О том, как правильно организовать своё время написано очень много. И будет написано и сказано ещё. По моему мнению, это связано с тем, что вопросы тайм-менеджмента рано или поздно встают перед всеми.
В этой и следующей заметке я сконцентрируюсь на нескольких рекомендациях, которые помогут Вам рациональнее использовать своё время и не утонуть во внезапно нахлынувшем потоке дел.
Ежедневная рутина
Знаете, что представляет наибольшую опасность в любой (необязательно даже бизнес) деятельности? Это сочетание двух факторов – рутинизированности практик и несбалансированного графика их реализации. Что я имею ввиду?
Любая деятельность, которую Вы ведёте, неизбежно обрастает рутинными практиками – писать посты, общаться с клиентами, следить за персоналом, проводить проверки процессов в своём бизнесе и многое другое, в зависимости от вида деятельности, всё превращается в рутину. Это нормально. Плохо становится тогда, когда эта рутина неуправляема, когда она «сваливается» на Вас, как огромный снежный ком, в попытках её разгрести.
У такой ситуации как правило две коренные причины: либо это сезонный завал, либо тут скрывается недостаток планирования. Сам же недостаток планирования может быть связан с:
- переоценкой собственных сил («я сяду и всё сделаю за день!»)
- недооценкой объёма работы («тут работы на 15/30/40 минут» - а потратили два часа)
- недостатком знаний о предмете работы (хотел сделать 1, 2 и 3, а оказалось, что для этого надо подготовить еще 4 и 5)
- недостатком мотивации или нежеланием выполнять работу (я сделаю это позже – вот и накопилось)
- неправильным делегированием и нарушением сроков со стороны других участников (материалы должны были быть готовы в среду, а подготовили вечером в четверг).
С каждым из этих факторов можно и нужно работать. В этой и следующей частях коротко пробегусь по каждому из них.
«Я сяду и всё сделаю за день!»
Сделаете. Но на постоянной основе так поступать не надо (да и по большей части, невозможно). Почему? Потому что такие забеги требуют высокой степени мобилизации Ваших ресурсов и, наверняка, ресурсов Вашего бизнеса. Перенапрягая себя, к концу рабочего цикла (дня, недели и т.д.) Вы оставите себя без сил и желания работать дальше. Подумайте, что скажет организм, когда в следующий раз на горизонте будет маячить перспектива мобилизоваться? Точно не «Спасибо».
Кроме этого, Вы рискуете разлюбить самого себя. Представьте, что Вы запланировали выполнить 20 задач за день, а выполнили 5. Какой вывод сделаете?
Если у Вас есть сотрудники, подумайте и о них. Смогут ли они качественно выполнять свою работу, когда Вы засели за огромный объём работы и, например, постоянно запрашиваете данные? Выполнив большой объём работы за один день, Вы ещё и отвлекли своего сотрудника ХХ раз, что негативно отражается не только на качестве его труда, но и на мотивации к дальнейшей работе.
Как с этим бороться? Есть несколько рекомендаций:
- не стоит планировать на один период (день, неделя и т.д.) дел много больше, чем Вы выполняете обычно. В прошлый раз запланировали 20 дел на один день, а выполнили пять? В следующий раз запланируйте 4 дела на каждый день в течении недели. Выполните пять дел – появится свободное время в награду.
- помните, что большая часть дел имеет тенденцию повторяться. Планируйте их заранее. Сегодня была поставка, и её надо было срочно принимать? Забивайте в график, прямо сегодня поставьте напоминание, что через неделю будет ещё одна поставка. А еще, старайтесь группировать одинаковые дела и ставить их на один и тот же день. Тогда дела не будут накапливаться и не будет возникать необходимость выполнять всё за короткий промежуток времени.
- в продолжение предыдущего – введите типовой график. Типовой график дня, типовой график недели, типовой график месяца. Он может меняться, но общая структура будет оставаться неизменной. Вырабатывая его не основе своего собственного опыта и опыта Ваших коллег, Вы обретёте структуру, которая будет сама вести.
- запомните, что цель вашего бизнеса – приносить Вам доход и удовлетворение от работы, а не надорвать. Вы нужны Вашему бизнесу и сотрудникам отдохнувшим, работоспособным и с ясным умом. И нет цели загнать себя. Распределяйте нагрузку равномерно.
«Тут работы на 15/30/40 минут» - а потратили два часа
Опыт, опыт и ещё раз опыт. Учитывайте свой опыт выполнения одинаковых и похожих дел, и прибавляйте к этому значению еще 20%. Планируя ту или иную задачу, вспомните, сколько времени ушло на неё в прошлый раз? Конечно, скорость выполнения каждый конкретной задачи со временем будет повышаться, но не стоит слишком сильно рассчитывать на это. Напротив, заложите дополнительное время на поиск дополнительных данных или решение смежных вопросов.
А что делать, если опыта выполнения такой задачи ранее не было? Для более качественного планирования рекомендуется разбивать задачу на более мелкие составляющие. Что бы Вы не делали, деятельность может быть разбита на несколько подзадач, которые легче запланировать и рассчитать. Но помните, что «целое больше суммы своих составляющих», так что выполнение комплексной задачи займёт несколько больше времени, чем все подзадачи, вместе взятые.
Немаловажно быть честным с собой. Вы должны понимать, что главный интересант качественно сделанной работы – это Вы сами. Не нужно пытаться преодолеть себя и загонять в чрезмерно жёсткие временные рамки. Потратить на задачу два часа и сделать её хорошо лучше, чем заставить себя выполнить её же за час ради мимолётной гордости за свою скорость – Вам не с кем советоваться. Бывает такое, что профессионалы берут для себя значительно больше времени, чем новички, и это положительно сказывается на результатах их работы.
Тут читатель может возразить мне и сказать, что рынок, конкуренты не терпят отлагательств. Это правда, но отчасти. Если Вы берёте на выполнение работы больше времени, чем Ваши конкуренты, то стоит объяснять своим клиентам почему это важно – ведь Вы работаете на качество. Есть рестораны, где еду готовят по часу, есть веб-разработчики, которые делают сайты по 1-1,5 месяца, есть мастера маникюра, которые делают ногти по 5-6 часов. И у всех есть свои клиенты.
На этом я заканчиваю первую часть своих заметок о графике и времени. Во второй части я расскажу о том, что делать с недостатком знаний о предмете работы, недостатком мотивации и как организовать правильное делегирование.
👉 Задать вопрос, познакомиться поближе и поделиться своей проблемой можно в Телеграм: @sokratis9
__________
Все кейсы и примеры из практики размещены с согласия действующих лиц. Имена, названия компаний и брендов изменены. Все материалы ни коем образом не претендуют на полноту истины, не являются руководством к действию или бездействию.
