(Применение табличных процессоров в практической деятельности судебных экспертов; Глава 1. Создание индивидуального журнала учёта экспертиз)
Ну что ж, начнём с азов. Результаты работы пользователя с табличным процессором сохраняются в виде файла электронных таблиц. Для таких файлов имеется уже вполне устоявшееся название – «книга».
Файлы книг Excel 2003 имеют расширение XLS.
Файлы книг Excel 2007/2010/2013/2016 имеют расширение XLSX, при этом данная программа без проблем умеет открывать XLS-файлы.
Файлы книг Calc имеют расширение ODS, также этот табличный процессор способен открывать XLS- и XLSX-файлы.
Книга обычно состоит из нескольких «листов», каждый из которых представляет собой большую регулярную таблицу (таблица называется регулярной, если в ней нет объединённых ячеек, то есть ячеек, принадлежащих одновременно более чем к одному столбцу или строке). Строки таблицы (листа) пронумерованы, а столбцы обозначаются заглавными латинскими буквами. Таким образом, сам лист состоит из огромного числа ячеек, для однозначного обозначения которых достаточно указать на пересечении каких столбца и строки эта ячейка находится, например: A1, D7 и т. п. Так как в латинском алфавите всего 26 букв, а столбцов в листе – намного больше, то начиная с 27-го столбцы обозначаются двумя буквами: AA, AB, AC, ... , AY, AZ, BA, BB, BC и т. д.
Именно ячейки служат для хранения в них различных данных, а описанный выше способ их адресации «столбец-строка» (“B12”, “AR9”) позволяет при необходимости обращаться к находящейся в них информации, извлекать её оттуда и подвергать обработке.
Итак, для создания журнала сначала запускаем табличный процессор, который после старта будет находиться в режиме создания нового файла (книги) – если это не так, то можно подать команду для этого сочетанием [Ctrl] + [N]. Книгу лучше сразу записать на какой-нибудь носитель (жёсткий диск или флэш-накопитель), и хотя вряд ли стоит рассказывать, как именно выполняется это типовое действие, на всякий случай я его кратко опишу.
Нужно нажать кнопку
(«Сохранить») на панели инструментов «Стандартная» или выбрать одноимённый пункт программного меню «Файл», а в появившемся диалоговом окне указать имя файла и место его расположения (папку).
Нужно нажать кнопку
(«Сохранить») на панели быстрого доступа (она расположена в верхней левой части окна программы) или выбрать соответствующий пункт меню кнопки “Office”
а затем в появившемся диалоговом окне указать имя файла и место его расположения (папку).
Примечание. В более поздних версиях Excel (2010 / 2013 / 2016) эта кнопка заменена на меню «Файл», где при выборе команды «Сохранить» появляется дополнительное меню с кнопкой «Обзор» для указания имени и расположения файла.
Нужно выбрать пункт «Сохранить как...» программного меню «Файл» и в появившемся диалоговом окне указать имя файла и место его расположения (папку). Также для вызова этого диалогового окна можно использовать комбинацию [Ctrl] + [Shift] + [S].
Обычно (в зависимости от настроек программы) только что созданная книга содержит три листа. Ярлычки имеющихся в книге листов располагаются в левом нижнем углу рабочего окна программы. Переключение между листами осуществляется щелчком левой кнопкой мыши по соответствующему ярлычку. Каждый из листов имеет собственное имя. Изначально это «Лист1», «Лист2» и «Лист3», причём первый из них является активным. Нам будет достаточно двух листов, поэтому третий можно удалить. Для этого вызовите контекстное меню и выберите соответствующий пункт:
В появившемся окне сообщения нужно будет подтвердить удаление листа нажатием кнопки «Да».
Нетрудно видеть, что приведённые выше контекстные меню содержат пункт, позволяющий при необходимости добавлять в книгу новые листы – это может понадобиться, если программа настроена создавать новую книгу с меньшим исходным числом листов, чем требуется в текущей ситуации.
Примечание: в более поздних версиях программы в контекстном меню использовано слово «вставить» вместо «добавить». Кроме этого, рядом с ярлычками листов есть небольшая кнопка со знаком «+», позволяющая быстро создать в книге новый лист.
Листам книги следует присваивать имена, соответствующие содержащимся в них данным. Таким образом, имеющиеся в нашей книге листы надо переименовать:
Программа переходит в режим редактирования имени листа:
– просто установите туда курсор и наберите с клавиатуры «Экспертизы», после чего нажмите [Enter].
В текстовое поле появившегося диалогового окна следует ввести новое имя: «Экспертизы», после чего нажать кнопку «ОК»:
Второму листу присвойте имя «Графики» – он нам понадобится позже. После переименования следует щелчком левой кнопкой мыши по соответствующему ярлычку активировать лист «Экспертизы», так как пока работать нужно будет с ним.
◁◁◁ Предисловие и условные обозначения --- Ввод данных в ячейки. Типы данных ▷▷▷