В прошлом материале мы рассказывали вам о том, что делать, если после выходных вам трудно перестроиться и не хочется работать, а также коснулись темы тайм-менеджмента на примере метода «помидора». Сегодня мы поделимся и другими техниками эффективного распределения времени, чтобы не утонуть в потоке дел, не отвлекаться на мелочи и заниматься самым важным.
🤯 Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент (планирование времени) — это технологии организации и оптимизации времени. Они помогут, если вы постоянно опаздываете, не успеваете выполнить всё задуманное или постоянно откладываете важные дела.
Существует несколько методик планирования, которые вы можете попробовать, совместить и найти систему, подходящую под характер и специфику вашей деятельности.
📝 Расставьте приоритеты
Чтобы ранжировать пункты из огромного списка дел, попробуйте методику Эйзенхауэра. Все дела нужно разделить на четыре типа:
❗️Срочные и важные
Задачи, которые требуют особого внимания; их нужно сделать как можно быстрее. Сделать самостоятельно.
⚠️ Важные, но несрочные
Долгосрочные проекты, которые требуют внимания в будущем. Спланировать и выполнить. Например, поездка в горы следующей зимой.
❎ Срочные, но неважные
Задачи, которые стоит сделать быстро, но не обязательно тратить на них своё время. Делегируйте.
❕Неважные и несрочные
Задачи, которые можно без последствий отложить и которые не несут потенциальной пользы. Обдумать, отказаться, переформулировать или перенести в другую категорию.
Для первых трёх категорий стоит установить дедлайн — последний срок, к которому задача должна быть сделана.
✅ Результат:
Дела рассортированы, сразу видно, чем нужно заняться в первую очередь, какие задачи делегировать и какие ресурсы для этого нужны.
🗑 Соберите все дела в корзину
Метод Getting Things Done (GTD) разработал и описал в книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен. Основная идея состоит в следующем: когда у человека скапливается слишком много дел, он нерационально планирует своё время, постоянно переносит задачи «на завтра» и в итоге тратит время не на действия, а на размышления о планах. Методика подойдёт тем, кто буквально погребён под лавиной задач.
Организация времени требует разгрузки мозга от необходимости помнить огромный список задач. Для этого нужна условная «корзина» — место, куда можно сложить абсолютно все дела, не разделяя их на рабочие и личные.
Пример
Можно использовать настоящую корзину: вы записываете каждое дело на отдельный лист бумаги и бросаете его в ёмкость. Можно завести специальную папку на компьютере или просто зафиксировать дела на бумаге. Подойдут программы Trello, Kanbanchi или Jira — это онлайн-доски с карточками, в которых можно работать командой. Новые задачи держать в голове не нужно, достаточно добавлять их в этот список.
😖 Используйте тайм-менеджмент для решения неприятных задач
🐸 В книгах о тайм-менеджменте встречается понятие «съесть лягушку». У каждого из нас есть задачи, за которые мы не хотим браться, они и называются «лягушками». Это дела, которые возможно выполнить в установленный срок, но мы постоянно их откладываем и испытываем внутреннее сопротивление. В результате скапливается огромное количество таких «лягушек», высасывающих моральные силы и мотивацию.
Выполнять их нужно постепенно.
Приучите себя каждое утро завершать одно неприятное дело. Через несколько дней «лягушки» закончатся, а новые будут «съедаться» быстрее, потому что это войдёт в привычку.
🍅 Также, если задача не решается в один этап, попробуйте совмещать методы «лягушки» с «помидором», о котором мы рассказывали в предыдущем тексте.
✅ Результат:
Неприятные дела-«лягушки» выполнены. Вы постепенно справляетесь с большими задачами, разбив их на этапы по 25 минут. Появится много свободного времени, можно сделать ещё больше или спокойно отдохнуть без тягостного чувства незавершенных дел.
❌ Метод «от противного»
Выберите бесполезный процесс, который отнимает у вас много времени. Например, просмотр сериалов и соцсетей. Установите себе обязательный лимит в день — проводить за «пожирателями времени» строго определённые полчаса. Так привычка отвлекаться будет строго запланирована и поможет вам быть лучше концентрироваться на важных делах.
🦥 Ничего не делать
Если вместо работы вы постоянно отвлекаетесь и ничего не можете с этим поделать, попробуйте ничего не делать хотя бы 15 минут. Просто встаньте, выключите уведомления на телефоне, фоновую музыку и избавьтесь от других внешних факторов. Обычно уже через 5 минут бездействия психика сдаётся, и вы решаете, что лучше съесть один «помидор», чем скучать.
Подробнее о различных техниках экономии времени вы можете прочесть на нашем Дзене ❤️