Привет! Меня зовут Илья. Я операционный директор в IT-компании — управляю процессами внутри подразделений и команд. Обычно в день у меня бывает от одного до трех созвонов с сотрудниками. Не очень много, чтобы договориться с каждым, кому когда удобно, но всё равно на это приходится тратить время.
Не так давно я узнал про сервис «Планёрка», где можно создать свое расписание и скидывать сотрудникам ссылку на него, а они сами будут выбирать время и записываться на созвон. Решил попробовать. Расскажу, как получилось приучить себя и команду к Планёрке.
Разобрался с сервисом сам и объяснил команде, как с ним работать
Планёрку я использую только по работе. Выработал для себя следующую систему:
- Синхронизировал сервис с календарем.
- В календарь вношу свои дела — самообразование, обед, личные задачи. Все эти мероприятия блокируют время, и человек на это время записаться не может.
- В рабочее время мой календарь пустой. Когда нужно провести созвон с сотрудником, я отправляю ему ссылку на заранее подготовленную получасовую встречу, прошу выбрать удобный слот и записаться.
Вот как создать и настроить расписание в Планёрке:
После того как я разобрался с возможностями сервиса сам, занялся обучением сотрудников. Подготовил видео, где объяснил, как теперь записываться ко мне на встречи, и отправил в общий чат.
Часть сотрудников очень быстро разобралась, что делать, а другие первое время приходили с уточнениями: «Я вижу, у тебя есть время, я точно могу его забронировать или нет?» Приходилось повторно объяснять: если видишь свободный слот — смело бронируй.
Некоторые моменты докручивал уже в процессе внедрения сервиса в командную работу. Например, оказалось важно, чтобы сотрудники писали тему, по которой созваниваемся, или прикладывали ссылку на задачу, — иначе потом невозможно вспомнить, о чем хотели говорить.
Я настроил в Планёрке дополнительное поле с вопросом и добавил новую информацию к обучающему видео.
Вот как настроить дополнительные вопросы для встречи:
На то, чтобы команда привыкла к Планёрке, ушло примерно две недели. Зато сейчас я не трачу лишнее время на согласования: все сотрудники сохранили ссылку на мое расписание и просто бронируют время без подтверждения, когда им нужно.
В настройках сервиса можно подключить подтверждение встречи: пока организатор вручную не подтвердит бронирование, новое мероприятие не появится в календаре, а участнику не придет письмо с подтверждением на email. Так вы можете отсеивать неважные для вас встречи.
Теперь мне не нужно постоянно смотреть в свой календарь: каждое утро я получаю расписание рабочих созвонов через чат-бота в Телеграме.
Понял, что в новом инструменте лучше настраивать все функции сразу
В любом сервисе все потенциально нужные функции лучше настраивать сразу. Например, я забыл указать в настройках промежутки между встречами, и это сыграло злую шутку.
Недавно мы работали очень плотно, и в течение трех дней у меня был ряд созвонов. Получалось так, что встречи шли внахлест и я три дня провел в режиме «с созвона на созвон». По факту я всё успел, но было очень тяжело. После этого сразу же настроил время бронирования таким образом, чтобы созвоны не шли друг за другом.
Вот как настроить интервалы между встречами:
Что в итоге
Планёрка удобна в плане оптимизации моего времени — в среднем экономлю 7 минут на согласовании каждого созвона. На первый взгляд цифра небольшая, но если по работе приходится проводить много встреч, за день можно сэкономить 1–2 часа.
Команда уже привыкла, кажется, им это тоже удобно. Иногда я даже просто ставлю человеку задачу в CRM из серии «Нам завтра нужно с тобой обсудить такие-то моменты по проекту, забронируй время» и кидаю ссылку на Планёрку. Например, недавно я проводил опрос среди коллег. К задаче по прохождению опроса я сразу прикреплял ссылку на календарь. Раньше это растянулось бы у меня на пару недель, пока со всеми выберешь удобное время. А с Планёркой это заняло три дня.
Если хотите так же, как Илья, не тратить лишнее время на организацию встреч с командой, переходите на сайт, чтобы бесплатно попробовать Планёрку.