Согласно правкам, с сентября 2023г. меняются правила использования и выдачи сертификатов электронной подписи сотрудникам организаций. В них теперь содержится информация о физлицах, а не работниках конкретной фирмы. Отдельно сертификат электронной подписи (ЭП) физического лица не дает права подписывать корпоративные документы. Для того, чтобы заверять документы компании, сотруднику необходима машиночитаемая доверенность (МЧД), выданная руководителем организации. Получается, что для подписи документов компании сотруднику, по новым правилам, нужны сертификат его ЭП, как физлица, и машиночитаемая доверенность, оформляемая гендиректором.
Машиночитаемая доверенность (МЧД) – заполненная по утвержденному формату доверенность, данные в которой проверяются информационной системой автоматически.
Руководитель оформляет МЧД в электронном виде и обозначает в ней действия, которые сотрудник может проводить от юрлица. Например, подписывать документы, контракты с партнерами. В этом отношении машиночитаемая доверенность похожа на бумажную, но с одним отличием МЧД – электронный документ, его не обязательно распечатывать, достаточно просто указать реквизиты.
Сроки перехода на МЧД
Согласно внесенным поправкам к ФЗ №536, нормы закона, касающиеся МЧД, вступают в силу с 1 сентября 2023 года. У организаций и их руководителей есть время выделить полномочия сотрудников в соответствии с классификатором, а также подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям.
Все нововведения в Федеральный закон №536 от 19.02.22 рассматриваем в статье
Так же устанавливаются сроки перехода на МЧД для организаций:
● 01.03.2023-31.08.2023 – использовать сертификаты КЭП с МЧД не обязательно, оформление машиночитаемой доверенности - по желанию;
● До 31.08. сотрудникам и руководителям допустимо пользоваться сертификатами ЭП, выданными от юрлица, где дополнительно указаны личные данные человека и информация об организации. Вне зависимости от даты выдачи, сертификаты действительны до конца августа 2023 г.С сентября сертификаты ЭП для сотрудников станут недействительны;
● С 01.09.2023 года МЧД для электронной подписи, которую сотрудник ставит на документы компании, станут обязательными.
Время для перехода на МЧД есть, но сперва нужно внимательно изучить требования, которые ФНС предъявляет к оформлению машиночитаемых доверенностей.
Полномочия по МЧД
Отдельно Минцифры составляет классификатор полномочий, оформляемых по МЧД. Это необходимо, чтобы информационная система автоматически определяла полномочия, которые есть у подписанта.
По МЧД можно будет:
● Подписывать договоры
● Вести документооборот в электронном виде
● Работать на госпорталах
● Принимать участие в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ
● Сдавать отчеты в госорганы.
И многие другие действия, которые были и у бумажных доверенностей. Каждому виду деятельности будет присвоен уникальный индикатор и указаны наименование полномочий и дата внесения. Данные о том, какие действия можно совершать по МЧД, уже указаны на портале Госуслуг.
Передоверение МЧД
Статьи 17.2 и 17.3 ФЗ №63 закрепляет право передоверять МЧД. Это нужно, например, при передаче права подписывать документы финансовому директору или бухгалтеру. При этом первая, корневая доверенность должна быть выдана руководителем организации, а дальше главбух передоверяет право подписи бухгалтерам.
По статье 187 ГК РФ доверенности с правом передоверия должны соблюдать два требования:
- Такие доверенности нужно удостоверять нотариально;
- При подписании документов полностью видна цепочка, начиная с первой, корневой, доверенности.
Передаются подписантам МЧД с правом передоверения либо в реквизитах, либо в папке как файл формата .xml.
Требования к оформлению машиночитаемой доверенности
Приказом Минцифры РФ (№ 857 от 18.08.2021) установлены единые требования к содержанию электронных доверенностей. Все они используются и в МЧД. Эти машиночитаемые доверенности можно будет применять для документооборота B2B (между организациями) и B2G (с госструктурами).
Оформить МЧД можно через специальный сервис или на сайте ФНС, алгоритм выпуска рассматриваем в статье.
Вы можете перейти в канал и почитать подробнее интересные статьи на площадке Вконтакте или в нашем Телеграм-канале.