Продолжение. 1 часть доступна по ссылке:
Сбор информации по проекту
1. Общайтесь с заказчиками лично.
2. Записывайте информацию в процессе ее сбора (в блокноте или на диктофоне), а затем согласовывайте ее с заказчиком, возможно, протокольно. Обеспечивайте безопасность на первом месте, особенно по задачам, касающимся важных данных и пользователей. Будьте готовы к тому, что встреч будет несколько и данные могут отличаться от первоначальных (детали, уточнения неизбежны).
3. Определите «зачем?» возможно, после этого придет совершенно другое решение, которое будет работать лучше и эффективнее. Используйте метод «5 почему». Постарайтесь сразу заполнить паспорт проекта (цель, сроки, матрица ответственности, состояние до и после, границы проекта).
4. Задавайте одни и те же вопросы разным людям, находите несоответствия. На повторных интервью снова задавайте те же перефразированные вопросы и снова ищите расхождения. Проверяйте сказанное основываясь на фактическом положении дел. Люди с первого раза редко рассказывают о настоящем положении дел, зачастую выдавая субъективную картину, в которой они занимают неоправданно центральное положение.
5. Наладьте контакт не только с номинальным, но и с фактическим лидером коллектива заказчика, и информацию по возможности собирайте с каждого участника коллектива. Индивидуалисты часто дают очень ценную информацию, так как действуют только в своих интересах, а не в интересах коллектива.
6. Запросите документацию по процессу, как это должно быть.
7. Анализируйте факты, статистику. Посетите производство, исполнителей, делайте фотографии рабочего дня. Не ориентируйтесь только на мнение начальства по бизнес-процессу. Помните, что цифры тоже могут обманывать. Данные могут быть ошибочными.
8. Если задача не решается или информация не предоставляется, пишите на электронную почту, затем через день звоните, затем пишите служебную записку через документооборот на руководителя (служебные записки начальникам подразделений – за подписью начальника группы, служебные записки заместителям директора – за подписью главного бухгалтера). Задавайте вопросы по электронной почте. Если нет реакции, звоните. Если в документобороте задача не принята, значит, ее не делают. Мотивируйте исполнителя для выполнения задачи, объясняя зачем и какой будет результат.
Устали от поисков эффективных стратегий для своего бизнеса? Подпишитесь на наш канал по бизнес-планированию и финансам и узнайте все секреты успешного предпринимания! Закажите бизнес-план или финансовую модель прямо сейчас!
Продолжение:
