполнена, а с тем, чтобы она была выполнена идеально. То есть Вы во время выполнения 1, 2 и 3 могли понять, что если сделать 4 и 5, то задачи 1-3 будут выполнены идеально.
Погоня за идеальным результатом – это благородная, но неблагодарная предпосылка, более того, часто вредящая Вашим срокам и обязательствам. Стоит чётко определять уровень допустимого результата (то есть не идеального, но достаточного качественного и приемлемого по затратам) и стремиться к нему. В то же время – доведение результата до идеала, это не часть текущей задачи, а следующая задача, совершенно другая, которую можно будет запланировать на другое время. Сделайте сначала просто хорошо.
Вернёмся к текущей проблеме. Допустим, возникновение новых, дополнительных пунктов связано не с доведением до идеала, а именно с тем, что задача совершенно незнакома. Что делать в таком случае, как её правильно запланировать?
В первую очередь, проанализируйте всё, что знаете о текущей задаче. Решите, на какие известные подзадачи её можно разбить. Вероятно, их Вы можете запланировать без большого труда. Теперь, когда перед Вами только незнакомая часть работы, я предлагаю воспользоваться законом Парето, известным также как закон «80 на 20». Видоизменив его для наших целей, получиться так: на каждые 20% от объёма работы, которые нам неизвестны, добавьте 80% от изначально запланированного времени.
Понимаю, звучит жутко. Но лучше перестраховаться и заложить больше времени, чем не успеть и не сделать вовсе. Дополнительное время нужно не только для того, чтобы выполнить то, что ранее не делали, но и для того, чтобы Вы могли без спешки разобраться с предметом Вашего дела и использовать полученные знания для того, чтобы в следующей раз выполнить задачу быстрее.
Последняя рекомендация, которую я могу дать по этому поводу – будьте честны с самим собой и не гоните себя. Сделайте медленно, но вдумчиво и полученный опыт Вам обязательно пригодится. А в последующем и увеличится скорость выполнения запланированного.
Я сделаю это позже – вот и накопилось
Знакомая ситуация – что-то не хотелось делать так долго, что дедлайн уже совсем рядом и приходится срочно заниматься делом, часто подвинув всё остальное. К сожалению, дедлайны до сих пор остаются одними из главных мотиваторов.
Вообще, работа с мотивацией – это большая и очень глубокая работа, которая сама по себе требует много времени и сил. Хорошо, когда рядом есть специалист, который поможет Вам на этом пути.
Но сейчас я хочу предложить Вам взглянуть на дедлайн не как на срок сдачи работы, а наоборот – как на срок начала отдыха и вашего личного времени. Представьте, если бы Вы, работая например в офисе, сами могли приблизить наступление вечера пятницы. А что, если с дедлайном так же? Выполнив работу намного раньше дедлайна Вы освобождаете время для своих дел и отдыха, только делаете это экологично – не путём отодвигания времени на работу до последнего, а выполняя задачу как можно раньше, чтобы при наступлении крайнего срока уже: 1) иметь готовый результат; 2) быть остаточно отдохнувшим, чтобы представить итоги своей работы и (если нужно) защитить её на свежую голову. Кстати, поступая так, Вы не начнёте «ненавидить» результаты, как это иногда бывает с людьми, которые «кровь из носу» делали что-то для соблюдения нужных сроков. Дополнительный перк – у Вас появится время на рефлексию полученного результата, и у будет время его скорректировать, если захочется.
Материалы должны были быть готовы в среду, а подготовили вечером в четверг
Делегирование – это вообще отдельная тема для разбора. Сложно встретить руководителя, у которого не было сложностей с этим. И так как данная тема слишком широка для подраздела одной статьи, я остановлюсь на базовых и самых широких рекомендациях:
- после постановки задачи задавайте вопросы тому, кому делегировали – всё ли понятно, достаточны ли ресурсы, какие ещё задачи параллельно будут выполняться человеком и т.д.; собирайте обратную связь.
- при установлении сроков закладывайте время на выдачу правок и подготовку результата с их учётом;
- следите за сроками и напоминайте о них;
- помогайте Вашим работникам, отвечайте на их вопросы, но не выполняйте работу за них;
- при выборе кандидатов для делегирования задавайте себе вопрос, подходит ли эта кандидатура для выполнения той или иной работы? При планировании задач и сроков, учитывайте ответы на эти вопросы. Рефлексируйте.
Вместо вывода
О сроках, графике и задачах можно говорить ещё много – и мы будем с Вами неоднократно это обсуждать. Конечно, написанное в этой и предыдущей статьях – это только база, основные вещи, которые следует учитывать. Существуют многофакторные задачи, планирование которых несколько сложнее, есть задачи, которые поднимают друг друга как по цепочке – и с ними надо отдельно работать. Обо всём этом и много другом я буду рассказывать в своих следующих публикациях.
Но я надеюсь, что приведённые выше рекомендации помогут Вам систематизировать свой график и получить положительные результаты от такой оптимизации – в том числе сохранить жизненный баланс, избавиться от тревожности по поводу своих дел, а также поможет не выгорать.
Чтобы сохранить баланс и не выгореть, я отдельно подчеркну этот важный пункт – не забывайте отдыхать. Отдых – это такая же задача, как и другие. Отдых, время с семьёй и друзьями, Ваши любимые занятия – обязательно заносите в график и следуйте ему.
👉 Задать вопрос, познакомиться поближе и поделиться своей проблемой можно в Телеграм: @sokratis9
__________
Все кейсы и примеры из практики размещены с согласия действующих лиц. Имена, названия компаний и брендов изменены. Все материалы ни коем образом не претендуют на полноту истины, не являются руководством к действию или бездействию.
