Конъюнктурный анализ. Как получить коммерческое предложение от поставщика? Пять советов от команды «ИндигоСофт»

На связи «ИндигоСофт». Мы разрабатываем программное обеспечение для строительной отрасли.

В этой статье мы рассмотрим процесс получения коммерческих предложений. Почему поставщики часто игнорируют запросы на расчёт смет, и как наладить с ними эффективное взаимодействие? Поделимся рекомендациями по поиску производителей, формированию запросов и расскажем, как ускорить рутинные процессы с помощью программного обеспечения.

1. Используйте для запроса позиции с подробным наименованием

Все материально-технические ресурсы имеют множество характеристик: размеры, типы, классы. Упустили одно значение — потеряли контакт с поставщиком.

Рис.1

На рис.1 две позиции различаются только в диаметре.

Если отправить запрос без данного параметра, как на рис. 2, поставщик не сможет понять, на какую позицию требуется коммерческое предложение.

Рис.2

Решение: исправьте ошибки в наименовании и дополните позицию всеми характеристиками. Так поставщик убедится в наличии товара в своём каталоге и сформирует коммерческое предложение.

Рис. 3 Позиция без характеристик и позиция с полным наименованием

2. Сохраняйте полученные коммерческие предложения

Специалистам часто приходится добавлять одни и те же позиции в новые спецификации, расставлять КСР, ОКПД 2 и отправлять запросы поставщикам. Работа становится рутинной. Времени на коммуникацию с новыми поставщиками не остается.

Решение: в системе теперь есть возможность формирования «Банка коммерческих предложений». ПО запоминает коммерческие предложения от поставщиков для каждой позиции и предлагает использовать их в течение 6 месяцев.

Рис.4

3. Уточняйте наличие позиции у производителя перед отправкой

За один день каждый сотрудник компании рассылает десятки писем с запросами. При этом ответ с коммерческим предложением приходит от 10%-30% поставщиков.

Причина: производитель может не поставлять вашу позиции.

Важно сначала убедиться в наличии товара, а потом отправлять запрос.

Решение: для более быстрого поиска поставщиков внедрили «ФРЕЙМ». Для каждой позиции система находит поставщиков в интернете в заданном регионе и автоматически формирует запросы.

Рис.5

4. Группируйте позиции для поставщика в один запрос

Поставщики ставят в приоритет письма от заказчиков, которые запрашивают бóльшее число позиций. Вот почему лучше отправить один запрос с полным списком наименований. Так вы получите коммерческое предложение сразу для всех необходимых позиций в кратчайшее время.

Решение: с помощью «ФРЕЙМА» система собирает все найденные позиции для поставщика в один запрос.

Рис.6

5. Общайтесь с поставщиками

Получение коммерческого предложения состоит из трёх основных этапов:

- выбор поставщика;

- отправка запроса;

- получение ответа с прайс-листом или КП.

В 70% случаев на втором шаге коммуникация прерывается.

Причина: выбран неподходящий формат взаимодействия. Нужно учитывать, что одни поставщики отвечают на запросы только через сайт своего интернет-магазина, вторые — только на запросы, отправленные по электронной почте, третьи — совмещают оба способа.

Как выстраивать сотрудничество с новым поставщиком: звонить, отправлять запрос на почту или через интернет-магазин?

Решение: для выбора способа взаимодействия с поставщиком в системе присвоены обозначения

Рис.7

1. Отвечают только через интернет-магазин;

2. Необходимо позвонить для подтверждения запроса;

Если поставщику присвоены обе иконки, то вы можете получить счёт через сайт интернет-магазина или уточнить по телефону.

Так вы сможете выбрать поставщика по удобному для вас способу коммуникации: не хотите звонить — работайте с интернет-магазинами, а потом закрывайте оставшиеся позиции по запросу на электронную почту.

Подведем итоги

1. Работа с поставщиками — процесс, который с учётом текущего технологического развития невозможно автоматизировать на все 100%. У специалистов из проектно-строительных компаний остается необходимость выстраивать коммуникацию с каждым поставщиком индивидуально.
2. Повысить вероятность получения коммерческого предложения можно за счёт составления запроса, который будет содержать все необходимые характеристики для идентификации позиций.
3. IT-решения могут помочь ускорить процесс работы благодаря готовому списку поставщиков под нужные позиции, использованию ранее полученных КП и автоматическому формированию запросов.