Если вы ведете бизнес и работаете с наличными деньгами, то вы наверняка знакомы с понятием фискального документа и необходимостью его хранения на протяжении определенного периода времени. Но как обеспечить сохранность и правильное предоставление этих документов налоговым органам?
В этой статье мы рассмотрим рекомендации и советы, которые помогут вам правильно хранить фискальные документы и готовиться к проверке налоговыми органами. Вы узнаете о правилах заполнения фискальных документов, способах их хранения и предоставления, а также о том, какие реквизиты обязательны для включения в чек и какие могут быть добавлены по желанию. Полученные знания помогут вам не только соблюдать законодательство, но и обезопасят ваш бизнес от возможных финансовых рисков.
ОБЯЗАТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ В ЧЕКЕ
Контрольно-кассовая техника (ККТ) должна выдавать чек в соответствии с требованиями законодательства о налогах и сборах, а также в соответствии с требованиями технического регламента о кассовой технике.
В чеке ККТ обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:
- Наименование организации и ее ИНН;
- Дата и время совершения операции;
- Номер и фискальный признак документа (ФП);
- Наименование товара или услуги;
- Цена товара или услуги;
- Количество товара или услуги;
- Сумма оплаты.
Однако, помимо этих обязательных реквизитов, в чеке ККТ можно указывать и дополнительные данные, если это предусмотрено установленным форматом. Например, можно указать номер заказа, способ оплаты, наименование кассира и т.д.
В любом случае, все данные в чеке должны быть четко структурированы и удовлетворять требованиям законодательства и технического регламента.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ДАННЫЕ В ЧЕКЕ
Такие данные могут быть указаны как продавцом или поставщиком, так и покупателем или заказчиком, в зависимости от соглашения сторон и условий продажи.
- Например, если продавец предоставляет услугу доставки, то он может указать в чеке информацию о номере заказа, адресе доставки, сумме доставки и т.д.
- Если покупатель хочет указать какие-то дополнительные данные, например, номер своего телефона для связи или адрес доставки, то он также может запросить, чтобы эта информация была указана в чеке.
В любом случае, при указании дополнительных данных в чеке необходимо соблюдать требования законодательства и установленный формат чека ККТ, чтобы избежать нарушения правил учета налоговых и финансовых операций.
Возможность указывать дополнительные данные в чеке зависит от конкретной модели онлайн-кассы и ее производителя. Однако, в целом, большинство современных онлайн-касс позволяют добавлять дополнительные данные в чеки в соответствии с установленным форматом.
- Например, многие производители предоставляют возможность настройки дополнительных полей в чеке ККТ, которые могут быть заполнены вручную или автоматически в зависимости от условий продажи. Кроме того, некоторые модели онлайн-касс могут поддерживать специальные протоколы обмена данными, которые позволяют передавать дополнительные данные между кассовым аппаратом и другими устройствами, например, терминалами оплаты или системами управления складом.
Однако, необходимо учитывать, что при указании дополнительных данных в чеке необходимо соблюдать требования законодательства и установленный формат чека ККТ, чтобы избежать нарушения правил учета налоговых и финансовых операций. Кроме того, не все дополнительные данные могут быть переданы в электронном виде в ОФД (оператор фискальных данных) и использованы при формировании электронного чека.
ФОРМАТЫ ФИСКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ККТ УТВЕРЖДЕНЫ ПРИКАЗОМ ФНС
Два основных формата фискальных документов:
- Формат с реквизитами по 54-ФЗ - это основной формат фискальных документов, который содержит обязательные реквизиты в соответствии с требованиями Федерального закона от 22 мая 2003 года № 54-ФЗ Федеральный закон "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации". Этот формат используется для оформления чеков ККТ при продаже товаров и услуг.
- Формат фискального документа для ККТ - это специальный формат фискальных документов, который устанавливает дополнительные требования к оформлению чеков, с учетом использования онлайн-касс и передачи данных в ОФД. В этом формате также есть обязательные реквизиты, но некоторые из них отличаются от формата с реквизитами по 54-ФЗ.
Относительно атрибутов обязательности реквизитов в фискальных документах, то они устанавливаются законодательством и указываются в соответствующих документах. Если реквизит указан в формате фискального документа, то он является обязательным для заполнения.
ЗНАЧЕНИЯ
Обязательность, указываемая в фискальных документах, может принимать значения 1, 2 или 3:
- 1 - означает, что реквизит является обязательным и его отсутствие приводит к невозможности регистрации фискального документа в налоговой службе.
- 2 - означает, что реквизит также является обязательным, но его отсутствие не приводит к отказу в регистрации фискального документа. Однако, при отсутствии таких реквизитов, налоговый орган может потребовать дополнительные доказательства со стороны налогоплательщика.
- 3 - означает, что реквизит является необязательным и его наличие или отсутствие не влияет на возможность регистрации фискального документа в налоговой службе.
При составлении фискальных документов необходимо учитывать обязательность реквизитов и правильно заполнять все обязательные поля. В случае отсутствия обязательных реквизитов налоговые органы могут наложить штрафные санкции.
Так, при агентской схеме признак «ИНН поставщика» имеет обязательность:
- 3 – для бумажного чека (не нужен);
- 2 – для электронного чека.
Вместе с тем значения обязательности 2 и 3 не запрещают включать в состав ФД реквизиты, которые не носят обязательный характер.
При этом необходимо учитывать, что дополнительные реквизиты, которые не требуются законодательством, могут быть необходимы для конкретной организации в рамках своей деятельности. Такие реквизиты не должны затруднять идентификацию и проверку фискального документа со стороны налоговых органов.
Кроме того, если использование дополнительных реквизитов не соответствует установленному формату фискального документа, это может привести к ошибкам при передаче данных в ОФД и отказу в регистрации чека в налоговой службе. Поэтому при использовании дополнительных реквизитов необходимо соблюдать установленные форматы фискальных документов и требования законодательства.
НА ЧТО ЕЩЕ СЛЕДУЕТ ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ?
При составлении фискальных документов необходимо обратить внимание не только на обязательность реквизитов, но и на их правильное заполнение.
Вот некоторые дополнительные аспекты, на которые также стоит обратить внимание:
- Формат и порядок заполнения реквизитов - для каждого типа фискального документа существует установленный формат и порядок заполнения реквизитов. Необходимо соблюдать эти правила, чтобы фискальный документ был корректно передан в ОФД и зарегистрирован в налоговой службе.
- Читаемость текста - фискальный документ должен быть читабельным и понятным. Реквизиты должны быть заполнены четко и разборчиво, чтобы не возникало ошибок при его обработке.
- Корректность информации - все реквизиты должны содержать корректную информацию, чтобы исключить возможность ошибок при идентификации и обработке фискального документа. Например, в случае указания некорректного номера телефона или адреса электронной почты налоговые органы не смогут связаться с налогоплательщиком в случае необходимости.
- Соответствие законодательству - при составлении фискальных документов необходимо соблюдать все требования, установленные законодательством. Нарушение этих требований может привести к штрафам и другим санкциям со стороны налоговых органов.
- Сохранность документов - все фискальные документы должны храниться в соответствии с требованиями законодательства. Необходимо обеспечить сохранность документов на период, установленный законодательством, и предоставлять их на запрос налоговых органов.
ДЛЯ КАЖДОГО ТИПА ФИСКАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА СУЩЕСТВУЕТ УСТАНОВЛЕННЫЙ ФОРМАТ И ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ
Для кассового чека формат и порядок заполнения реквизитов должен соответствовать следующим требованиям:
- Наименование организации - полное и сокращенное (если применимо).
- ИНН организации и КПП (если применимо).
- Номер фискального накопителя (ФН) кассового аппарата.
- Номер фискального документа - кассового чека.
- Дата и время формирования фискального документа - кассового чека.
- Код операции.
- Сумма платежа.
- Налоги (если применимо).
- Итоговая сумма платежа с учетом налогов.
Для других типов фискальных документов (например, корректировочного чека или электронного документа) также существуют определенные форматы и порядок заполнения реквизитов, которые следует соблюдать.
СОХРАННОСТЬ ФИСКАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Для обеспечения сохранности фискальных документов на период, установленный законодательством, и предоставления их на запрос налоговых органов следует придерживаться следующих рекомендаций:
- Храните оригиналы фискальных документов (например, кассовые чеки, счета-фактуры) в надежном и доступном месте, чтобы в случае проверки они могли быть предоставлены налоговым органам. Рекомендуется хранить фискальные документы не менее 4 лет, с момента окончания налогового периода.
- Если вы используете электронные кассы или программное обеспечение, обеспечьте их соответствие требованиям законодательства. Следует также регулярно создавать резервные копии электронных фискальных документов.
- Если вы передаете фискальные документы на бумажном носителе на хранение сторонней организации, убедитесь, что эта организация имеет все необходимые лицензии и сертификаты на хранение таких документов.
- Обеспечьте возможность быстрого и эффективного доступа к хранимым документам. Рекомендуется использовать систему электронного документооборота, которая облегчит поиск и предоставление необходимых документов налоговым органам.
- Следите за сроками хранения фискальных документов и своевременно удаляйте устаревшие документы. Это поможет избежать перегрузки архива и сократить затраты на хранение.
- При передаче документов налоговым органам обязательно сохраняйте копии переданных документов и подтверждения о их передаче. Это поможет избежать возможных проблем с налоговыми органами в случае споров по налоговым выплатам.
ИТОГ
Надеемся, что данная статья помогла вам лучше понять правила хранения и предоставления фискальных документов, а также убедиться в их важности для вашего бизнеса. Следуя нашим рекомендациям и советам, вы можете обезопасить свой бизнес от возможных финансовых рисков и готовиться к проверке налоговыми органами.
Однако, не забывайте, что законодательство может меняться, поэтому следите за обновлениями и своевременно вносите изменения в свою практику хранения и предоставления фискальных документов. Желаем вам удачного бизнеса и соблюдения всех правил и требований законодательства.
Еще больше новостей вы увидите на нашем сайте maskpay.ru.