Создание бизнес-процесса – это не обязательно поиск гениальных менеджеров, это просто наличие работающей системы.
Одной из самых важных черт работы компании является её уникальность.
В чём это выражается? В первую очередь – в товаре. Представим, у вас есть товар, которого нет не у кого в бизнесе. К примеру, компания «Apple» создала новый уникальный мобильный телефон. И какое-то время такой товар продавался только компанией «Apple». Но эта уникальность недолговечна. Через короткое время компании-конкуренты создали аналоги телефона, похожего на Apple. С инженерной точки зрения это вполне решаемая задача. Как еще проявляется уникальность в работе компании?
Через организацию её бизнес-процессов, повторить которые гораздо сложнее, чем инженерные решения. Допустим, что ваша компания занимается оказанием транспортных услуг. Перевозит товары из точки «А» в точку «Б». Такие услуги оказывают еще десятки тысяч компаний в стране. В чём «изюминка», уникальность именно вашей компании? Когда задаешь такой вопрос операторам транспортных компаний, они, как правило, отвечают, что у них самые низкие цены. Другие отвечают, что их компания быстрее других доставит ваш груз в точку назначения. Но цена и время не являются уникальными критериями для Заказчика. При прочих равных условиях гораздо важнее для Заказчика надежность и безопасность доставки его груза. Это слагаемые формирования доверия Заказчика к вам. Как обеспечить выполнение этих критериев при оказании услуг транспортировки? Только через организацию продуманных оптимальных бизнес-процессов. Там, где нет оптимизации бизнес-процессов, предприятия организуются вокруг людей, где отработаны бизнес-процессы, компании организуются вокруг задач. Именно этим вы сможете достичь уникальности в работе компании, повторить которые предприятиям-конкурентам очень сложно.
Подавляющее большинство компаний начинают заниматься формированием и оптимизацией бизнес-процессов, когда они уже в полную силу работают. Начинают возникать трудности, проблемы в работе с покупателями и заказчиками, внутри компании сотрудники буквально пытаются перебросить ответственность за срывы и неудачи друг на друга, жалуются руководству. Начальство, не разобравшись до конца в лицемерии, хитрости и изворотливости сотрудников, наказывает невиновных, поощряет непричастных. Энергия коллектива должна направляться во внешнюю среду на взаимодействие с партнерами, а не бесцельно расходоваться на внутренние трения, разборки и дрязги. Выручка компании неуклонно падает. И вот только тогда руководители компании задумываются, что надо что-то менять. Вначале они пытаются загрузить дополнительными обязанностями и ответственностью самых добросовестных, предоставить расширенные полномочия самым напористым. Но это не дает значительного эффекта. В крайнем случае есть кратковременные улучшения. И вот, наконец, встает вопрос: сформировать и оптимизировать бизнес-процессы в компании или …дела в компании будут только ухудшаться?
Прежде чем «браться» за работу, необходимо понять следующие 5 Аксиом менеджмента бизнес-процессов.
Во-первых, описание бизнес процессов необходимо делать там, где есть процесс сложного взаимодействия различных структурных подразделений и сотрудников разной профессиональной направленности. Нет необходимости в описании простых бизнес-процессов, где нет взаимодействия различных служб. Где все предельно просто и не масштабно, там формализация излишняя и может только навредить.
Во-вторых, передача полномочий и ответственности в процессе взаимодействия структурных подразделений является самым сложным при организации бизнес процесса. Даже идеально описанный бизнес-процесс не будет работать, если не организовать его Административное внедрение в жизнь.
В-третьих, наличие созданного бизнес-процесса позволяет компании концентрировать свои усилия вокруг задач, а не вокруг людей. Бизнес-процесс должен иметь письменное описание в виде регламента, утвержденного приказом руководителя. Регламент – это системное письменное закрепление порядка организации бизнеса. Сотрудники приходят и уходят, а система работы (регламент) остается. Вы сможете бороться с офисными «авторитетами» и заслуженными «персонами» простым формализмом, ориентирую всю компанию на Результат.
В-четвертых, главное сразу дать всем понять, что Регламент – это не догма. В процессе работы он требует постоянного улучшения и совершенствования. Особенно часто это требуется, когда внедряется Автоматизация, как инструмент в ускорении и облегчении выполняемых работ. В идеале, выполнять автоматизацию возможно только после полной отладки бизнес-процесса. Но порой именно Автоматизируя старый бизнес-процесс, понимаешь лучше его как уже недоработанный сырой проект. Главное не дополнять свое невежество мощью компьютеров и только многократно увеличивать количество ошибок, совершаемых в единицу времени.
В-пятых, в заключении утвердим само определение, что такое бизнес процесс – это стандартная последовательность действий, которая многократно повторяется в процессе производственной (торговой) деятельности, основанная на чётком взаимодействии сотрудников, структурных подразделений компании, гармоничной передаче полномочий и ответственности на всех этапах прохождения бизнес-процесса.
Универсальный Алгоритм создания бизнес-процессов, их формализации и автоматизации Вы узнаете в следующей статье.
Автор: Невейкин ПП, КЭН.
ООО «ГИН»